"Yo no necesito un gestor documental"

Muy a menudo visito oficinas en las que el papel lo invade todo: las mesas, las estanterías e incluso el suelo y a veces hasta las sillas. En esas ocasiones, y llevado por mi afán de ayudar -y no negaré también cierto interés crematístico, que la hipoteca no se paga sola- suelo comentar al cliente los beneficios que le reportaría implantar una gestión documental. La respuesta más habitual suele ser "Yo no necesito un gestor documental".

Hace algún tiempo estuve en una asesoría de Pamplona, que nos contrató por otro asunto, y en la que todo espacio horizontal estaba ocupado por montañas de papeles en inestable equilibro. Carpetas y más carpetas repletas de papeles se apilaban cual torre de Pisa a punto de caer sobre mesas, sillas, estanterías... toda la superficie de unión de las paredes con el suelo servía para almacenar más papel. "Pero yo no necesito un gestor documental"

Me imagino si yo fuera cliente de esa asesoría y veo que mis papeles están tirados por el suelo, al alcance de cualquier visita que se quede unos segundos sola en un despacho, y me dan ganas de salir corriendo de allí.

Y no es tan sólo la falta de seguridad, en su doble sentido: evitar que un papel llegue a una persona que no debe llegar y evitar que se traspapele. También hay que contar con la falta de eficiencia cuando hay que localizar un documento y el importante tiempo que se pierde archivando todo tipo de información.

Según el responsable del despacho, más o menos ya sabían en qué pila estaba cada documento. Pero, desmintiendo sus palabras, delante de mi se afanaban tres empleados revisando pilas y más pilas de papeles tratando de localizar un documento que Hacienda requería a un cliente para entregar ese día. Y no lo encontraron, pero "Yo no necesito un gestor documental".

Supongo que el día -cercano- en que esa asesoría cierre no tendrá nada que ver que cuando un cliente pedía un documento, en lugar de encontrarlo en segundos tardaban horas o días, suponiendo que el documento aparecía, claro, ni que se perdían ingentes horas a lo largo del año dedicadas a archivar y localizar documentos en lugar de asesorar a los clientes sobre su evolución económica, sus proyectos, inversiones, previsiones...

Negarse a incorporar tecnología que nos hace más eficientes y que permite que prestemos un mejor servicio a los clientes es un pecado grave en cualquier gerente o responsable de una empresa, pero en un asesor, que se supone que tiene que ser quien empuje a sus clientes hacia la adopción de estas herramientas como medio para aumentar su propia eficiencia, no tiene perdón.

¿Estás de acuerdo? ¿Estás en desacuerdo? Te invito a opinar y estoy abierto al debate.