Y tú, ¿eres más del palo o de la zanahoria?

La teoría del palo y la zanahoria afirma que si deseas conseguir que un burro se mueva, necesitas colgar una zanahoria por delante del hocico y un palo golpeando su lomo por detrás. Dicha idea fue adoptada como una de las principales teorías de la motivación en las empresas y se refiere a la recompensa y castigo que se debe aplicar para alcanzar los objetivos.

En los últimos tiempos parece que el legislador (ya sea europeo o nacional) está derivando más hacia la parte del palo y obligando a las empresas a adoptar cambios tecnológicos mediante normativas y amenazas de sanciones, dado que a las empresas les cuesta salir motu proprio de su zona de confort.

Normativas que seguramente terminarán siendo beneficiosas para muchas empresas, porque les obligarán (quieran o no) a modernizar sus estructuras y adaptarse a una economía que avanza mucho más deprisa que muchas de ellas. Pero a corto plazo encuentran rechazo y se ven como una imposición (e incluso como una extralimitación en sus funciones) por parte de la Administración puesto que, es cierto, a menudo suponen un gasto que no todas las empresas pueden o quieren llevar a cabo.

Es habitual que muchas de estas leyes y reglamentos comiencen afectando a las empresas de mayor tamaño, pero poco a poco irán llegando al resto del tejido productivo. Así que podemos aplicar lo de "cuando las barbas del vecino veas pelar... ".

Algunas de estas normativas, que están ya afectando o van a afectar a la mayoría de empresas son:

- Normativas sobre igualdad de género, que obliga a determinadas empresas a implantar planes de igualdad para evitar situaciones de discriminación por razón de sexo en las empresas.

- Normativa contra el fraude fiscal que obligan, entre otras cosas, a utilizar un software de gestión certificado que no permite retocar facturas una vez emitidas.

- Ley Crea y Crece, publicada en el BOE en septiembre pasado y pendiente de reglamento (previsto para antes del verano), que impone el uso de la factura electrónica para el envío y recepción de estos documentos entre empresas y profesionales.

- Obligación de registro de la jornada laboral, con la intención de controlar las horas empleadas realmente por los trabajadores.

- Obligación de reporting fiscal para comunicar a las autoridades fiscales la emisión y, en algunos casos, recepción de facturas. De momento está funcionando en las haciendas forales vascas y, para determinadas empresas, en el área de control de la Agencia Tributaria, con el llamado SII (Suministro Inmediato de Facturas). En un futuro cercano se espera que la Agencia Tributaria también extienda la obligación a todas las empresas con el sistema Verifactu.

- Directiva Whistleblower (denunciante): La Ley 2/2023, con vigencia a partir del 13 de marzo de 2023, transcribe una normativa comunitaria y establece la obligación de las empresas con más de 50 trabajadores y de todas las entidades públicas de disponer un sistema interno de información mediante el que los trabajadores puedan informar sobre vulneraciones del ordenamiento jurídico en el marco de una relación profesional.

Si tu empresa todavía no ha dado pasos en estos campos, al menos te recomiendo que te informes, porque no pasará mucho tiempo antes de que te obliguen. A veces, adelantarse puede ser más barato, seguramente menos estresante e incluso puede aportar una buena dosis de imagen pública de empresa responsable y socialmente comprometida.

Charla sobre factura electrónica obligatoria

Como complemento al post anterior, te comento que hace unos días dimos una charla en la Asociación de la Industria Navarra (AIN) sobre la factura electrónica obligatoria y en colaboración con B2Brouter, nuestro socio tecnológico en el área de facturación electrónica. 

Ejemplo del interés existente fue el número de asistentes, en torno a 40 empresas, que siguieron la charla y realizaron preguntas muy acertadas.

Si no pudiste seguirla o no te enteraste, puedes ver la grabación de la charla desde nuestro canal de YouTube: https://youtu.be/ocUA2p7PnQw

Espero que la encuentres interesante y si en algo te podemos ayudar, no dudes en ponerte en contacto con nosotros por teléfono (948 113 208), e-mail (informcion@artaiz-asesoria.es), web (www.artaiz-asesoria.es) o WhatsApp (645 541 842).

Factura electrónica para todos

Por si no fuera suficiente con la situación económica que se nos avecina este invierno, con el IPC disparado, acaba de publicarse en el BOE una norma que, quieras o no, te va a afectar. Se trata de la denominada Ley Crea y Crece.

Probablemente no has previsto entre tus inversiones inmediatas la adopción de una herramienta informática como la factura electrónica. Quizás no la veas necesaria o puede que no conozcas los beneficios que te aporta en cuanto ahorro de tiempo. Y de hecho, la mayoría de empresas -sobre todo las pequeñas y los autónomos- no son conscientes de las obligaciones que marca esta ley y corren el riesgo no sólo de recibir sanciones sino de no poder desarrollar su actividad.

¿Y por qué te afecta esta ley? Porque obliga a utilizar factura electrónica para la expedición, envío y recepción de facturas entre empresas y autónomos. 

Y esas facturas no se pueden enviar de cualquier manera. No podrás enviar un PDF firmado, por ejemplo. Será necesario realizar un envío a través de canales electrónicos -plataformas- que aseguren la correcta tramitación del documento electrónico. 

Si hasta ahora es obligatorio el uso de determinados portales, como FACe, para el envío de facturas a las administraciones públicas, esta ley amplía la obligación para el envío y recepción de facturas a cualquier empresa y autónomo. 

Y además da igual el tamaño de la empresa o el importe de la factura. La única diferenciación es que las empresas que facturen más de ocho millones de euros al año tendrán un año para poner en marcha este procedimiento, y el resto, incluyendo la tuya, tendrán dos años de plazo. Este plazo empezará a contar cuando se publique el reglamento de desarrollo, que está previsto para finales de 2022 o principios de 2023. 

Pero es que incluso quienes facturen sólo a personas físicas también se verán afectados, porque si no se adaptan a este sistema, no podrán recibir facturas de sus proveedores. Sólo quedarán fuera de este sistema los tickets y facturas que emitas a personas físicas.

Y esto es todavía más grave porque todavía hay muchos negocios que emiten sus facturas con herramientas como una hoja de cálculo. Dejando aparte que es una forma de funcionar que conlleva una gran ineficiencia en todos los procesos administrativos, la norma no permitirá seguir utilizándola. Quieran o no, las empresas que facturan con Excel tendrán que digitalizarse a golpe de BOE.

En resumen, si pretendes mantener tu actividad de aquí a algo más de un par de años, ve mentalizándote de que tendrás que adaptar tu forma de facturar y de recibir facturas.

Si utilizas una herramienta de gestión, mi recomendación es que contactes con el fabricante para conocer si cumplirán con todas las obligaciones legales o si tendrás que completar las prestaciones del programa con servicios externos que se encarguen de enviar y recibir las facturas. Y si no utilizas ninguna herramienta de gestión, puedes comenzar a buscar y asegurarte de que la aplicación te permitirá cumplir sin problema estos requisitos.

La buena noticia es que ahora, con el kit digital, hay ayudas que pueden hacer que sea menos doloroso adoptar las herramientas que necesites. La mala, es que el plazo para adaptarse, aunque lo parezca, no es tan largo y si lo dejas para más adelante, es posible que no encuentres quien te pueda ayudar. 

Automatiza, que algo queda

Todas las empresas están recibiendo continuamente un bombardeo mediático acerca de la necesidad de llevar a cabo su transformación digital. Y más en los últimos años, con la llegada de los Fondos Next Generation EU, con los que se intenta que todas las empresas lleven a cabo cambios que se consideran fundamentales para su futuro.

Estoy de acuerdo en la gran necesidad que existe en muchas empresas de llevar a cabo una modernización de sus procesos. Algunas empresas ya tienen optimizados algunos de sus procesos, pero siguen dedicando mucho tiempo a otros fácilmente mejorables.

Pero digitalizar no quiere decir lanzarse a cambiar cosas a lo loco. Es básico analizar las herramientas que utiliza la empresa para detectar procesos ineficientes o susceptibles de mejora y valorar los pros y los contras que actualizar o sustituir determinadas herramientas puede aportarnos.

Cualquier proceso de cambio es muy probable que provoque también incomodidades y desajustes en el trabajo diario, así que este factor también hay que valorarlo. Esto supone prever cuánto tiempo tardará la nueva herramienta en estar totalmente implantada y qué molestias va a causar mientras tanto a trabajadores y clientes.

En este sentido, es mucho mejor anticiparse a posibles problemas e informar tanto a la plantilla como a los clientes de que estamos mejorando para dar un mejor servicio.

Dentro de los cambios que más fácilmente puede llevar a cabo cualquier empresa, y que más visibilidad tienen tanto interna como externamente, se encuentran los relacionados con la posibilidad de automatizar procesos administrativos.

Una de las más claras diferencias entre las empresas más jóvenes y eficientes y empresas con más años (y más problemas de pérdida de tiempo en tareas innecesarias) es que las nuevas empresas han confiado muchos de sus procesos al propio cliente, eliminando gran parte del tiempo que se dedica a tareas administrativas. 

En muchas de estas empresas, es el propio cliente quien busca el producto, redacta su presupuesto, da de alta su ficha, formaliza su pedido, hace el pago y lleva incluso el seguimiento del envío. Todas estas tareas, que antes eran realizadas por personal de la empresa, se hacen recaer ahora en el cliente, que no sólo no se queja sino que generalmente agradece con su fidelidad la posibilidad de recurrir a este modelo de autoservicio. 

Si estas tareas dependen del tiempo de una persona de la empresa, de si está o no en la oficina, de si está o no al teléfono, estamos dedicando recursos a tareas que se pueden hacer solas, reservando el tiempo de atención de la plantilla a cuando sea necesario realmente aclarar un concepto a un cliente o redactar un presupuesto de especial complicación.

Por supuesto que hay que mantener ese factor humano y de atención de calidad, que los clientes sabrán apreciar y que hará que permanezcan mucho tiempo con nosotros si lo ven como un valor añadido, pero habrá muchas ocasiones y circunstancias en las que los clientes saben lo que quieren y buscan una forma rápida y eficiente de interactuar con nuestra empresa. Ahí es donde tenemos que tener disponibles herramientas para dar satisfacción al cliente. Y en caso de no tenerlo, no esperemos que nuestro cliente se quede esperando porque le caemos muy bien; salvo que tengamos un producto exclusivo, lo más habitual es que el cliente se busque la vida y busque y encuentre la forma de dar respuesta a sus necesidades de forma más eficiente.

¿Qué quiere decir esto en términos prácticos? Que debemos valorar si podemos automatizar  determinados procesos y ofrecer herramientas que permitan a nuestro cliente recibir una experiencia más cómoda y rápida.

La buena noticia es que hoy en día está al alcance económico de cualquier empresa, y más con las ayudas públicas, contar con procesos automáticos, desde el alta de un cliente, la selección de producto, el comercio on-line o el cobro a través de Internet. 

Te invito a valorar qué procesos de tu ciclo comercial son susceptibles de mejora (y esto lo puedes hacer incluso preguntando a tus clientes cómo mejorar su experiencia de compra).Lograrás así diversificar los canales de compra, quizás expandir tu mercado a una zona geográfica más amplia y aumentar las posibilidades de futuro para tu empresa. ¿No merece la pena intentarlo?

¿Qué haces para lograr visitas a tu web?

Vamos a suponer que tienes un negocio, un comercio o una empresa y que tratas de aprovechar las herramientas tecnológicas a tu alcance. Tienes una web y has tratado de que tenga un diseño moderno, agradable, fácil de leer, que transmite la esencia de tu negocio... Igual es mucho suponer, pero para el caso que nos ocupa, lo daremos por hecho. 

 Y sin embargo, esa web en la que has puesto tu cariño e interés, que has intentado que "enamore" a tus clientes, no te trae clientes ni apenas tiene visitas. 

¿Por qué? 

La respuesta es sencilla: tener una web y no hacer nada por que gane visibilidad es como tener un página en una enciclopedia de millones de tomos y esperar que, abriéndola al azar, aparezca nuestra página. Nuestra web es una más entre millones de páginas y si no hacemos nada por que gane visibilidad, es difícil que sea encontrada por nuestros potenciales clientes. 

¿Y qué podemos hacer? 

Google es nuestro principal aliado para atraer visitas a la página web. Hay muchas cosas que podemos hacer, algunas gratuitas y otras pagando a Google. 

Las de pago: 

- Contratar publicidad pagada a Google (lo que se llama SEM - Search Engine Marketing). Con este método, Google va a ofrecer nuestra web a aquellas personas que hagan una búsqueda que coincida con nuestras palabras clave. Nuestra página saldrá como posible destino entre las primeras páginas de resultados en el buscador.

- Posicionar la página mediante SEO (Search Engine Optimization). Google clasifica las páginas según su interés, su contenido, el número de enlaces que apuntan a cada página... pero podemos ayudar al buscador introduciendo claves que permiten a Google clasificar nuestra web de la forma más exacta.

- Captación de leads: Como complemento, o incluso como alternativa a los dos primeros métodos, ahora se está imponiendo la captación de leads. Es decir, atraer a nuestra página a potenciales clientes y lograr que nos dejen sus datos. Lograr cientos de visitas que simplemente aumentan la estadística de visitantes alimentará nuestra vanidad, pero no nos generará ingresos. Es más, generará ingresos a Google y a la persona que nos haya ayudado en las técnicas de SEO y SEM. Pero si creamos una "landing page" (página de aterrizaje) que invite al visitante a dejar sus datos de contacto, ya tendremos identificado un potencial cliente con nombre y datos de contacto. A partir de ahí, ya está en nuestra habilidad comercial continuar el proceso comercial y lograr que el potencial cliente termine siendo cliente. 

Las gratuitas: 

- Lograr que otras páginas web tengan enlaces hacia nuestra web (los robots de Google siguen estos enlaces y clasifican nuestra web).

- Citar nuestra web en publicaciones en foros y redes sociales. 

- Tener un blog que también tenga enlace hacia nuestra web.

- Actualizar la web con contenidos interesantes cada cierto tiempo. Si los clientes ven lo mismo cada vez que entran en la web, no volverán. Pero si vamos incorporando noticias, ofertas y contenidos de interés, lograremos que repitan visita cada cierto tiempo. 

Muchas empresas comenten el error de equiparar su web con su folleto comercial, que se hace una vez cada varios años y no se renueva hasta que no se están agotando los ejemplares disponibles. Una web puede -y debe- estar viva y adaptarse a los nuevos servicios y productos que ofrecemos, mostrar los beneficios que escoger a nuestra empresa e incluir, idealmente, testimonios de otros clientes que ayuden a los nuevos clientes de que escogernos es una buena elección.

La suma de todas estas acciones nos ayudará a sacar partido de esa página web en la que tanto mimo hemos puesto. 

Qué aporta la telefonía IP al autónomo o la pequeña empresa

En los últimos meses hemos ayudado a varios autónomos y pequeñas empresas a implantar soluciones de telefonía IP.

Hace años, estas soluciones sólo estaban al alcance de las grandes corporaciones, puesto que exigían una fuerte inversión inicial en hardware y software. Pero actualmente, cualquier empresa o autónomo que tenga una buena conectividad a Internet puede disfrutar de las ventajas de la telefonía IP.

Y éstas ventajas no se limitan sólo al ahorro, que es una parte importante, pero no es lo más importante. Lo más importante en la telefonía IP es cómo te ayuda a mejorar la forma de comunicarte internamente y con proveedores y clientes.

Algunas de estas ventajas son:

- Tu móvil es tu extensión. No necesitas comprar equipos de telefonía caros y especiales. Y además puedes atender y hacer llamadas desde cualquier sitio donde haya cobertura de móvil.

- No comunicas. Las llamadas entrantes pueden estar retenidas hasta que puedas atenderlas. 

- Si alguien deja un mensaje, te llega como un fichero MP3, que luego puedes escuchar tantas veces como quieras y reenviar a otra persona.

- Horario programable de atención de llamadas. No te suena el teléfono, si no quieres, en horas intempestivas.

- Saludo de bienvenida y menú de opciones, adaptado al tamaño de tu negocio.

- Los clientes ven tu número fijo cuando llamas, aunque estés llamando desde tu móvil. No necesitas llamar con número oculto.

- Grabación de llamadas, permanente o a voluntad. No necesitas tomar notas cuando estás hablando desde el coche. Basta con escuchar luego otra vez la llamada.

- Número fijo de diferentes provincias o países. Un número fijo transmite confianza a tus clientes, porque mentalmente lo asocian a una empresa más estable, con una estructura más seria. Además tener números en otras provincias o países facilita que te llamen clientes de estas zonas, que siempre eligen como primera opción una empresa local.

Y muchas otras posibilidades que ayudan a que puedas gestionar mejor las comunicaciones en tu negocio. ¿Quieres conocerlas?

Interesante iniciativa: la red de oficinas Acelera Pyme

Desde Red.es se ha puesto en marcha una iniciativa para ayudar a pymes, autónomos y emprendedores a realizar los cambios necesarios para acometer su Transformación Digital. Esta iniciativa consiste en la creación de una red de oficinas, denominadas Acelera Pyme, que permitan a estos colectivos recibir ayuda y asesoramiento y, probablemente, canalizar las posibles subvenciones que puedan surgir en este área.

Desde mi punto de vista, estas oficinas pueden ser un elemento muy importante para muchas empresas y pequeños proyectos que necesitan adaptarse a las nuevas soluciones tecnológicas que son vitales en la sociedad actual.

Muchas de estas empresas no cuentan con conocimientos informáticos, ni con tiempo ni con presupuesto para llevar a cabo grandes cambios. Y necesitan que alguien les asesore y les acompañe en el recorrido, algo que es vital para garantizar su futuro y su adaptación a las exigencias del nuevo consumidor digital, que pide en su día a día la misma agilidad y rapidez a la que está acostumbrado en otros entornos de su vida diaria.

Este proyecto, Acelera Pyme, seguramente puede ser más útil para muchas empresas y complementar desde otro ángulo las Oficinas de Transformación Digital (OTD), entidades que han desarrollado una intensa actividad pero que, desde mi experiencia, están más orientadas a otro entorno, más relacionado con la industria 4.0 y la media y gran empresa.

Las OTD están, seguro, cumpliendo su función de acercar las nuevas tecnologías a entornos industriales, poniendo en contacto a muchas empresas con soluciones que les pueden ayudar a realizar su Transformación Digital. Pero para la mayoría de pymes, autónomos y emprendedores, la orientación de las OTD queda a años luz de su realidad. La mayoría de pymes están en una fase en la que necesitan transformación procesos de gestión internos, de comunicación entre empleados y de éstos con clientes, de facilitar la transición hacia la oficina sin papel, la adoptación de soluciones de comercio electrónico, el uso de apps para reducir la distancia con el cliente y muchas otras áreas más "mundanas", si se quiere, pero que hay que dar antes de entrar en otras soluciones atractivas y "espectaculares" como la realidad aumentada, la fabricación aditiva, la robotica y otras tecnologías, útiles sin duda, pero fuera de la hoja de ruta inmediata de la mayoría de pymes y autónomos.

Veremos si la red de oficinas Acelera Pyme cumple con la función para la que han sido concebidas y permiten a un elevado número de empresas dar pasos hacia su Transformación Digital.

El Covid-19 también afecta a las comunicaciones

No sé si tú también lo estarás notando, pero para mí, desde la entrada en vigor del estado de alerta es mucho más complicado hablar con determinadas personas de las que no tienes el número de móvil.

Muchas empresas e instituciones han mandado a todo el personal a teletrabajar desde casa. Y el número fijo, que quizás era tu única vía de contacto telefónica con esa entidad, se desvía hacia el móvil de una persona. 

Resultado:
- Si esa persona está hablando, salta el buzón de voz de su operador de telefonía. A menudo te encuentras que el buzón está lleno y no puedes dejar mensaje.
- Si logras hablar con alguien, no te puede pasar con la persona con la que quieres hablar. Como mucho, le pasarán tu recado.

Las entidades que habían puesto en marcha la telefonía IP antes del estado de alerta siguen teniendo a su disposición la posibilidad de pasar llamadas, porque todos los móviles funcionan como extensiones de la centralita virtual.

¿Y tu empresa o entidad, qué puede hacer si quiere pasar a la telefonía IP?

En este momento hay ciertas limitaciones por decreto para la portabilidad de números fijos. No hay limitación para la portabilidad de móviles. Lo que estamos haciendo es desviar las llamadas al número fijo hacia un número del operador de VoIP y así poder atenderlas con un horario definido y pudiendo aprovechar todas las ventajas de la telefónia IP: rutas de atención, colas de llamadas, mensajes personalizados, buzón de voz con envío de un MP3 por e-mail, menú de opciones, grabación de llamadas, callback automático...

Y normalmente todo esto pagando mucho menos de que cuesta le cuesta a tu entidad la factura mensual de telefonía. Te interesa. Escríbenos a informacion@artaiz-asesoria.es y lo estudiamos.

Ejemplo de conversación real sobre telefonía con una empresa o un autónomo

Muchas veces los clientes no son conscientes de que la solución más barata a menudo no es la mejor. Ahorrar en telefonía, por ejemplo, a costa de agrupar productos en un paquete que ofrece fibra, fijo y móvil a menudo conlleva prescindir de servicios que nos ayudarían a dar un mejor servicio y a trabajar de forma más eficiente.

Quizás el siguiente ejemplo te ayude a hacerte una idea de las posibilidades que la telefonía IP puede dar a tu empresa. Da igual que seas autónomo o empresa, que trabajes en una oficina, en la calle o tengas delegaciones... es aplicable a todos los escenarios.

Solucionador (S): Hola, ¿habéis pensado en utilizar telefonía IP?
Cliente (C): No, pero nuestro operador ya nos da fibra, fijo y móviles a un precio super económico.
S: Estoy seguro de que son buenas condiciones, pero te invito a valorar otros factores. Por ejemplo, cuando te llaman al móvil y estás ocupado, ¿la llamada salta a tu oficina para que no se pierda?
C: No, los clientes me dicen que comunico mucho.
S: Y si el cliente deja un mensaje, ¿puede ser interesante que te llegue como un MP3 por e-mail? Así lo puedes pasar a otra persona de tu empresa.
C: ¡Qué práctico!
S: ¿Y no sería interesante que tu teléfono tuviera un horario ya programado de atención de llamadas?
C: Pues si, me ayudaría a combinar mi vida personal con la profesional.
S: ¿Y qué te parece que cuando llames con tu móvil, los clientes vean tu número fijo en lugar de tu móvil?
C: Muy interesante. Hay veces que prefiero que no se queden con mi móvil pero no quiero llamar con número oculto, porque la mayoría de personas rechazan ese tipo de llamadas.
S: ¿Y sabes qué puedes grabar todas las llamadas para revisar cómo se atiende a los clientes?
C: Eso estaría muy bien. A veces querría pasar una llamada a ventas en lugar de tener que transcribir un pedido.
S: Y si te digo que todo esto lo puedes hacer desde tu móvil, llevando un único terminal que es, al tiempo, tu móvil y la extensión de tu centralita.
C: Muy útil. 
S: Pues no te he contado ni una pequeña parte, porque la telefonía IP te puede dar muchas más cosas que te ayudarán a ahorrar, dar un mejor servicio y ser más eficiente.
C: Pero, ¿esto será muy caro?
S: No, normalmente se ahorra
C: Pues vamos a estudiarlo, si. Desconocía estas posibilidades.
¿Hablamos?

La asesoría ante el reto de su transformación digital

Estamos en una época en la todas las empresas están siendo bombardeadas continuamente con invitaciones a abordar su transformación digital. Ya sea desde iniciativas públicas, como las Oficinas de Transformación Digital que existen en todas las comunidades autónomas, como desde entidades empresariales, asociaciones sectoriales o entidades privadas, se nos invita a dar pasos hacia la transformación de nuestra empresa.

Y pese a ello, todavía hay empresas que se empecinan en hacer oídos sordos a estas llamadas al cambio, en pensar que esto no va con ellas, o quizás que es una moda pasajera. Dado que las empresas no son un ente aislado del resto de la sociedad, tienen que conocer y adaptarse a las formas de funcionamiento de sus clientes, proveedores, empleados, colaboradores... Y la tecnología que usa esa sociedad está cambiando a pasos vertiginosos, creando en muchas empresas dificultades para adaptarse al ritmo necesario. 

Por otro lado, es algo natural al ser humano apoyarse en las rutinas para muchas de sus actividades diarias. Nos facilita no tener que estar continuamente pensando en cómo hacer la mayoría de nuestras tareas. Pero es una sana costumbre valorar, de vez en cuando, si hay otra forma de hacer las cosas que pueda ser más adecuada. Da pereza, pero muchas veces supone una mejora que es necesario lograr si queremos seguir siendo competitivos y ofrecer servicios punteros. 

Dentro de los diferentes sectores de la economía, el de las asesorías y despachos profesionales tiene, en general, tendencia a ser refractario a los cambios en su forma de trabajo. Su tarea se ha basado durante décadas en trabajar con papeles (facturas, albaranes, contratos, nóminas... ) pero muchos de estos elementos ya se han digitalizado y quienes trabajan con ellos no pueden quedarse atrás.

Muchos asesores van cambiando sus procedimientos pero un alto porcentaje sigue anclado en tareas que conllevan una importante dedicación de tiempo. Y lo que es peor es que ese tiempo no se traduce en un trabajo mejor hecho sino, al contrario, supone dedicar menos recursos al asesoramiento y comunicación con el cliente.

Gran parte de las tareas que se desarrollan en un despacho profesional se pueden mejorar aplicando herramientas tecnológicas: como ejemplos muy claros, el envío y recepción de documentación entre el cliente y la asesoría, la gestión de la misma, la introducción manual de datos en los programas de contabilidad o el archivo y recuperación de cualquier documento.

¿Qué herramientas puede aplicar un asesor para ser más eficiente, ahorrar y dar un mejor servicio a sus clientes?

Como pilares fundamentales de su trabajo, creo sinceramente que todo despacho profesional debería contar con estas herramientas:

- Gestor documental: la organización y archivo de documentos en carpetas en un ordenador no es eficiente, y no digamos ya cuando este proceso se hace en papel. No facilita la localización de documentos ni los flujos de trabajo (en los que un documento debe ser revisado o aprobado por diferentes personas). Un gestor documental tiene una capacidad muy alta de localizar documentos por cualquier palabra de forma muy eficiente. También nos permite tener copia de seguridad de todos los documentos del despacho (algo que con el papel requiere una altísima inversión en tiempo).

- Herramienta de intercambio de ficheros con cliente: La asesoría tiene que disponer algún sistema eficiente de recibir información de sus clientes, de que los empleados accedan a esa información de forma eficiente, rápida y cómoda, y tener un sistema de archivo que no haga perder el tiempo y facilite la rápida localización de cualquier documento.

- Contabilización automática: contabilizar facturas a mano es una pérdida de tiempo hoy en día. Todas las asesorías disponen de programas contables, pero siguen dependiendo de la contabilización manual de facturas, o, como gran avance, disponen de un sistema que, tras un largo y costoso en tiempo proceso de creación de plantillas, les ha permitido automatizar en parte esa tarea. 

Y todo esto se consigue con DIFS Autoform, la herramienta que está revolucionando la forma de trabajar en los despachos profesionales, puesto que es capaz de reemplazar en un porcentaje altísimo la tarea de contabilizar facturas, facilita su archivo electrónico sin dedicar tiempo adicional y traspasa esa información al programa contable.

DIFS Autoform, entre otras cosas, detecta en la factura los datos necesarios, ayuda a crear el proveedor en el programa contable, archiva el documento en el gestor documental que integra, permite recibir documentos (facturas, tickets de caja, etc... ) de los clientes incluso desde un smartphone haciéndoles una foto, permite que los clientes consulten también su información de forma muy fácil, nos permite archivar y localizar también otros documentos (escrituras, contratos, nóminas... ) evitando el tiempo asociado a la gestión del papel, ahorra espacio en la oficina suprimiendo los A-Zs... 

Te invitamos a conocer en el siguiente video, de menos de cuatro minutos, los beneficios que DIFS Autoform puede proporcionar a tu asesoría. 

Si no quieres quedarte atrás, te invitamos a asistir a alguno de los webinars que, como distribuidor en Navarra y País Vasco, vamos a organizar a través de Internet en próximas fechas. Es posible que, como muchos de los asistentes a estas jornadas, tengas de entrada una sensación de incredulidad, pero, como les ha pasado a la mayoría, podrás comprobar cómo puede cambiar DIFS Autoform la forma de trabajo en su despacho y lo fácil que es ahorrar tiempo en tu trabajo y como ahorrar tiempo también a tus clientes. 

No creo exagerar al decir que puede ser una herramienta que marque el futuro de tu despacho.

Puedes consultar en nuestra web (www.artaiz-asesoria.es) las fechas de los próximos webinars, a los que podrás apuntarte de forma totalmente gratuita y seguirlos desde tu ordenador. Te esperamos.

La PYME ante la Transformación Digital o cómo pasar de ser una empresa reactiva a ser una empresa proactiva

Hoy he acudido en Pamplona a la presentación de la estrategia que el Colegio de Ingenieros Industriales de Navarra (COIINA) va a desarrollar durante 2019 en su calidad de Oficina de Transformación Digital para Navarra, una figura creada por el Ministerio de Economía y Empresa para fomentar la cultura de la Transformación Digital entre las empresas.

Reconociendo que casi toda iniciativa en este sentido ayuda, no dejo de percibir la gran diferencia que existe entre las pymes y la gran empresa. En contactos con clientes veo que la pequeña y mediana empresa suele tener una actitud reactiva, bien obligada por clientes o por cambios normativos. Son las circunstancias externas las que suelen llevar a estas empresas a adoptar nuevas tecnologías y herramientas que suponen una transformación en su cultura y en la forma de hacer las cosas. 

Pero pocas veces la empresa ha diseñado una estrategia global que cubra todas las áreas de trabajo de la empresa. Y esto es así, a menudo, por falta de cultura tecnológica y también por falta de personal con la adecuada formación. 

Por contra, la gran empresa, que suele disponer de más recursos tanto humanos como financieros, está liderando los procesos de Transformación Digital. La gran empresa adopta así una actitud proactiva, analizando cómo puede adelantarse a las necesidades de sus clientes, y diseñando una estrategia que engloba todos los aspectos del día a día de la empresa. 

Otro elemento que me llama la atención es que muchas veces, cuando se habla de procesos de Transformación Digital, se habla de tecnologías y soluciones con mucho "glamour" (blockchain, realidad aumentada, fabricación aditiva... ). Sin embargo, en muchas empresas afrontar la Transformación Digital debería comenzar por modificar procedimientos mucho más, si se quiere, mundanos pero que tienen gran influencia en la eficiencia de las empresas. 

En la gran mayoría de pymes existen numerosos procesos que podrían ser optimizados aplicando herramientas que hoy están al alcance de cualquier empresa. Pero el día a día, que en la pyme puede llegar a posponer indefinidamente la adopción de cambios, hace que se aplacen decisiones estratégicas en favor de solucionar urgencias y apagar fuegos. 

Mientras tanto, surgen nuevas empresas con estructuras más livianas, menores gastos fijos, más ágiles en su capacidad de modificar sus modos de funcionamiento. 

De la capacidad de una empresa de pasar de un comportamiento reactivo a uno proactivo va a depender, en mi punto de vista, sus posibilidades de futuro. Y esa capacidad está muy ligada a la actitud de sus responsables y de su equipo humano. Si no vencen la natural resistencia al cambio, las empresas van perdiendo competitividad hasta llegar a un punto en que sus clientes optan por otras alternativas. Por eso es importante adoptar la decisión de realizar la Transformación Digital y poner los medios para que se lleve a cabo en la práctica.

¿Sabes gestionar el dato en tu empresa? Pistas para superar la adicción a las hojas Excel

Vivimos en una economía en la que cada vez nos rodean más datos. Cualquier decisión que hemos de tomar en el trabajo implica analizar una serie de variables y esas variables cada vez son más y cada vez son más complejas. 

Una oferta a un cliente, la necesidad de ampliar la plantilla, valorar la rentabilidad de un producto o servicio o de una línea de negocio... son retos a los que se enfrentan las empresas en su día a día. 

Y tomar una decisión errónea puede tener consecuencias muy graves en el presente y futuro de la empresa. 

Para ayudar a dar respuesta a esta necesidad, durante muchos años las empresas han recurrido a las hojas de cálculo, donde Microsoft Excel ha sido líder indiscutible. Pero llega un momento en el que la hoja de cálculo deja de ser la herramienta adecuada, y a veces cuesta verlo y muy frecuentemente cuesta tomar la decisión de solucionarlo.

¿Qué síntomas indican que deberías plantearte adoptar una herramienta más adecuada?

- Tiempo: dedicas mucho tiempo a pasar datos a hojas Excel para poder tener controladas diferentes áreas de la empresa. 

- Complejidad: las hojas Excel que manejas sólo las sabes modificar tú, porque están llenas de fórmulas que nadie más (e incluso a veces tú mismo) conoce. Eso nos devuelve al punto anterior: si sólo tú eres capaz de meter datos o modificar las Excel, cada vez más porcentaje de tu jornada se orienta hacia esa tarea. 

- Tamaño de tu monitor: Puede sonar a chiste, pero una de las razones más habituales para cambiar a un monitor más grande es porque las hojas Excel van creciendo y no caben en tu monitor actual.

Y si soy "Exceladicto", ¿cómo lo supero? Microsoft (si, la misma empresa que está detrás de Excel) está apostando muy seriamente por un producto para el análisis de datos en las empresas: Microsoft Power BI. 

Esta herramienta, gratuita para las necesidades de muchas pymes, permite un nivel de análisis de la información mucho más avanzado pero sin necesidad de inversiones elevadas. 

Microsoft Power BI permite crear cuadros de mando para analizar la información de la empresa de forma cómoda y rápida. En lugar de pasar manualmente datos, es capaz de leer información de las herramientas de gestión o incluso de páginas de Internet. No necesitas cambiar de aplicación de gestión, porque los datos ya están ahí.

Con unos pocos clicks de ratón, podemos seleccionar aquellos parámetros que nos interesan para extraer conclusiones sobre elementos como clientes, productos, zonas, comerciales... cruzándolos por el criterio que queramos.

Desde Artáiz Asesoría Tecnológica te invitamos a conocer esta herramienta y, si lo deseas, crearemos los cuadros de mando que te ayuden a analizar la información y tomar las decisiones adecuadas partiendo de tus datos.

La newsletter, una forma de mantener vivo tu recuerdo en los clientes

La mayoría de las personas reciben miles de impactos externos a lo largo del día: nos bombardea la publicidad en prensa, radio y televisión, nuestro smartphone recibe correos, whatsapps y SMS, las páginas web están llenas de banners de propagando de los más diversos tipos (y Google siempre está atento para mostrarte publicidad relacionada con las últimas búsquedas que hayas hecho) e incluso simplemente paseando por la calle vemos continuamente publicidad en vallas, taxis, autobuses, marquesinas...

Las empresas se preguntan cómo conseguir destacar su mensaje en este maremagnum de comunicación, cómo lograr que el potencial cliente piense en nosotros y nos tenga en la cabeza en el momento en que necesite los servicios que ofrece nuestra empresa.  

Y una de las formas más potentes, efectivas y baratas de llegar a los clientes es a través de una newsletter. 

Me permito darte algunas pautas, basadas en mi propia experiencia, para lograr la máxima efectividad:

- Cuenta algo interesante: puede parecer obvio, pero antes de mandar una newsletter es bueno dedicar un tiempo a pensar qué vamos a contar. Si te limitas a enviar ofertas y anuncios, lo más probable es que sus suscriptores se den de baja pronto. Piensa en qué comentarios o conocimientos tuyos le han parecido interesantes a un cliente, porque seguramente lo serán para otros.

- Consigue la máxima difusión: habla de tu newsletter a tus clientes, en tus visitas a potenciales de clientes, en foros relacionados con tu actividad, en tus correos electrónicos, etc.

- Es importante que tanto el proceso de suscripción como de baja sean sencillos, para que el suscriptor no tenga recelo al darse de alta. 

- Escribe contenidos que inviten a la acción, a llamar, comprar o hacer una reserva. 

- Incluye textos breves. El personal es perezoso, asumámoslo. Si escribes textos largos, por muy interesantes que sean, nadie los leerá enteros. Es mejor incluir contenidos breves, concisos  y rápidos de leer y poner un enlace a un texto más completo en Internet (en tu blog, por ejemplo). Quien quiera informarse más en profundidad, podrá hacerlo a través de ese enlace.

- Utiliza una herramienta de email márketing. Te recomiendo MailRelay, que yo llevo utilizando mucho tiempo. Algunas de las ventajas de esta plataforma son:

                - Puedes crear autorespondedores: mensajes que se envían al suscriptor de forma automática cada cierto tiempo, recordando temas o agradeciéndole su suscripción, por ejemplo.

                - Facilita la suscripción de los interesados a través de un formulario que puedes insertar fácilmente en tu página web. De esta forma, también cumples con la normativa de protección de datos, ya que MailRelay enviará un correo a la dirección del suscriptor para que confirme el alta. Nadie podrá darse de alta en nombre de otra persona. Mira cómo lo hacemos en Artáiz Asesoría Tecnológica. Sólo pedimos nombre y e-mail.

                - Tendrás estadísticas de quién lee la newsletter y qué contenidos tienen más éxito.

                - Pone a tu disposición multitud de plantillas para que escojas la que mejor se adapte a tu negocio. Si no, puedes crear una desde cero.

                - Y hasta un número alto de envíos (varios miles al mes) es totalmente gratuito, pero sin embargo cuenta con un excelente soporte técnico por e-mail o por chat en vivo.

Sólo puedo animarte a probar. Verás que el disponer de una newsletter te ayudará a estar en la mente de tus clientes e incluso mejorará su percepción de tu negocio. 

Si se cae la fibra óptica, ¿tienes un plan B?

Actualmente la fibra óptica proporciona conexiones de alta velocidad a muchas empresas y particulares, abriendo un enorme abanico de posibilidades que el ADSL no permitía.

Con las conexiones por ADSL existían (y para muchas empresas todavía existen) sobre todo dos problemas: el primero es que no proporcionan una alta velocidad. Pueden ser suficientes para navegar por Internet, gestionar correo electrónico y otros usos no excesivamente exigentes, pero cuando ya queremos sacar más partido de la conexión a Internet, una línea ADSL se queda corta. No es apropiado para usos como Voz sobre IP (VoIP), interconexión de oficinas, backup remoto, envío de correos con ficheros adjuntos de gran tamaño, etc, en parte por esa baja velocidad y en parte debido al segundo problema: que por su propia naturaleza, el ADSL es asimétrico: siempre tenemos una velocidad entre nuestro equipo e Internet muy inferior a la velocidad de descarga de contenidos.

Mientras la principal necesidad sea el tráfico de datos entre Internet y nuestros equipos, el ADSL puede ser suficiente, pero en el momento en que necesitamos una buena velocidad de "subida" a Internet, el ADSL pincha estrepitosamente.

La fibra óptica ha solucionado este problema en muchos sitios, proporcionando conexiones mucho más rápidas que el ADSL y mejorando la velocidad de subida, que en muchos casos se iguala a la de bajada.


¿Problema solucionado? Pues creo que no. Como cualquier otra tecnología, la fibra óptica puede tener una avería que deje incomunicada a tu empresa. La dependencia de Internet en las empresas es cada vez mayor: si se cae Internet nos quedamos sin teléfono, sin correo electrónico, si poder hacer y recibir pedidos, sin pasar presupuestos, sin..., sin... y lo que es peor, puede que los clientes, ante la imposibilidad de trabajar con nosotros, hagan negocio con la competencia.

Otro problema de la fibra óptica del que quizás no eres consciente es que la mayoría de empresas han contratado fibra óptica residencial (Fiber to the Home o FTTH). Estas conexiones no están garantizadas por las compañías ni en su velocidad ni en su disponibilidad. Esto quiere decir que aunque normalmente tengas una buena velocidad y siempre tengas conexión a Internet, un día esto puede cambiar y no tienes derecho a reclamar.

Por último, algo de lo que la mayoría de empresas no se preocupa: ¿qué seguridad tiene la instalación de tu banda ancha? En muchos casos he visto que las cajas de interconexión de los cables de las conexiones de banda ancha están totalmente abiertas, en zonas de paso o directamente en la calle. Esto facilita sabotajes e intrusiones en una conexión por la que pasa información comercial muy apetecible.

La foto superior, que hice yo mismo, corresponde a la caja de conexiones telefónicas de un edificio del centro de Pamplona. Aparte del caos visual que se puede observar, esta caja está en el parking del edificio y no tiene ningún mecanismo de cierre, con lo que cualquiera puede acceder a ella. 

Por todas estas razones es importante disponer de una alternativa por si la fibra tiene problemas. Disponer de esa conexión de respaldo siempre va a ser más económico que las pérdidas que nos va a provocar.

Muchas empresas que emplean la fibra óptica de forma habitual en su día a día contratan otras conexiones a Internet de respaldo, que es importante que usen otro medio diferente (si vienen de la misma central telefónica que la fibra óptica, probablemente también caerán si se cae la fibra óptica).

Si te interesa asegurar la tranquilidad en tu empresa con una conexión de respaldo vía radio, hablamos. 

O te mueves o te mueres

Vivimos una época de cambios constantes. Empresas que durante años han vivido en la tranquilidad de que su modelo de negocio les garantizaba la rentabilidad ven, de la noche a la mañana, cómo cambian las reglas de juego y se ven obligadas a reinventarse.

Y no me refiero sólo a grandes tendencias tecnológicas. Cualquier sector de la actividad económica puede verse transformado de la noche a la mañana en una suerte de pesadilla de la que las empresas, que no suelen tener una rápida capacidad de reacción, no son capaces de salir. 

Los videoclubs murieron con la llegada de la televisión privada, pero los transportes se van a ver alterados por la llegada de drones y vehículos autónomos a cada vez más ámbitos de nuestra vida, la industria 4.0 va a poner al alcance de cualquier cliente la posibilidad de crear productos que hasta ahora requerían de grandes tiradas y las posibilidad en comunicaciones hacen que cualquiera pueda atender a un cliente desde la otra parte del mundo. Incluso la banca, un sector tradicionalmente refractario al cambio, ve la amenaza de las llamadas empresas fintech, y ha comenzado a ofrecer servicios como Bizum, que proporciona transferencias de dinero instantáneas entre clientes. Y existen muchas áreas en las que el día a día de las empresas va a cambiar. 

Me corrijo: ya está cambiando. Porque a tu alrededor están surgiendo empresas que funcionan muchas veces sin sede, atendiendo a sus clientes desde cualquier sitio, con una atención multicanal (teléfono, e-mail, redes sociales, whatsapp y otros canales).

¿Tu producto o servicio es tan único que no puede ser replicado? Si es así, quizás puedas permitirte el lujo de seguir como hasta ahora, pero mi recomendación es que comiences a explorar qué cambios puedes hacer para mejorar tu forma de trabajo, tu forma de relacionarte con los clientes, las facilidades que les das para hablar con tu empresa, para hacer pedidos, para gestionar sus operaciones...

Por que si no lo haces, las nuevas empresas que están surgiendo te van a pasar por encima. Esas empresas, con costes de funcionamiento muy ligeros, con herramientas que les permiten dar un servicio mucho más eficiente, apoyándose en herramientas informáticas que les permiten reducir las tareas burocráticas, que facilitan a sus clientes la comunicación, están surgiendo como setas y además van a poder ofrecer menores precios, más agilidad y una relación al cliente mucho más cercana. 

Te doy algunos ejemplos para que pienses si en tu empresa pueden ser aplicables:
- ¿Tiene tu empresa un número de whatsapp para facilitar el contacto a los clientes? 
- ¿Has comprobado si es fácil hablar con tu empresa o localizar a determinadas persona? La telefonía IP mejora la forma de comunicar a la empresa con el exterior y además nos permite analizar cuándo hay que dotar de más medios a la empresa. Hay empresas con las que es tan complicado hablar que los clientes acaban pasándose a la competencia por pura necesidad.
- ¿Pierde tu empresa mucho tiempo y dinero en tareas relacionadas con el papel? Impresión de albaranes, facturas, envío por correo postal o envío por e-mail de forma manual, introducción manual de pedidos, elaboración manual de presupuestos, contabilización manual de facturas, archivo manual de documentación... todas estas tareas se pueden automatizar en gran medida liberando un tiempo valioso para otras tareas mucho más productivas.
- ¿Dedica tu empresa tiempo a analizar mediante hojas Excel diferentes aspectos de la actividad? Hay herramientas de BI (Business Intelligence) que ahorran todo el tiempo de crear esas hojas, de introducir datos y evitar posibles errores. Y además nos permiten múltiples posibilidades de análisis.

Seguro que no es tu caso, pero muchos informes alertan de la escasa cultura tecnológica del directivo español. Muchos incluso se vanaglorian (para escándalo de sus colegas de otros países) de no utilizar redes sociales en su trabajo.

Si no estás pensando en cómo mejorar tus procesos, despierta, porque ya llegas tarde a la nueva economía. 

Si estás entre las empresas que ya han revisado cómo pueden mejorar sus procesos, incluso así, no te puedes dormir en los laureles, porque el ritmo de los cambios tecnológicos es tan frenético que obliga a estar al tanto de lo que hacen el resto de empresas para no quedarse atrás.

La buena noticia es que muchas de las herramientas que van a permitir a cualquier empresa lograr estos cambios tienen unos costes muy asequibles. Cuando quieras lo hablamos, estudiamos cómo funciona tu empresa y te damos las recomendaciones para mejorar. Tú decides.

¿Por qué las empresas no aprovechan la tecnología a su alcance?

Muchas veces nos encontramos con que las empresas, habitualmente porque el día a día les come todo su tiempo, están utilizando herramientas informáticas y procedimientos ineficaces en sus tareas habituales. A menudo esto sucede porque las personas que están al frente de las empresas no conocen que las cosas se pueden hacer de otra manera, nadie les ha explicado que se pueden ahorrar muchas horas de trabajo y dar un mejor servicio utilizando determinadas herramientas.

Hasta cierto punto es normal: cada empresa es especialista en su área de actividad y, sobre todo si la empresa no tiene su propio departamento informático, es difícil estar al tanto de todas las herramientas que surgen en un mundo tan cambiante como el de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC). 

Pero creo que es muy importante para cualquier empresa conocer qué posibilidades de mejora tiene si decide aplicar herramientas que están a su alcance, por precio y por adecuación a su tamaño. Hoy en día existen numerosas tecnologías de coste asequible (como la VoIP, ERPs, herramientas de Business Intelligence, factura electrónica, trabajos en remoto). Y si entramos en temas de márketing y redes sociales, vemos que muchas empresas o se "ponen las pilas" o el mercado las va a dejar fuera.

Ayer, dando una charla sobre Reciclaje Digital en el Club de Márketing de Navarra, comentaba con varios asistentes la importancia de estar al tanto de las herramientas que van saliendo, porque de otra forma, nuestra competencia va a ser cada vez más eficiente y nuestra empresa se quedará poco a poco desfasada en su forma de trabajo.

Tan importante es que la empresa conozca su área de trabajo como que tenga los medios óptimos para desarrollar su actividad, y eso incluye a todas las herramientas informática que afectan a la relación con clientes y proveedores, a la producción de bienes y servicios, a la gestión (facturación, cobro, tesorería) y al márketing. 

Fibra óptica, no gracias

Quizás pueda parecer chocante el título de esta entrada, sobre todo cuando las principales operadoras machacan una y otra vez a sus potenciales clientes con ofertas de conexiones a Internet de velocidades impensables hace poco tiempo. Incluso muchas asociaciones empresariales han hecho públicas sus quejas por la imposibilidad de acceder a la fibra óptica en muchas zonas de Navarra. 

Detectamos una obsesión por la velocidad, que se ha contagiado a muchas empresas, y lo cierto es que la mayoría de empresas no necesitan para nada conexiones de 50, 100 ó 300 Mb. Para acceder a Internet, navegar, enviar y recibir correos electrónicos e incluso para utilizar VoIP, teletrabajo o acceder a servidores en la empresa no hace falta fibra óptica. 

Los usuarios particulares seguramente si que pueden sacar partido a estas velocidades, ya que son consumidores de contenidos multimedia, que a menudo requiere de anchos de banda elevados (aunque seguramente tampoco tan elevados). Gracias a la popularización de la banda ancha en zonas residenciales hemos visto llegar a España servicios como Netflix, Wuaki TV y otros que hace poco tiempo eran impensables debido a la velocidad de la mayoría de accesos a Internet.

¿Qué considero ideal para la conexión a Internet en una empresa?

1) Una conexión fiable: la fibra óptica que contratan muchas empresas es un producto doméstico. Esto quiere decir que si se produce una avería, los tiempos de reparación y los medios para contactar con el operador no serán los que una empresa necesita cuando su trabajo necesita Internet.

2) Soporte profesional: una conexión para empresas debe estar monitorizada permanentemente para permitir tomar medidas incluso antes de que se produzca una avería. 

3) Garantía de velocidad: las conexiones domésticas se contratan con una velocidad hasta x Mb, con una velocidad máxima, pero en la realidad nuestra velocidad se puede ver afectada por el uso que hagan de Internet otros usuarios de la misma central telefónica. 

Por hacer un símil, la fibra óptica es como una autopista de 50 carriles. De esos 50 carriles, nuestra empresa utilizará, en la mayoría de casos, dos o tres. Pero en momentos de uso intensivo, esa autopista de 50 carriles se puede ver colapsada por el tráfico de datos de miles de usuarios simultáneos, provocando que las comunicaciones y el trabajo de la empresa se vean afectados: no podremos hacer gestiones on-line, usar correo electrónico, trabajar en remoto y otras muchas opciones que hoy están disponibles.

¿Qué será preferible: una autopista de 50 carriles que se puede colapsar o una autopista de cuatro carriles (como la de la parte superior) exclusiva para nuestra empresa?

Desde mi punto de vista, para una empresa es mucho más interesante una conexión profesional a Internet, que proporcione el ancho de banda que la empresa realmente necesita, preferiblemente con simetría en las velocidades de bajada y subida, y que nos garantice que vamos a disponer de conexión en todo momento.

Y estas conexiones están ya disponibles para la mayoría de empresas. Tienen un coste un poco más alto que las conexiones a Internet domésticas, pero a cambio proporcionan la seguridad de que la empresa va a contar con los medios que necesita para que su actividad no se interrumpa.

Si crees que tu empresa o proyecto puede estar interesada en una conexión de este tipo, ponte en contacto con nosotros en informacion@artaiz-asesoria.es, en el 948 113 208 o visitando nuestra web: http://www.artaiz-asesoria.es. Seguro que podemos ayudarte.

¿Qué puedes aportar para que Internet siga siendo interesante?

En Internet hay, básicamente, dos tipos de usuarios: los que aportan contenido y los que no. Para que Internet sea un sitio interesante, alguien tiene que crear contenido de interés. En los últimos tiempos, gracias a redes sociales como por ejemplo Facebook, se ha facilitado mucho compartir material con otros usuarios, pero alguien se ha tomado la molestia y el tiempo de crearlo.

En la era pre-Facebook, si querías compartir textos, ideas, fotos, videos... con otras personas te enfrentabas a un escenario que requería de muchos conocimientos: alojamientos web, programación HTML, registro de dominios... Muy pocas personas tenían la capacidad técnica de subir contenido a Internet y la mayor parte de las páginas visitadas eran de empresas, medios de comunicación y organismos oficiales. Era un Internet en la que los usuarios eran básicamente pasivos: recibían información pero apenas generaban contenido.

Hoy en día es sencillo, desde cualquier dispositivo, subir contenido a las redes sociales o pulsar el botón "Me gusta" para compartir con otras persona un contenido que has encontrado en Internet.

Pero ese contenido habitualmente lo compartimos con nuestro círculo de amigos o conocidos. Incluso si marcamos que sea público, es difícil que llegue a personas que no nos conocen. 

Por eso es importante que sigan existiendo páginas web y blogs fuera de las redes sociales en los que mucha gente aporta contenidos, comparte conocimientos, da ideas, ayuda a otros o simplemente te cuenta lo que se la pasa por la cabeza. 

Quizás no tengas previsto entrar en esta categoría de usuarios que crean contenidos propios, pero hay tres cosas muy sencillas que puedes hacer para colaborar a que existan este tipo de páginas, y que además no te va a costar ni tiempo ni dinero: 

La primera es pulsar sobre los banners de publicidad que incluyen muchos webs. Esta acción a ti no te va a costar nada y al autor de la web puede suponerle unos ingresos extra que le motiven a seguir publicando.

La segunda, que los autores agradecemos enormemente, es escribir comentarios al contenido. Significan que alguien está ahí, al otro lado, y que ha encontrado el contenido suficientemente motivador para hacer un comentario, positivo o negativo, eso casi da igual. A menudo se generan diálogos e intercambios de opiniones de lo más interesante para ambas partes.

Por último, puedes ayudar a difundir entre tus conocidos en redes sociales aquellos contenidos que hayas encontrado interesantes. De esta forma facilitas que más personas puedan llegar a conocer ciertas páginas o blogs que no tienen fácil darse a conocer mediante inversión en publicidad. Esto hará también que Google se "fije" en estas páginas y aumente su valoración en sus búsquedas.

Así que ya sabes: cuando estés en una página cuyo contenido te haya parecido interesante: pulsa sobre la publicidad, opina y recomiéndala en tus redes sociales.

Si quieres, puedes comenzar por este blog :-)

Cómo sacar más partido al calendario de Google

Si usas un smartphone Android, seguramente estás familiarizado con el calendario de Gmail, la herramienta web de Google. Gmail se sincroniza de forma automática con el calendario de tu smartphone Android, de tal forma que si haces una modificación en tu dispositivo móvil, ésta queda hecha en el calendario web y, al mismo tiempo, cualquier cambio en el calendario web aparece de forma automática en su smartphone o tableta. Esta facilidad de sincronización evita tener que conectar el smarphone con un cable al ordenador para actualizar la agenda.

Pero quizás no sepas que además de tu propio calendario, puedes acceder a otros calendarios. Por ejemplo, el de un colaborador o compañero de trabajo o del de tu pareja. Necesitarás su permiso, pero esta posibilidad hace que puedas ver o editar otros calendarios (dependiendo de los permisos que recibas), lo que facilita a menudo fijar reuniones a la que tengan que acudir varias personas. 

Tanto desde la versión web como desde el dispositivo móvil puedes optar por ver un calendario o varios simultáneamente, incluso verlos en paralelo en la pantalla o de forma superpuesta (aunque esta opción puede ser un tanto caótica). 

Para poder ver y editar el calendario de un colaborador tienes que solicitar permiso. Para ello, en la parte inferior izquierda, escribes el mail de ese usuario en la ventana "Añadir calendario" (el e-mail de gmail de ese usuario o el que tenga asociado a su calendario) y si ese usuario te da permiso, podrás tener acceso a su calendario. 

Otra opción interesante es la de integrar en nuestro calendario otros calendarios diseñados por otras personas, a las que seguramente no conocemos, con eventos de interés público: por ejemplo, eventos deportivos. Si eres seguidor de la Fórmula 1, por ejemplo, puedes integrar en tu calendario todos los eventos del calendario de esta competición ya que alguien ha hecho este trabajo antes y lo ha puesto a disposición de cualquier interesado. 

Pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha del texto "Otros calendarios" puedes ver los que Google te sugiere. Entre ellos, los festivos de muchos países del mundo, opción muy interesante si tienes que trabajar con contactos de otro país y te interesa saber cuándo es festivo allí.

Además de los que Google sugiere, existen muchos otros calendarios creados por diferentes personas y entidades, que puedes localizar a través de buscadores y añadir a tu calendario en cualquier momento. Por ejemplo, para suscribirte al calendario de la Fórmula 1 que comentaba antes puedes localizar uno que te guste e integrarlo en tu calendario (yo lo he hecho a éste: https://www.f1calendar.com/download/f1-calendar_q_gp.ics?t=1426104730) pulsando sobre la opción "Añadir por URL" en la misma flecha a la derecha del texto "Otros calendarios".

Otra opción muy interesante es la de mostrar tu calendario a terceros para que te indiquen cuáles son el día y hora más adecuados para planificar, por ejemplo, una reunión. Pero puede ser interesante que esos terceros puedan saber qué huecos tienes pero no accedan a los detalles de tus otras citas.

Para hacer esto tienes que seguir estos pasos:
1º - En la fecha a la izquierda de tu propio calendario seleccionas "Compartir este calendario".
2º - Marca la opción "Hacer público este calendario" y también la opción "Compartir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles)"
3º - Pulsas Guardar
4º - Vuelves a pulsar la flecha a la derecha del nombre de tu calendario y seleccionas "Configuración del calendario". 
5º - En la sección "Dirección del calendario" pulsas sobre la etiqueta azul que pone HTML.
6º - Copias la dirección que aparece para tu calendario.

Esta dirección es la que tienes que dar a aquellas personas a las que quieras mostrar los huecos que tienes en tu calendario. Por ejemplo, la dirección de mi calendario es:

https://www.google.com/calendar/embed?src=fergarigl%40gmail.com&ctz=Europe/Madrid 

Si quieres una opción más avanzada, existen herramientas web como Appointlet -con una modalidad gratuita bastante potente- que muestran las horas libres de tu calendario a otras personas siguiendo los criterios que indiques: entre determinadas horas y en determinados días y con determinado tiempo de margen entre citas. La persona que quiera concertar una reunión contigo rellenará los campos apropiados: nombre, teléfono, e-mail, motivo de la reunión y Appointlet te pedirá por e-mail que confirmes la reunión.

Puedes poner un enlace a Appointlet en tu web o blog, como he hecho yo en el botón para concertar reuniones en la sección "Contacto" de la web de Artáiz Asesoría Tecnológica. Te invito a probarlo:

El calendario de Google tiene muchas más opciones, que te invito a descubrir y compartir con el resto de lectores. Que los disfrutes.