Ventajas de la firma electrónica en la empresa

Por nuestra experiencia visitando todo tipo de empresas, la percepción es que la firma electrónica sigue siendo una solución desconocida para la mayoría de ellas. Voy a intentar transmitir las ventajas que puede aportar en una empresa el uso de este elemento, que hoy en día debería ser tan habitual como el correo electrónico.

Es un poco largo pero quiero que entiendas todas las ventajas que puede aportarte. Todas las empresas que han integrado la firma electrónica en sus procedimientos han notado han notado un cambio radical a mejor en múltiples aspectos.

La idea es disponer de una herramienta de coste asequible (que no está hoy en día la cosa para grandes inversiones), de rápida implantación, que se entienda con vuestra actual aplicación de gestión, que ahorre tiempo, ahorre dinero y simplifique el trabajo. Todas estas condiciones se dan:

    Coste asequible: Desde 90 € / mes independientemente del número de envíos y firmas electrónicas. Según nuestras estimaciones, cualquier empresa que envíe por correo unas 50 facturas al mes ya se está gastando más dinero en el proceso.

    Rápida implantación: Normalmente está en marcha en el día, puesto que...

    Se entiende con la aplicación de gestión existente: La herramienta opera a partir del PDF que sustituye a la factura en papel. Es decir, se sigue utilizando el mismo programa para el trabajo. Simplemente se detiene el proceso en el momento de mandar las facturas a papel. Permite firmar  y separar masivamente documentos PDF. Por ejemplo, tenemos clientes que procesan PDF de 30.000 páginas. Nuestra aplicación las separa por cliente, las firma y las envía de forma automática por e-mail, enviando en el mismo momento a la impresora aquellas que no haya un e-mail al que mandar. Además trabaja con cualquier certificado (FNMT, Camerfirma, Firma Profesional) o con tarjetas criptográficas.

    Ahorra tiempo: la aplicación dispone de su propio sistema de envío de e-mail, mucho más potente que los programas habituales, que utiliza el servidor SMTP habitual de la empresa. Además ahorra el tiempo de impresión, doblado, ensobrado y también el dedicado a archivar las facturas en A-Z, dado que se guardan en formato electrónico. También acortamos el tiempo entre que le emisión de la factura y el momento en que la recibe el cliente.

    Ahorra dinero: coste de sello, papel, sobre, tóner. Cada factura que emite la empresa en papel le cuesta entre 1 y 2 € sumando estos elementos y el coste en mano de obra de la persona que realiza esta tarea.

    Simplifica el trabajo: Si hay que adjuntar albaranes u otros documentos con la factura, existen dos soluciones:
        - Solución tradicional: digitalizar todos los albaranes. Tenemos cliente que lo hacen y a otros se lo hacemos, dándoles ese servicio.
        - Solución avanzada: disponemos de unas tabletas con posibilidad de firma biométrica. Esto quiere decir que no se recoge sólo la imagen de la firma del cliente, sino también datos caligráficos como presión, trazo o velocidad. Esto permite su evaluación por parte de un perito en caso de necesidad. Entidades como Crédito y Caución han dado validez a este sistema equiparable a la firma en papel. Esta solución también es de fácil puesta en marcha: Se sigue utilizando el programa y en el momento en que se sacaría el albarán a papel, se envía a un PDF. Nuestra aplicación extrae de este PDF los datos de cliente, número de albarán, importe o los que se consideren necesarios y los muestra al cliente en la tableta para que firme en el mostrador. El cliente firma y esa imagen, junto con los datos biométricos, se incorpora al PDF, se firma digitalmente (para garantizar que no se altera a posteriori) y se saca una copia a papel que es la que el cliente se lleva con el material. No se saca copia del albarán para uso propio, ya que está en formato digital. Incluso se puede enviar por e-mail al cliente en el mismo acto.
    
En cualquiera de los dos casos, esos albaranes en PDF se incorporan de forma automática a las facturas electrónicas en el momento de la firma y el envío, de tal modo que el cliente recibe su factura junto con sus albaranes en un único documento y con total validez legal.

Además la aplicación se puede utilizar para otras funciones sin coste adicional: distribución de tarifas a clientes, mailings masivos, distribución de nóminas cifradas, pedidos automáticos a proveedores, etc...

La aplicación está en marcha en muchas empresas que hacen envíos masivos de documentación: asesorías, empresas de todo tipo para facturacion... y la solución de firma biométrica se usa también en entornos donde la seguridad es básica o en comercios con un elevado número de transacciones. Puedes un rápido ejemplo de funcionamiento de la factura electrónica el siguiente video:

Si quieres comprobar que todas estas maravillas son ciertas sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros desde esta página.Te ofrecemos la posibilidad de probarlo bajo la fórmula que denominamos "Riesgo cero". Se monta, se adapta a los procesos de tu empresa, lo prueba un mes y si no te convence, se desmonta y no se cobra nada: ni implantación, ni parametrización, ni formación ni, por supuesto, el programa. Pero estamos seguros de que comprobarás que las ventajas y beneficios son tan grandes que es muy improbable que decidas dejar de usar la firma digital.

6 medidas sencillas para combinar seguridad y movilidad

A raíz de algunos comentarios intercambiados con clientes y de la observación de la realidad de muchas empresas y autónomos, muchas veces me he planteado como combinar la comodidad de llevar datos en dispositivos móviles con la seguridad con la que siempre hemos de intentar dotar a esos datos.

Sabiendo que cada vez es más frecuente el uso de este tipo de dispositivos (portátiles, tabletas y smartphones, básicamente) y que cada vez pueden hacer más cosas, el riesgo de que nuestros datos caigan en manos de terceros es cada vez mayor.

El problema es que, a mayor seguridad, mayor incomodidad de uso, y muy habitualmente se prescinde de la seguridad por evitar aprender contraseñas, poner programas que protejan la información y poder acceder a los datos de forma instantánea en todo momento.

Como resultado, muchas veces existen medidas de seguridad en los equipos fijos (cortafuegos, contraseñas, permisos de acceso a determinadas carpetas, antivirus... ) que no se aplican a los dispositivos móviles.

¿Cuál sería el objetivo a lograr? Lograr que la información esté disponible de la forma más rápida y cómoda posible pero, al mismo tiempo, evitar que terceros puedan acceder a esa información en caso de pérdida o robo del dispositivo. Te voy a contar cómo lo hacemos en Artáiz Asesoría Tecnológica y espero que te dé ideas para lograr el equilibrio que consideres adecuado entre seguridad y movilidad. Estas recomendaciones van dirigidas a dispositivos con Android y portátiles con Windows, pero si utilizas otras plataformas seguro que puedes encontrar utilidades similares.

Medida 1 - Proteger de alguna manera el encendido del dispositivo. 

Ésta es una medida obvia, pero muchas veces no se cumple. Esta medida tiene que ser cómoda de usar pero al tiempo asegurar que ofrece la seguridad necesaria. Existen diferentes métodos:
- Contraseñas textuales: una palabra o combinación de palabras que es necesario escribir.
- PIN o código numérico: un número que debemos escribir antes de acceder a la información.
- Reconocimiento biométrico: los más habituales son la huella dactilar, el iris o el rostro.
- Patrón: una secuencia de puntos que hemos de dibujar en un patrón para acceder.

Tras muchos años de usar dispositivos, finalmente hemos optado por el patrón. Razones:
- Contraseñas textuales o numéricas: al final acabas teniendo tantas contraseñas en tantos sitios y dispositivos que se puede olvidar. Además, cuando urge acceder al dispositivos, puede no ser cómodo ni rápido estar escribiendo en un teclado, a menudo virtual.
- Reconocimiento biométrico: la huella dactilar es bastante fiable como método, pero son pocos los dispositivos que incorporan un lector (normalmente sólo dispositivos de gama alta). El método del reconomiento del iris (del ojo) está todavía más limitado a accesos a instalaciones de seguridad. Es totalmente seguro -no hay dos iris iguales- pero muy caro de poner en marcha. Por último, algunos smartphones están incorporando el reconocimiento facial como forma de desbloqueo, pero es un sistema que todavía está por terminar de afinar.
- Patrón: Si tu dispositivo lo soporta, este sistema es muy rápido de ejecutar y al tiempo, muy seguro. Puedes crear un patrón de tantos puntos como quieras. Alguien que encontrara tu dispositivo no sabrá, de entrada, de cuántos puntos se compone el patrón así que es prácticamente imposible que lo deduzca de entre los millones de combinaciones posibles.

Patrón en un smartphone Android

Sin conocer el patrón, la única forma de acceder al dispositivo es borrar toda la memoria.

Medida 2 - Cifrar el contenido

La palabra cifrar suele echar para atrás, de entrada, a muchos usuarios. Suena a proceso muy complicado y peligroso. Sin embargo, existen utilidades como Truecrypt que permiten cifrar el contenido de un portátil de una manera fácil y muy cómoda de utilizar.

Nuestra recomendación es crear un disco virtual cifrado del suficiente tamaño como para albergar todos los datos que queremos mantener protegidos. Este disco virtual aparecerá como una nueva unidad.

Es importante que el disco se cree automáticamente al iniciar Windows, de tal forma que nos pida la contraseña de forma automática al iniciar sesión.

Ventana de introducción de contraseña en Truecrypt

Dado que todos los datos a proteger van a estar en este disco virtual cifrado, no es necesario poner una contraseña para iniciar Windows. Es decir, si podemos poner en marcha esta medida en nuestro dispositivo, seguramente podemos obviar la medida 1.

Puedes descargar Truecrypt desde http://www.truecrypt.com.

Medida 3 - Sincronizar con Dropbox

Seguramente conoces Dropbox u otras herramientas para sincronizar datos entre diferentes dispositivos y la nube. Pero si usamos Dropbox en el portátil, estamos dando acceso a ficheros importantes a cualquiera que lo encuentre. La solución es crear las carpetas de Dropbox dentro del disco virtual que hemos creado en la medida 2.

De esta forma, sólo será posible acceder a las carpetas de Dropbox una vez que hayamos dado la contraseña de creación del disco virtual Truecrypt. Por es misma razón, debemos desactivar el arranque automático de Dropbox al iniciar Windows, puesto que si tardamos en introducir la contraseña del disco virtual, Dropbox nos daría un error al no poder acceder a las carpetas a sincronizar.

Dropbox, por si no lo conoces, mantiene una copia sincronizada de aquellos directorios que te interesen entre diferentes equipos e Internet. Muchas veces se utiliza como copia de seguridad de la información que tenemos en el equipo, asumiendo que si se borra un fichero del equipo, también se borrará de Dropbox, aunque existen opciones de recuperación.

Puedes crear tu cuenta gratuita en Dropbox pulsando aquí. Te pido que si vas a usar Dropbox, lo hagas siguiendo ese enlace, porque así Dropbox me dará espacio extra a mí.

Medida 4 - Situar los datos de Evernote en unidad virtual cifrada

Si usas Evernote, seguro que se ha convertido en una herramienta de uso continuo. Si no la usas, te recomiendo que leas la entrada sobre Evernote en este blog.

Para evitar que los datos que llevas en Evernote estén accesibles sin autorización, diremos a Evernote que guarde sus archivos en la unidad virtual que hemos creado con Truecrypt. Esto lo puedes hacer desde el menú Herramientas / Opciones / General, como puedes ver en la siguiente imagen:

Menú de opciones generales en Evernote

Al igual que en el caso de Dropbox, también hemos de decir a Evernote que no se abra al iniciar Windows, puesto que si arranca antes de que la unidad virtual esté creada, no podrá acceder a los ficheros. Para evitar que Evernote arranque, tienes que desmarcar la opción "Abrir Evernote al iniciar Windows", como puedes ver en la misma imagen.

Si cuando usas tu portátil o tableta estás consumiendo datos de una tarifa limitada, quizás prefieras que Evernote no se sincronice de forma periódica, sino sólo cuando se lo indiques. Esto lo puedes configurar en el menú Herramientas / Opciones / Sincronizar, como puedes ver en la siguiente imagen:

Menú de sincronización de Evernote

Medida 5 - Llevar apuntadas todas tus contraseñas en Evernote

Revisando, he visto que tengo más de 100 contraseñas a todo tipo de servicios, páginas web, cuentas bancarias, de proveedores, etc, etc... No sé tú, pero yo soy incapaz de recordar más de cinco, siendo generoso.

La solución, llevarlas anotadas en Evernote en una categoría llamada, por ejemplo, Claves. De esta forma tendrás a mano cualquier contraseña desde tu PC fijo, tu portátil, smartphone o tableta. Es decir, desde cualquier dispositivo en el que lleves instalado Evernote.

Medida 6 - Pon contraseñas a tu programa de correo y tu navegador

Como última recomendación, es conveniente que los programas que utilices para el correo electrónico y la navegación pidan una contraseña al arrancar. Si los programas que utilizas no lo permiten, quizás debas pensar en cambiar de programa. De esta formas protegerás los mensajes y las direcciones de correo electrónico que utilizas, además del acceso a páginas de las que el navegador se pueda haber aprendido la contraseña.

Mi recomendación: Thunderbird para el correo y Firefox o Chrome para la navegación por Internet.

Para una total seguridad, puedes configurar que los datos de estos programas también se almacenen en el disco virtual cifrado, pero quizás es ponerse demasiado paranoico.

Confío en que estas medidas te ayuden a dotar de mayor seguridad al uso de tus dispositivos móviles. Si necesitas ayuda para ponerlas en marcha, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Aquí te explicamos como.