Ventajas de la firma electrónica en la empresa

Por nuestra experiencia visitando todo tipo de empresas, la percepción es que la firma electrónica sigue siendo una solución desconocida para la mayoría de ellas. Voy a intentar transmitir las ventajas que puede aportar en una empresa el uso de este elemento, que hoy en día debería ser tan habitual como el correo electrónico.

Es un poco largo pero quiero que entiendas todas las ventajas que puede aportarte. Todas las empresas que han integrado la firma electrónica en sus procedimientos han notado han notado un cambio radical a mejor en múltiples aspectos.

La idea es disponer de una herramienta de coste asequible (que no está hoy en día la cosa para grandes inversiones), de rápida implantación, que se entienda con vuestra actual aplicación de gestión, que ahorre tiempo, ahorre dinero y simplifique el trabajo. Todas estas condiciones se dan:

    Coste asequible: Desde 90 € / mes independientemente del número de envíos y firmas electrónicas. Según nuestras estimaciones, cualquier empresa que envíe por correo unas 50 facturas al mes ya se está gastando más dinero en el proceso.

    Rápida implantación: Normalmente está en marcha en el día, puesto que...

    Se entiende con la aplicación de gestión existente: La herramienta opera a partir del PDF que sustituye a la factura en papel. Es decir, se sigue utilizando el mismo programa para el trabajo. Simplemente se detiene el proceso en el momento de mandar las facturas a papel. Permite firmar  y separar masivamente documentos PDF. Por ejemplo, tenemos clientes que procesan PDF de 30.000 páginas. Nuestra aplicación las separa por cliente, las firma y las envía de forma automática por e-mail, enviando en el mismo momento a la impresora aquellas que no haya un e-mail al que mandar. Además trabaja con cualquier certificado (FNMT, Camerfirma, Firma Profesional) o con tarjetas criptográficas.

    Ahorra tiempo: la aplicación dispone de su propio sistema de envío de e-mail, mucho más potente que los programas habituales, que utiliza el servidor SMTP habitual de la empresa. Además ahorra el tiempo de impresión, doblado, ensobrado y también el dedicado a archivar las facturas en A-Z, dado que se guardan en formato electrónico. También acortamos el tiempo entre que le emisión de la factura y el momento en que la recibe el cliente.

    Ahorra dinero: coste de sello, papel, sobre, tóner. Cada factura que emite la empresa en papel le cuesta entre 1 y 2 € sumando estos elementos y el coste en mano de obra de la persona que realiza esta tarea.

    Simplifica el trabajo: Si hay que adjuntar albaranes u otros documentos con la factura, existen dos soluciones:
        - Solución tradicional: digitalizar todos los albaranes. Tenemos cliente que lo hacen y a otros se lo hacemos, dándoles ese servicio.
        - Solución avanzada: disponemos de unas tabletas con posibilidad de firma biométrica. Esto quiere decir que no se recoge sólo la imagen de la firma del cliente, sino también datos caligráficos como presión, trazo o velocidad. Esto permite su evaluación por parte de un perito en caso de necesidad. Entidades como Crédito y Caución han dado validez a este sistema equiparable a la firma en papel. Esta solución también es de fácil puesta en marcha: Se sigue utilizando el programa y en el momento en que se sacaría el albarán a papel, se envía a un PDF. Nuestra aplicación extrae de este PDF los datos de cliente, número de albarán, importe o los que se consideren necesarios y los muestra al cliente en la tableta para que firme en el mostrador. El cliente firma y esa imagen, junto con los datos biométricos, se incorpora al PDF, se firma digitalmente (para garantizar que no se altera a posteriori) y se saca una copia a papel que es la que el cliente se lleva con el material. No se saca copia del albarán para uso propio, ya que está en formato digital. Incluso se puede enviar por e-mail al cliente en el mismo acto.
    
En cualquiera de los dos casos, esos albaranes en PDF se incorporan de forma automática a las facturas electrónicas en el momento de la firma y el envío, de tal modo que el cliente recibe su factura junto con sus albaranes en un único documento y con total validez legal.

Además la aplicación se puede utilizar para otras funciones sin coste adicional: distribución de tarifas a clientes, mailings masivos, distribución de nóminas cifradas, pedidos automáticos a proveedores, etc...

La aplicación está en marcha en muchas empresas que hacen envíos masivos de documentación: asesorías, empresas de todo tipo para facturacion... y la solución de firma biométrica se usa también en entornos donde la seguridad es básica o en comercios con un elevado número de transacciones. Puedes un rápido ejemplo de funcionamiento de la factura electrónica el siguiente video:

Si quieres comprobar que todas estas maravillas son ciertas sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros desde esta página.Te ofrecemos la posibilidad de probarlo bajo la fórmula que denominamos "Riesgo cero". Se monta, se adapta a los procesos de tu empresa, lo prueba un mes y si no te convence, se desmonta y no se cobra nada: ni implantación, ni parametrización, ni formación ni, por supuesto, el programa. Pero estamos seguros de que comprobarás que las ventajas y beneficios son tan grandes que es muy improbable que decidas dejar de usar la firma digital.

Tus clientes, ¿logran encontrarte?

Muy a menudo escuchas, hablando con empresas y autónomos, que las cosas están muy mal, que no se mueve nada, que nadie tiene dinero... y siempre la culpa es de la situación, de la crisis... nunca es por culpa propia. ¿Nos hemos parado a pensar si ponemos los medios para que los clientes tengan fácil ponerse en contacto con nosotros?

Este pensamiento me viene después de una hora al teléfono en la que apenas he conseguido contactar con el 10% de las empresas a las que he llamado. Entre los que están cerrados por vacaciones (quizás en épocas de crisis sería razonable pensar en que no es lo más apropiado echar la llave al negocio y marcharse un mes a la playa) y, los más de los casos, los que no lo ponen nada fácil para hablar con ellos, la sensación es que muchas veces no se consigue trabajo porque los clientes no tienen forma de ponerse en contacto con la empresa.

Muchas empresas han tenido que reducir su estructura y despedir a personal administrativo. Como consecuencia, otras personas, cuya función era producir y ayudar a aumentar la facturación, están dedicándose a papeleo y a tareas burocráticas, necesarias pero que al final reducen el tiempo dedicado a trabajo facturable. 

Si el cliente llama a una empresa y no le cogen en el fijo (porque la empresa ha reducido el personal que coge el teléfono), no le cogen en el móvil (porque sale el buzón de voz o el móvil está fuera de cobertura) y no le contestan el e-mail, se buscará otro proveedor. Si encima la empresa no tiene página web, a través de la cual el cliente nos podría dejar un mensaje mediante un formulario o concertar una cita directamente, sin hacernos dedicarle un tiempo, parece que en lugar de poner los medios para trabajar, nos estamos escondiendo para que los clientes no nos encuentren.

Quizás, si te identificas con esta situación, te sea interesante un servicio como el que ofrece Docugestión Artáiz (www.docugestion.es), que te permitirá reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y aumentar el que dedicas a tareas productivas; todo ello sin necesidad de contratar personal que aumente tus gastos fijos. Te invitamos a conocerlo.