Cómo cambiar de ERP y no morir en el intento

El ERP es la columna vertebral de las herramientas de gestión en una empresa. Las siglas ERP corresponden a Enterprise Resource Planning, que se puede traducir como Planificador de Recursos Empresariales y trata de integrar en una única herramienta toda la información necesaria para la correcta gestión de la empresa.

Hasta hace no mucho, sólo las grandes empresas podían plantearse la implantación de un ERP, debido a su alto precio y a las exigencias de tiempo y personal requeridas para su implantación, pero hoy en día existen soluciones al alcance de cualquier proyecto e incluso autónomos que trabajan solos se están aprovechando del uso de un ERP a la hora de llevar la gestión de una empresa.

Porque si en cualquier empresa siempre es importante ahorrar tiempo y ser eficiente, más lo es cuando uno trabaja solo y lo tiene que hacer todo. Cualquier ahorro de tiempo que logremos se traduce rápidamente en una mayor eficacia.

Muchas veces los proyectos empresariales empiezan con herramientas de una potencia muy limitada, suficientes para un primer momento, pero que se van demostrando claramente insuficientes según la empresa crece, la complejidad del negocio aumenta y se incorpora más personal.

Llega entonces el tan temido momento de cambiar de herramienta de gestión, momento doloroso por el que han pasado muchas empresas, que a menudo se sabe cuando empieza pero no cuando acaba, que acaba desesperando a los diferentes departamentos de la empresa, en el que siempre surgen problemas, que monopoliza los recursos del departamento de informática hasta tal punto que todos los demás proyectos, muchos de ellos vitales para el normal crecimiento de la empresa, quedan pospuestos… si has pasado por un cambio de ERP en tu empresa, ya sabes de lo que estoy hablando.

Escoger el ERP al que vamos a cambiar porque la empresa ha crecido es una decisión trascendental, porque a menudo supone un matrimonio a largo plazo e implica la dedicación de importantes recursos tanto en forma de tiempo como de personal.

Y uno de los problemas que se encuentran las empresas es que durante el proceso de cambio, que a veces se prolonga durante meses o años, están a caballo entre varias herramientas: el ERP o programa de gestión que se usaba hasta ese momento y el nuevo, que todavía no abarca todos los procesos de la empresa. No pueden dejar de usar el antiguo y tampoco pueden usar el nuevo para todo. Como puedes imaginar, esto provoca desajustes, problemas, errores de procedimiento, retrasos en atención al cliente y muchos otros problemas.

Pero por suerte existe una herramienta que está revolucionando la toma de decisiones en las empresas, llamada QlikView, que permite crear cuadros de mando para el análisis del negocio con gran rapidez y a un coste muy inferior a otras herramientas de Business Intelligence. Y en este escenario de cambio de ERP puede ayudar a suavizar en gran medida el proceso de transición, evitando que el cambio de ERP afecte negativamente al funcionamiento de la empresa.

Una de las características de QlikView es que es capaz de integrar datos procedentes de diferentes orígenes. Así, nos puede mostrar en un único cuadro de mando datos del programa de gestión que la empresa ha utilizado hasta ahora y también datos del  nuevo, con lo que no se produce una ruptura en el análisis de la información.

Con su gran flexibilidad y potencia de análisis, QlikView permite búsquedas en tiempo real por cualquier aspecto que nos interese (mercados, clientes, comerciales, productos, fechas, delegaciones… ) sin necesidad de haber creado esos informes en cada una de las aplicaciones y sin tener que sacar manualmente datos a Excel para su interpretación mediante complejas fórmulas (escenario en el que siempre existe la posibilidad de cometer un error y tomar decisiones estratégicas basadas en datos erróneos).

También es capaz de integrar datos en tiempo real capturados de forma automática de Internet, como el precio de materias primas o costes salariales, por ejemplo, para poder hacer todo tipo de escenarios. Por ejemplo, ¿poder calcular cliente a cliente la rentabilidad en el caso de subida de precio de una materia prima que hemos de utilizar? O familia a familia de producto, o por cualquier otro parámetro que queramos analizar.

Disponer de esta herramienta como QlikView no sólo ahorra a la empresa ingentes cantidades de tiempo. Nos permite anticiparnos a los acontecimientos y tomar medidas con gran rapidez dado que tenemos la posibilidad de analizar cualquier área de la empresa sin depender de que alguien nos prepare informes o listados.