¿Sabes gestionar el dato en tu empresa? Pistas para superar la adicción a las hojas Excel

Vivimos en una economía en la que cada vez nos rodean más datos. Cualquier decisión que hemos de tomar en el trabajo implica analizar una serie de variables y esas variables cada vez son más y cada vez son más complejas. 

Una oferta a un cliente, la necesidad de ampliar la plantilla, valorar la rentabilidad de un producto o servicio o de una línea de negocio... son retos a los que se enfrentan las empresas en su día a día. 

Y tomar una decisión errónea puede tener consecuencias muy graves en el presente y futuro de la empresa. 

Para ayudar a dar respuesta a esta necesidad, durante muchos años las empresas han recurrido a las hojas de cálculo, donde Microsoft Excel ha sido líder indiscutible. Pero llega un momento en el que la hoja de cálculo deja de ser la herramienta adecuada, y a veces cuesta verlo y muy frecuentemente cuesta tomar la decisión de solucionarlo.

¿Qué síntomas indican que deberías plantearte adoptar una herramienta más adecuada?

- Tiempo: dedicas mucho tiempo a pasar datos a hojas Excel para poder tener controladas diferentes áreas de la empresa. 

- Complejidad: las hojas Excel que manejas sólo las sabes modificar tú, porque están llenas de fórmulas que nadie más (e incluso a veces tú mismo) conoce. Eso nos devuelve al punto anterior: si sólo tú eres capaz de meter datos o modificar las Excel, cada vez más porcentaje de tu jornada se orienta hacia esa tarea. 

- Tamaño de tu monitor: Puede sonar a chiste, pero una de las razones más habituales para cambiar a un monitor más grande es porque las hojas Excel van creciendo y no caben en tu monitor actual.

Y si soy "Exceladicto", ¿cómo lo supero? Microsoft (si, la misma empresa que está detrás de Excel) está apostando muy seriamente por un producto para el análisis de datos en las empresas: Microsoft Power BI. 

Esta herramienta, gratuita para las necesidades de muchas pymes, permite un nivel de análisis de la información mucho más avanzado pero sin necesidad de inversiones elevadas. 

Microsoft Power BI permite crear cuadros de mando para analizar la información de la empresa de forma cómoda y rápida. En lugar de pasar manualmente datos, es capaz de leer información de las herramientas de gestión o incluso de páginas de Internet. No necesitas cambiar de aplicación de gestión, porque los datos ya están ahí.

Con unos pocos clicks de ratón, podemos seleccionar aquellos parámetros que nos interesan para extraer conclusiones sobre elementos como clientes, productos, zonas, comerciales... cruzándolos por el criterio que queramos.

Desde Artáiz Asesoría Tecnológica te invitamos a conocer esta herramienta y, si lo deseas, crearemos los cuadros de mando que te ayuden a analizar la información y tomar las decisiones adecuadas partiendo de tus datos.