martes, 28 de julio de 2015

¿Qué puedes aportar para que Internet siga siendo interesante?

En Internet hay, básicamente, dos tipos de usuarios: los que aportan contenido y los que no. Para que Internet sea un sitio interesante, alguien tiene que crear contenido de interés. En los últimos tiempos, gracias a redes sociales como por ejemplo Facebook, se ha facilitado mucho compartir material con otros usuarios, pero alguien se ha tomado la molestia y el tiempo de crearlo.

En la era pre-Facebook, si querías compartir textos, ideas, fotos, videos... con otras personas te enfrentabas a un escenario que requería de muchos conocimientos: alojamientos web, programación HTML, registro de dominios... Muy pocas personas tenían la capacidad técnica de subir contenido a Internet y la mayor parte de las páginas visitadas eran de empresas, medios de comunicación y organismos oficiales. Era un Internet en la que los usuarios eran básicamente pasivos: recibían información pero apenas generaban contenido.

Hoy en día es sencillo, desde cualquier dispositivo, subir contenido a las redes sociales o pulsar el botón "Me gusta" para compartir con otras persona un contenido que has encontrado en Internet.



Pero ese contenido habitualmente lo compartimos con nuestro círculo de amigos o conocidos. Incluso si marcamos que sea público, es difícil que llegue a personas que no nos conocen. 

Por eso es importante que sigan existiendo páginas web y blogs fuera de las redes sociales en los que mucha gente aporta contenidos, comparte conocimientos, da ideas, ayuda a otros o simplemente te cuenta lo que se la pasa por la cabeza. 

Quizás no tengas previsto entrar en esta categoría de usuarios que crean contenidos propios, pero hay tres cosas muy sencillas que puedes hacer para colaborar a que existan este tipo de páginas, y que además no te va a costar ni tiempo ni dinero: 

La primera es pulsar sobre los banners de publicidad que incluyen muchos webs. Esta acción a ti no te va a costar nada y al autor de la web puede suponerle unos ingresos extra que le motiven a seguir publicando.

La segunda, que los autores agradecemos enormemente, es escribir comentarios al contenido. Significan que alguien está ahí, al otro lado, y que ha encontrado el contenido suficientemente motivador para hacer un comentario, positivo o negativo, eso casi da igual. A menudo se generan diálogos e intercambios de opiniones de lo más interesante para ambas partes.

Por último, puedes ayudar a difundir entre tus conocidos en redes sociales aquellos contenidos que hayas encontrado interesantes. De esta forma facilitas que más personas puedan llegar a conocer ciertas páginas o blogs que no tienen fácil darse a conocer mediante inversión en publicidad. Esto hará también que Google se "fije" en estas páginas y aumente su valoración en sus búsquedas.

Así que ya sabes: cuando estés en una página cuyo contenido te haya parecido interesante: pulsa sobre la publicidad, opina y recomiéndala en tus redes sociales.

Si quieres, puedes comenzar por este blog :-)

miércoles, 11 de marzo de 2015

Cómo sacar más partido al calendario de Google

Si usas un smartphone Android, seguramente estás familiarizado con el calendario de Gmail, la herramienta web de Google. Gmail se sincroniza de forma automática con el calendario de tu smartphone Android, de tal forma que si haces una modificación en tu dispositivo móvil, ésta queda hecha en el calendario web y, al mismo tiempo, cualquier cambio en el calendario web aparece de forma automática en su smartphone o tableta. Esta facilidad de sincronización evita tener que conectar el smarphone con un cable al ordenador para actualizar la agenda.

Pero quizás no sepas que además de tu propio calendario, puedes acceder a otros calendarios. Por ejemplo, el de un colaborador o compañero de trabajo o del de tu pareja. Necesitarás su permiso, pero esta posibilidad hace que puedas ver o editar otros calendarios (dependiendo de los permisos que recibas), lo que facilita a menudo fijar reuniones a la que tengan que acudir varias personas. 

Tanto desde la versión web como desde el dispositivo móvil puedes optar por ver un calendario o varios simultáneamente, incluso verlos en paralelo en la pantalla o de forma superpuesta (aunque esta opción puede ser un tanto caótica). 

Para poder ver y editar el calendario de un colaborador tienes que solicitar permiso. Para ello, en la parte inferior izquierda, escribes el mail de ese usuario en la ventana "Añadir calendario" (el e-mail de gmail de ese usuario o el que tenga asociado a su calendario) y si ese usuario te da permiso, podrás tener acceso a su calendario. 

Otra opción interesante es la de integrar en nuestro calendario otros calendarios diseñados por otras personas, a las que seguramente no conocemos, con eventos de interés público: por ejemplo, eventos deportivos. Si eres seguidor de la Fórmula 1, por ejemplo, puedes integrar en tu calendario todos los eventos del calendario de esta competición ya que alguien ha hecho este trabajo antes y lo ha puesto a disposición de cualquier interesado. 


Pulsando sobre la flecha que aparece a la derecha del texto "Otros calendarios" puedes ver los que Google te sugiere. Entre ellos, los festivos de muchos países del mundo, opción muy interesante si tienes que trabajar con contactos de otro país y te interesa saber cuándo es festivo allí.

Además de los que Google sugiere, existen muchos otros calendarios creados por diferentes personas y entidades, que puedes localizar a través de buscadores y añadir a tu calendario en cualquier momento. Por ejemplo, para suscribirte al calendario de la Fórmula 1 que comentaba antes puedes localizar uno que te guste e integrarlo en tu calendario (yo lo he hecho a éste: https://www.f1calendar.com/download/f1-calendar_q_gp.ics?t=1426104730) pulsando sobre la opción "Añadir por URL" en la misma flecha a la derecha del texto "Otros calendarios".


Otra opción muy interesante es la de mostrar tu calendario a terceros para que te indiquen cuáles son el día y hora más adecuados para planificar, por ejemplo, una reunión. Pero puede ser interesante que esos terceros puedan saber qué huecos tienes pero no accedan a los detalles de tus otras citas.

Para hacer esto tienes que seguir estos pasos:
1º - En la fecha a la izquierda de tu propio calendario seleccionas "Compartir este calendario".
2º - Marca la opción "Hacer público este calendario" y también la opción "Compartir únicamente mi información de libre/ocupado (ocultar detalles)"
3º - Pulsas Guardar
4º - Vuelves a pulsar la flecha a la derecha del nombre de tu calendario y seleccionas "Configuración del calendario". 
5º - En la sección "Dirección del calendario" pulsas sobre la etiqueta azul que pone HTML.
6º - Copias la dirección que aparece para tu calendario.

Esta dirección es la que tienes que dar a aquellas personas a las que quieras mostrar los huecos que tienes en tu calendario. Por ejemplo, la dirección de mi calendario es:

https://www.google.com/calendar/embed?src=fergarigl%40gmail.com&ctz=Europe/Madrid 

Si quieres una opción más avanzada, existen herramientas web como Appointlet -con una modalidad gratuita bastante potente- que muestran las horas libres de tu calendario a otras personas siguiendo los criterios que indiques: entre determinadas horas y en determinados días y con determinado tiempo de margen entre citas. La persona que quiera concertar una reunión contigo rellenará los campos apropiados: nombre, teléfono, e-mail, motivo de la reunión y Appointlet te pedirá por e-mail que confirmes la reunión.

Puedes poner un enlace a Appointlet en tu web o blog, como he hecho yo en el botón para concertar reuniones en la sección "Contacto" de la web de Artáiz Asesoría Tecnológica. Te invito a probarlo:


El calendario de Google tiene muchas más opciones, que te invito a descubrir y compartir con el resto de lectores. Que los disfrutes.

domingo, 16 de noviembre de 2014

Reduce el tamaño de tus ficheros PDF de forma rápida y gratuita

Mi tío Emilio, que ahora tiene tiempo para disfrutar de Internet, me ha dado a conocer una herramienta recomendada por la web de Microsiervos que permite reducir, de forma gratuita, el tamaño de los documentos PDF sin perder, aparentemente, calidad.
Muchas veces, cuando generamos un PDF desde cualquier programa terminamos con un fichero enorme, de varios Mb de tamaño, que no es demasiado adecuado para enviar por e-mail. Si hemos incluido fotografías o gráficos, el tamaño del PDF tiende a ser enorme.
Y aquí es donde esta utilidad, llamada SmallPDF (PDF pequeño) cumple su trabajo de maravilla. He probado con archivos de diferentes tamaños y consigue diferentes niveles de compresión, dependiendo del contenido de fichero, pero casi siempre se obtiene un importante ahorro de espacio. En algunos casos los ficheros han quedado en un 10% de su tamaño original.
Para utilizar la herramienta no hay que instalar ningún programa, ni registrarse en ninguna página, ni recordar nombres de usuario o contraseñas. Simplemente visitas la página smallpdf.com y sueltas ahí el fichero a comprimir. En unos segundos el fichero es enviado y comprimido, ofreciéndote la opción de descargarlo a tu equipo o de dejarlo directamente en tu buzón en Dropbox o Google Drive. Como la operación de compresión se hace en la nube, no depende de la potencia de cálculo de tu ordenador y es un proceso muy rápido.
Otra ventaja de ser una herramienta en la nube es que se puede utilizar desde cualquier dispositivo, independientemente de si es Windows, Mac o Linux. Y para más seguridad, los ficheros se borran al cabo de una hora después de ser procesados.
Pero ¿por qué es interesante que un PDF ocupe el menor espacio posible?. Hay muchas razones, pero las más obvias quizás sean que un PDF más pequeño ocupa menos espacio en tu disco duro, tarda menos tiempo en enviarse y recibirse por correo electrónico y tarda menos tiempo en abrirse e imprimirse. Si lo vas a subir a tu página web, también ocupará menos espacio de alojamiento y tus visitantes tardarán menos tiempo en leerlo o descargarlo. Como ves, todo son ventajas.
Y la misma página también ofrece otras interesantes herramientas gratuitas que permiten convertir entre JPG y PDF, unir, separar y desbloquear PDFs y convertir a PDF documentos de Office (Word, Excel y Powerpoint).
Si quieres agradecer el servicio, la página te invita a donar tres dólares en Paypal o a donar bitcoins, pero es algo totalmente voluntario. Gran invento, si señor. Gracias, tío.

viernes, 10 de octubre de 2014

Cómo cambiar de ERP y no morir en el intento

El ERP es la columna vertebral de las herramientas de gestión en una empresa. Las siglas ERP corresponden a Enterprise Resource Planning, que se puede traducir como Planificador de Recursos Empresariales y trata de integrar en una única herramienta toda la información necesaria para la correcta gestión de la empresa.
Hasta hace no mucho, sólo las grandes empresas podían plantearse la implantación de un ERP, debido a su alto precio y a las exigencias de tiempo y personal requeridas para su implantación, pero hoy en día existen soluciones al alcance de cualquier proyecto e incluso autónomos que trabajan solos se están aprovechando del uso de un ERP a la hora de llevar la gestión de una empresa.
Porque si en cualquier empresa siempre es importante ahorrar tiempo y ser eficiente, más lo es cuando uno trabaja solo y lo tiene que hacer todo. Cualquier ahorro de tiempo que logremos se traduce rápidamente en una mayor eficacia.
Muchas veces los proyectos empresariales empiezan con herramientas de una potencia muy limitada, suficientes para un primer momento, pero que se van demostrando claramente insuficientes según la empresa crece, la complejidad del negocio aumenta y se incorpora más personal.
Llega entonces el tan temido momento de cambiar de herramienta de gestión, momento doloroso por el que han pasado muchas empresas, que a menudo se sabe cuando empieza pero no cuando acaba, que acaba desesperando a los diferentes departamentos de la empresa, en el que siempre surgen problemas, que monopoliza los recursos del departamento de informática hasta tal punto que todos los demás proyectos, muchos de ellos vitales para el normal crecimiento de la empresa, quedan pospuestos… si has pasado por un cambio de ERP en tu empresa, ya sabes de lo que estoy hablando.
Escoger el ERP al que vamos a cambiar porque la empresa ha crecido es una decisión trascendental, porque a menudo supone un matrimonio a largo plazo e implica la dedicación de importantes recursos tanto en forma de tiempo como de personal.
Y uno de los problemas que se encuentran las empresas es que durante el proceso de cambio, que a veces se prolonga durante meses o años, están a caballo entre varias herramientas: el ERP o programa de gestión que se usaba hasta ese momento y el nuevo, que todavía no abarca todos los procesos de la empresa. No pueden dejar de usar el antiguo y tampoco pueden usar el nuevo para todo. Como puedes imaginar, esto provoca desajustes, problemas, errores de procedimiento, retrasos en atención al cliente y muchos otros problemas.
Pero por suerte existe una herramienta que está revolucionando la toma de decisiones en las empresas, llamada QlikView, que permite crear cuadros de mando para el análisis del negocio con gran rapidez y a un coste muy inferior a otras herramientas de Business Intelligence. Y en este escenario de cambio de ERP puede ayudar a suavizar en gran medida el proceso de transición, evitando que el cambio de ERP afecte negativamente al funcionamiento de la empresa.
Una de las características de QlikView es que es capaz de integrar datos procedentes de diferentes orígenes. Así, nos puede mostrar en un único cuadro de mando datos del programa de gestión que la empresa ha utilizado hasta ahora y también datos del  nuevo, con lo que no se produce una ruptura en el análisis de la información.
Con su gran flexibilidad y potencia de análisis, QlikView permite búsquedas en tiempo real por cualquier aspecto que nos interese (mercados, clientes, comerciales, productos, fechas, delegaciones… ) sin necesidad de haber creado esos informes en cada una de las aplicaciones y sin tener que sacar manualmente datos a Excel para su interpretación mediante complejas fórmulas (escenario en el que siempre existe la posibilidad de cometer un error y tomar decisiones estratégicas basadas en datos erróneos).
También es capaz de integrar datos en tiempo real capturados de forma automática de Internet, como el precio de materias primas o costes salariales, por ejemplo, para poder hacer todo tipo de escenarios. Por ejemplo, ¿poder calcular cliente a cliente la rentabilidad en el caso de subida de precio de una materia prima que hemos de utilizar? O familia a familia de producto, o por cualquier otro parámetro que queramos analizar.
Disponer de esta herramienta como QlikView no sólo ahorra a la empresa ingentes cantidades de tiempo. Nos permite anticiparnos a los acontecimientos y tomar medidas con gran rapidez dado que tenemos la posibilidad de analizar cualquier área de la empresa sin depender de que alguien nos prepare informes o listados.

viernes, 25 de julio de 2014

¿Por qué muchas empresas no valoran lo que les aporta la informática?

El título de este artículo viene a cuento de varias experiencias que hemos vivido con clientes en los últimos meses. Vamos viendo que las empresas van cambiando su percepción de la situación actual y van abriendo, aunque tímidamente, el grifo de las inversiones. Cuando cualquier empresa se plantea una mejora en sus herramientas informáticas, por supuesto el precio es un factor importante, pero no debería ser el más importante.
Cualquier herramienta informática puede aportar al funcionamiento de la empresa un valor añadido que le puede permitir dar un salto de calidad en muchas áreas: gestión, atención al cliente, eficiencia del tiempo… y esto no aparece en los números de la operación.
Hay empresas que estos aspectos los tienen claros y los valoran; no se quedan exclusivamente en las cifras del presupuesto. Pero otras muchas no son capaces de ver más allá del precio y es una pena porque están renunciando a herramientas que les permitirían dar un salto cualitativo en su forma de trabajo y de verdad que algunas lo están pidiendo a gritos (aunque nadie dentro de la empresa escuche esos gritos).
Con nuestra solución de Voz sobre IP lo hemos visto unas cuantas veces. Hacemos a la empresa un estudio de lo que se va ahorrar en telefonía eliminando líneas y utilizando operadores de VoIP por Internet, y también le explicamos las ventajas tecnológicas que va a conseguir: facilidad en la localización de personas, integración con sus programas, mejor atención al cliente, posibilidad de grabación de llamadas, operadora virtual con múltiples reglas por extensión, horarios, número de origen, número llamado, multiconferencia, videoconferencia, estadísticas de tiempos de uso por departamento o cliente, incorporación de nuevas prestaciones cada pocos meses, etc, etc…
Sin embargo, algunos clientes sólo se quedan con el precio, hablan con su operadora de toda la vida y logran que les rebaje su consumo telefónico hasta igualar el que lograrían utilizando VoIP. Y a cambio de casarse con su operadora actual por un ahorro a corto plazo, renuncian a ventajas tecnológicas que mejorarían radicalmente su forma de trabajo.
Hagamos un símil en el mundo de los coches:
Tienes un coche que consume 8 litros a los 100 km. Te ofrecen un modelo de última generación con interesantes novedades: alerta de cambio de carril, visor nocturno, frenada de emergencia, completo equipamiento multimedia, comunicaciones integradas, GPS y todas las virguerías que llevan hoy en día los coches de última generación, y además consume sólo 3 litros a los 100 km.
Hablas con tu concesionario y te ofrecen colocarte un aparatito que hace que tu coche actual consuma también 3 litros a los 100 km.
¿Tú que harías? ¿Te cambiarías de coche por una muy reducida cuota mensual o seguirías con tu coche de hace unos cuantos años renunciando a toda la tecnología disponible que va a hacer que tus viajes sean mucho más cómodos?

sábado, 31 de mayo de 2014

¿Cómo saber cuándo ha llegado la hora de renovar nuestro smartphone?

El ser humano es, de natural, resistente al cambio. Cambiar costumbres, hábitos, lugares a los que vamos (nuestro bar de siempre, el sitio al que la familia va todos los años de vacaciones… ) nos cuesta mucho. Y cambiar de equipo tecnológico, ya sea el ordenador, ya sea el smartphone, a veces nos da mucha pereza.
En parte es natural, porque un cambio de este tipo conlleva a menudo un tiempo de adaptación a nuevas formas de manejo, y siempre obliga a dedicar un tiempo a reinstalar aplicaciones, configurar programas como los teníamos, pasar datos del equipo que se va a desechar…
Pero a veces hay claros síntomas que nos indican que ha llegado el momento:
1. El smartphone no arranca o tiene graves problemas:
Si el terminal no funciona está claro que debemos buscar una alternativa. Si funciona tan mal que nos hace perder un montón de tiempo en cualquier uso, también debemos valorar si no ha llegado el momento de cambiarlo.
2. El smartphone tiene limitaciones de memoria, velocidad, pantalla:
Según el uso que le demos, es posible que estemos apurando las prestaciones del terminal. El equipo funciona pero continuamente nos da avisos de que la memoria está llena o tiene una pantalla tan pequeña que no nos permite usar determinadas aplicaciones. O quizás queremos utilizar aplicaciones que necesitan más velocidad de procesador o de tarjeta gráfica (si algo va a saltos en pantalla, suele ser un síntoma de esto).
3. El sistema operativo se ha quedado obsoleto o es inseguro:
Si el sistema operativo del smartphone se queda antiguo, puede haber nuevas aplicaciones que ya no funcionen con él. También es posible que surjan nuevas amenazas que no estén cubiertas por parches ya que el fabricante considera que todo el mundo tiene que actualizarse a nuevas versiones y no merece la pena perder el tiempo en desarrollar para versiones antiguas.
4. Novedad tecnológica que compensa el cambio:
Si utilizamos el smartphone para alguna función concreta que otros terminales hacen mucho mejor, quizás haya que valorar el cambio. Un ejemplo es la velocidad de conexión a Internet. Si utilizamos el smartphone para dar acceso wifi a otros dispositivos, es más que probable que nos merezca mucho la pena tener un terminal con 4G.
Por cierto, recuerda que el equipo que se abandona, incluso aunque no arranque, no se puede tirar tal cual a la basura. Por una parte, porque contiene materiales altamente perjudiciales para el medio ambiente, así que su destino será un punto limpio o centro de reciclaje. Pero antes de llegar a ese lugar, tienes que asegurarte que los datos personales o de empresa que contiene son eliminados sin ninguna posibilidad de ser recuperados por otra persona.

lunes, 17 de marzo de 2014

¿Por qué es mejor tener una web que una página en Facebook?

A menudo me preguntan si no es suficiente para un emprendedor o empresa con tener una página en Facebook. Cada cual tendrá que valorarlo, pero en general mi respuesta en no, por una serie de razones que enumero a continuación (si no estás de acuerdo, estaré encantado de razonar -que no discutir- sobre ellas).
No estoy diciendo que no tengas que tener página en Facebook. Nosotros tenemos en Artáiz Asesoría Tecnológica tanto página web como página en Facebook y a menudo hay enlaces cruzados entre ellas.
Dependiendo del tipo de público al que dirijas tus productos y servicios, una página en Facebook puede ser interesante y facilitará el diálogo y la comunicación con clientes, pero nunca sustituirá a tu propia web.
¿Por qué?
Razón 1: Control
En tu página web controlas la información que aparece. En Facebook no. Cualquier persona puede aportar contenidos a tu página o poner comentarios negativos.
Otra razón importante es que en cualquier momento te puedes quedar sin página. No puedes apostar como canal de promoción (y muchas veces es la primera impresión que tus clientes reciben de ti o de tu empresa) a un soporte que en cualquier momento puede ser cerrado si Facebook considera que no estás cumpliendo sus condiciones.
También hay ciertas cosas que no vas a poder hacer, como organizar concursos o promociones, a riesgo de que Facebook los considere inapropiados.
Razón 2: Imagen profesional
Si quieres que tu empresa sea tomada en serio, tienes que tener tu propia web con tu propio dominio. Un dominio es una inversión muy económica y es un paso obligatorio para cualquier empresa. Las cuentas gratuitas de Gmail, Yahoo, MSN y similares están muy bien para uso particular, pero para una empresa hay que contratar un dominio, alojar los contenidos en una web bajo ese dominio y tener cuentas de correo también basadas en el mismo dominio.
Razón 3: Optimización de contenidos
En tu propia web vas a tener total libertad para organizar la información como te guste, crear los menús y categorías que quieras, incorporar banners y otros elementos con enlaces a otros sitios que consideres interesantes. Además vas a poder optimizar palabras claves para ser mejor indexado por Google y otros buscadores.
En Facebook la propia naturaleza de sus páginas hace difícil crear una estructura de información lógica para los visitantes que acuden por primera vez a la página y no tenemos apenas posibilidades de aplicar estrategias SEO.
Razón 4: Persistencia de la información
Los contenidos en Facebook van “cayendo” a la parte inferior de la página según publicas nuevos contenidos. De esa forma, si quieres destacar algo tienes que estar publicándolo continuamente, lo que llegará a aburrir a tus seguidores.
Seguramente se te ocurrirán más razones, pero confío en que éstas te hayan permitido ver por qué tu empresa o proyecto tiene que tener su propia web. Hoy en día existen soluciones muy económicas -e incluso gratuitas- así que el coste no es excusa.

lunes, 17 de febrero de 2014

¿Por qué la Voz sobre IP es la mejor solución de telefonía para cualquier empresa?

En la historia de la tecnología ha sucedido muchas veces. Productos que tenían una presencia casi universal, de los que a su vez dependían negocios ligados a esos productos, desaparecen casi de la noche a la mañana.
La tecnología es así: de repente alguien inventa un producto que supone un cambio radical y en lugar de ser un avance gradual, aporta tantas ventajas que el mercado apuesta por él de forma masiva. Incluso los potenciales compradores del producto que se está quedando obsoleto se suben al carro del nuevo producto antes que comprar algo que, pese a solucionar sus necesidades, ven que pronto va a quedar en fuera de juego.
Un ejemplo muy claro y cercano lo tenemos en los videos domésticos. Hace diez años, por poner una fecha, prácticamente el 100% de los hogares tenían un video. Muchos usuarios jamás llegaron a sacarle partido y era muy frecuente encontrarse el reloj del video parpadeando porque se había ido la luz y nadie sabía configurar de nuevo la hora.
Aunque todavía existen en muchos hogares, aunque es cierto que con un uso cada vez más marginal, apenas se venden ya equipos de video domésticos. El DVD arrasó en el mercado como sistema de reproducción por su superior calidad, posibilidades, duración del soporte, ausencia de problemas, etc y los discos duros han reemplazado a la función de grabación de los videos domésticos.
Hoy en las empresas ocurre lo mismo con los sistemas telefónicos. Durante décadas, cualquier empresa que tuviera varias líneas tenía que comprar una cara y complicada de configurar centralita y a menudo pasar por el peaje de comprar extensiones de la misma marca.
Hoy en día el sistema telefónico de una empresa que quiera funcionar de forma eficiente se basa en soluciones informáticas que son más flexibles, baratas y potentes que una central telefónica. Utilizando los protocolos de red, la llamada Voz sobre IP (VoIP) permite integrar los equipos informáticos con el sistema telefónico para dotar de unas prestaciones increíbles hace unos años a cualquier empresa.
Si te preguntas qué puede aportar la Voz sobre IP a tu empresa, he aquí algunas de sus ventajas:
1. Integración con el sistema informático:
Es posible realizar y recibir llamadas desde los ordenadores y también se puede utilizar un teléfono IP similar a tu teléfono actual, pero que está comunicado con el ordenador, permitiendo marcar desde el navegador web, el programa de contactos o la aplicación de gestión. Ahorra tiempo y no vuelvas a equivocarte marcando. Al recibir una llamada, el ordenador puede abrir de forma automática la ficha de la persona que está efectuando la llamada.
2. Ahorro de costes:
Al utilizar la conexión a Internet, podemos prescindir de líneas adicionales, que tienen un coste mensual elevado. Además el sistema permite utilizar aquel operador de Voz sobre IP que más nos interese en cada momento, logrando ahorros de hasta el 90% en el consumo telefónico.
3. Eficiencia en la localización de personas:
La solución permite saber si una persona está en su puesto, localizable en su smartphone o no quiere ser molestada. Si una empresa tiene varias oficinas o delegaciones, cualquier persona de una de ellas puede llamar directamente a cualquier persona de la otra, sin pasar por centralitas ni operadoras, y sabiendo de antemano si está o no en su puesto.
4. Facilita el teletrabajo:
Cualquier empleado puede tener un teléfono IP en su casa, conectado a su banda ancha. Para el sistema será una extensión más, que tendrá las mismas posibilidades que las extensiones ubicadas en la propia empresa.
5. Integración de smartphones:
Si la empresa utiliza smartphones, se puede utilizar la cuota de datos o una red wifi para hacer y recibir llamadas a través de la centralita IP. Desde el smartphone podemos saber qué usuarios están operativos.
6. Libertad en la elección del operador:
Sólo es necesario disponer de conexión a Internet. Nos da igual qué operador dé el servicio. Las llamadas a la red telefónica se configuran para utilizar cualquier operador de VoIP, con el objetivo de aprovechar las tarifas más baratas.
7. Libertad en la elección de equipos:
A diferencia de las centralitas basadas en hardware, no obliga a utilizar teléfonos ni aparatos de una marca concreta, teniendo así una gama mucho más amplia de opciones.
8. Aprovechamiento del equipamiento existente:
Si es necesario o conveniente, se pueden aprovechar los teléfonos existentes, aunque no tendrán las mismas prestaciones que los teléfonos IP.
9. Facilidad de instalación:
Se instala en un servidor Windows, así que no requiere conocer un entorno nuevo como Linux, y es fácilmente integrable en el resto de la instalación informática de la mayoría de empresas. Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo así un rápido despliegue.
10. Posibilidad de grabación de llamadas:
Siempre que informemos de ello es posible grabar todas las llamadas. Podemos así analizar la forma en que se atiende a los clientes, cómo se cierra una venta o aclarar un malentendido.
11. Operadora virtual:
Facilita a tus interlocutores hablar con la persona correcta. La operadora virtual es capaz de atender varias las llamadas entrantes al mismo tiempo. Desvía a la operadora “humana” sólo aquellas llamadas que realmente necesitan ser atendidas por un ser humano.
12. Fácil multiconferencia:
Olvídate de complicadas secuencias en el teclado para establecer multiconferencias. Arrastra en pantalla para crear una comunicación entre todos los usuarios que quieras.
13. Rutas por uso, fechas y horas:
Configura fácilmente cómo se enrutan las llamadas, desvía llamadas de unos teléfonos a otros (o incluso de una delegación a otra) si la extensión está en uso, no contesta o está de fiesta. Configura también diferentes normas en función de la hora del día, ajustándose al horario de cada departamento u oficina.
14. Mejora en la atención al cliente:
Evita a tus clientes tener que esperar a ser atendidos oyendo molestas melodías. Puedes configurar la solución para que si, pasados unos segundos, nadie ha atendido la llamada, se ofrezca a quien nos llama la posibilidad de colgar y ser llamado en cuanto su interlocutor quede disponible. El sistema respeta el turno de esa llamada en la cola de llamadas y cuando le tocaría ser atendida, devuelve la llamada y establece la comunicación.
15. Información para la toma de decisiones:
Podrás conocer el tiempo medio de espera de tus clientes y cuantas llamadas recibes, permitiéndote así tomar decisiones en el tamaño de tu equipo de atención al cliente.
16. Recepción de faxes por email:
Aunque cada vez menos, el fax se sigue usando. Pero recibir faxes en papel es caro y poco seguro (cualquier persona puede leer el contenido de un fax recibido en la empresa). Con una centralita IP se pueden recibir los faxes como fichero PDF en la dirección electrónica que se indique. Si es necesario se pueden imprimir o reenviar por correo electrónico a la persona que corresponda.
17. Recepción de mensajes de voz por email:
Si no es posible establecer comunicación con una persona, es posible dejar un mensaje que llegará por e-mail como fichero adjunto de audio. Olvídate del buzón de voz.
18. Fácil crecimiento:
Al ser un programa, no es necesario comprar tarjetas de líneas ni extensiones. No existe límite al crecimiento del sistema telefónico.
19. No queda obsoleta:
La solución recibe frecuentes actualizaciones, incorporando nuevas prestaciones por sugerencias de los clientes. El sistema de comunicaciones de tu empresa no se quedará así obsoleto (como les ocurre a las centralitas tradicionales).
20. Tranquilidad frente a averías:
Imáginas el trastorno si tu centralita actual se avería. Con una solución IP puedes tener una copia de seguridad de todo el sistema y, en caso de avería del ordenador, en minutos puede estar en marcha en otro ordenador. También es posible instalarlo en una máquina virtual, para mayor seguridad.
21. Soporte remoto:
Podemos realizar cualquier cambio en la configuración de forma remota y rápida, sin necesidad de pagar desplazamientos de un técnico.
22. Ayuda a la formación y supervisión de nuevos empleados:
Con el modo "susurro", un supervisor puede estar escuchando y supervisando la forma en que un nuevo empleado atiende, por ejemplo, a los clientes, y al tiempo dándole consejos que sólo oye el empleado; no el cliente.
23. Imputar costes a determinadas extensiones
Es posible traspasar los gastos de llamada a determinadas extensiones, secciones de la empresa o, en establecimientos hoteleros, a los clientes.

24. Sin inversión inicial y ahorro desde el primer mes:
La solución, incluyendo todo el equipamiento necesario (servidor Windows, SAI, software, teléfonos… ) se puede financiar por renting. En la mayoría de ocasiones el ahorro en costes fijos sumado al ahorro que se obtiene al utilizar operadores de VoIP es mucho mayor que la cuota del renting, con lo que disfrutar de todas estas ventajas le sale a tu empresa por 0 euros.
¿Te hace falta algo más para convencerte de pasar a la Voz sobre IP?

jueves, 30 de enero de 2014

Os regalo mi idea de negocio: el tecno personal-shopper

La idea me la dio el otro día la combinación de mi visita a una gran superficie con el comentario del autor de un blog que suelo seguir.
Resulta que estaba yo en la susodicha superficie a la que, según su publicidad, suelen ir clientes con un determinado cociente intelectual y vi que había mucha gente esperando a ser atendida. Iban vagabundeando de pasillo en pasillo sin tener muy claro lo que buscaban y las características de las cosas que encontraban (bastaba pararse un segundo a escuchar los comentarios de aquellos que iban en grupos de dos o tres personas).
Si los clientes eran ya de una cierta edad y, por lo que se podía deducir, de un nivel tecnológico digamos que escaso, eran presa fácil del vendedor, que cuando les tocaba el turno de ser atendidos les colaba sin el menor pudor la pantalla más grande o el equipo más potente, claramente muy por encima de las necesidades del potencial comprador.
Y a mí me recorría un escalofrío al pensar que, al llegar a su casa, aquellos pobres iban a tener que pelearse con protocolos de red, puertas de enlace, direcciones IP, actualizaciones de bios, reglas en el cortafuegos, los drivers… vamos, que ni por casualidad iban a ser capaces de poner en marchar aquello que acaban de comprar.
Hace años me presentaron a una persona cuyo trabajo era personal shopper. Su labor consistía en ayudar a encontrar su vestuario a personas que carecían del tiempo necesario para ir de tiendas. Conocía a los vendedores, que le avisaban cuando llegaba una determinada prenda o una nueva colección, le daban un trato preferente e incluso precios especiales.
Uniendo dicho concepto a la situación vivida en la tienda se me ocurrió que podría ser una idea de negocio interesante el tecno personal shopper. Es decir, alguien que ayuda a las personas con escasos conocimientos a comprar aquellos aparatos que cumplan sus requerimientos, les acompaña a las tiendas adecuadas, les recomienda marcas y modelos y luego les ayuda a poner en marcha sus compras en sus domicilios.
Sería similar a ese amigo que puede realizar esa labor, pero no siempre tienes un amigo así, y al amigo le puedes pedir su implicación hasta cierto punto (tampoco conviene abusar de los amigos que entienden de estas cosas) y si luego surge un problema, te puedes quedar sin solución y sin amigo.
Por supuesto, este personal shopper tiene que estar al tanto de las novedades, conocer qué productos y marcas ofrecen las mejores relaciones precio-prestaciones, qué tal funciona su servicio técnico, si publican actualizaciones de sus productos… Esto es algo que ya hacen muchas personas por pura afición a la tecnología, así que sería una oportunidad para sacar partido de su afición y su conocimiento. Es un poco como la labor que nosotros hacemos con las empresas pero dirigido a usuario particular.
Espero que a alguien le haya dado ideas y se anime a intentarlo.

miércoles, 8 de enero de 2014

Appointlet: una herramienta gratuita para concertar reuniones

Si tienes la sensación de perder mucho tiempo para conseguir quedar con una persona, Appointlet es una herramienta que te puede ayudar mucho.
A veces lograr quedar con alguien, sobre todo con alguien con quien no logramos hablar por teléfono, se convierte en una sucesión de correos diciendo cuándo te viene bien y cuando te viene mal quedar. En estos casos, y también en muchos otros, Appointlet simplifica el proceso de concertar una reunión.
¿Cómo funciona?
Appoinlet enseña a la otra persona los huecos que hay en tu calendario de Google (que puedes tener sincronizado de forma automática con tu smartphone). Enseña las horas disponibles dentro de los rangos de días y horas que tú hayas marcado como seleccionables, pero no enseña los detalles de las citas que ya tienes fijadas. Es decir, la otra persona sólo ve huecos para elegir el que le venga mejor, pero no sabe con quién has quedado en otros momentos.
Cuando esa persona selecciona un día y hora para una reunión, Appointlet te puede mandar un correo para que lo confirmes o puede reservarlo directamente en tu agenda (esto dependerá de cómo configures tu cuenta gratuita).
Una vez fijada la reunión, ese tiempo ya queda como ocupado en tu agenda (lo ves tanto en el calendario de Google en la web como en tu smartphone si lo tienes sincronizado en tiempo real), de tal forma que ya no se ofrece a ninguna otra persona. Tanto esa persona como tú recibís un correo confirmando la reunión y todos los detalles de la misma (lugar, asunto a tratar, datos de contacto… ).

Appointlet muestra las horas libres en tu agenda.

Appointlet también puede servir para reservar servicios profesionales (por ejemplo, un dentista puede permitir que sus clientes reserven directamente su cita de entre las horas libres).
La versión gratuita es muy potente y válida para la mayoría de usuarios (sin límite de reuniones concertadas), pero existen varias versiones de pago con diferentes opciones: por ejemplo, realizar un cobro si hemos de facturar por ese tiempo con la persona que reserva o reservar con varias personas de tu empresa, contrastando el calendario de cada una de ellas, o diferentes tipos de servicios de diferente duración o tipo.
Si el contacto anula la reunión a través de Appointlet, te llegará un correo avisándote de este cambio.
El servicio está disponible en castellano (desde Artáiz Asesoría Tecnológica hemos ayudado a traducirlo) y también puede enviar un recordatorio de la cita a la otra persona para evitar olvidos.
Una opción muy interesante es colocar el enlace a Appointlet en tu página web para facilitar que las personas que la visitan y encuentren tus contenidos interesantes, directamente puedan concertar una reunión contigo.
Desde que la usamos, hemos ahorrado mucho tiempo en tratar de concertar reuniones. A los clientes les es más fácil concertar la reunión en el momento en que les viene bien y, de paso, es una forma no molesta de proponer una reunión: si la otra persona no tiene interés, no atiende tu invitación, pero si ves que concierta la reunión, es una clara indicación de que hay interés por su parte en reunirse contigo.
Confío en que la encuentres interesante y práctica.

sábado, 28 de diciembre de 2013

Consejos para conseguir clientes cuando no te conoce nadie

Cuando alguien comienza su proyecto se tiene que enfrentar a múltiples desafíos, y uno de los más importantes es cómo lograr visibilidad para su empresa.
Puedes tener una idea genial, un producto atractivo a un precio interesante, un servicio de calidad y una atención al cliente rayando en el cariño, pero si no logras que tu potencial cliente oiga hablar de ti, no sirven absolutamente de nada.
Te aburrirás viendo cómo pasan los días y toda tu ilusión se va viniendo abajo porque hablarles del proyecto a los amigos, familiares y vecinos no ha generado llamadas de teléfono ni peticiones de información.
Y si encima estás arrancando con pocos medios económicos, la situación todavía se puede hacer más desesperante. Por eso me gustaría darte algunas sugerencias para lograr que tu idea llegue a tus potenciales clientes. Además la mayor parte de ellas las podrás poner en práctica sin que te cueste un euro.

1. Demuestra que dominas tu área profesional escribiendo artículos en blogs que puedan ayudar a otras empresas o emprendedores. 
2. Cuando escribas algo, anuncia su publicación en las redes sociales. Dependiendo de si te diriges a un publico empresarial o a un público particular deberás elegir las redes sociales a utilizar: Facebook es el rey si te diriges a un público particular y Linkedin si te estás dirigiendo a empresas y profesionales.
3. Piensa en cómo sacar más partido de las redes sociales: participa en foros, opina, aporta tu punto de vista pero siempre desde una visión de sumar, de aportar contenidos que puedan atraer a potenciales clientes que comprueben que dominas tu área profesional. Si consideras que alguien está equivocado, discrepa pero con educación y con argumentos.
4. Participa en encuentros de networking y en presentaciones de nuevos proyectos. Es muy posible que detectes oportunidades de negocio y ganarás visibilidad. Ten en cuenta que tienes, concentrados en una misma sala, a un buen puñado de potenciales clientes o de gente que tiene muchos contactos y pueden darte referencia de potenciales clientes.
Supera la timidez, que es normal al principio, y preséntate a todos aquellos que creas que pueden estar interesados en tus servicios. Entrega tarjetas de visita y quédate con las que te den, para escribirles luego proponiendo un encuentro para explicar en detalle tus productos o servicios y las ventaja que pueden proporcionar si te contratan.
Llamar la atención entregando algo original hará que te recuerden más, pero incrementa el presupuesto, así que lo habitual será entregar tu tarjeta. Ten en cuenta que si no entregas nada, después de contigo una persona puede hablar con otras 25 y olvidarse de ti por completo.
Obtener la tarjeta de tu potencial clientes es muy importante, porque ahí seguro que están bien escritos su e-mail y su teléfono. Apunta en ellas algún dato relevante que te hayan dado: si están interesados en un servicio concreto, si tienen algún problema a resolver, si te ha recomendado otro cliente… Te facilitará establecer el contacto posterior.
5. Si puedes dedicar un pequeño presupuesto a márketing, haz publicidad en Google. Hoy es el rey. Además te regalan saldo al comienzo tras una muy pequeña inversión. Si de momento te limitas a tu zona de residencia, restringe la publicidad para que Google no se la enseña a visitantes de otras regiones o países.
6. Escribe un boletín y ofrece enviárselo gratuitamente a cualquier contacto que hagas, tanto electrónico como en persona.
Cada vez que lo envíes, le estarás recordando, amablemente, que estás ahí y que quizás pensó en llamarte pero no lo hizo finalmente.  Luego, cada cierto tiempo, sin abusar, escribe el boletín con noticias sobre tu proyecto, referencias de artículos interesantes, ideas para poner en práctica, ofertas…
7. Lleva un control de contactos realizados, llamadas pendientes… hacer contactos y luego no seguirlos es perder tu tiempo y tu dinero. Si quedas en llamar a alguien a los pocos días y esa persona no recibe tu llamada, no verá seriedad en trabajar contigo. Siempre que quedes en llamar o mandar una información, hazlo.
8. Ten una página web profesional, con tu dominio y con todos tus datos de contacto. Si trabajas desde casa, pon tu dirección de casa pero pon una dirección física, si trabajas desde un coworking, pon su dirección, pero una empresa sin dirección física no transmite confianza. Si pretendes conseguir clientes, tienes que contar con un dominio y una página web, porque es lo primero que va a mirar cualquier empresa que concierte una visita.
9. Crea unos procedimientos a seguir tras un contacto en un evento, tras una visita a puerta fría, tras enviar un presupuesto, tras un contacto en las redes sociales… Que llamar a un potencial cliente no dependa de que te acuerdes, sino porque toca y está programado y apuntado. Así no tendrás que pensar qué hacer tras una visita. Ten preparado además el texto a decir y ensáyalo. Tiene que contener los elementos suficientes para despertar el interés de quien recibe tu llamada y lograr pasar el filtro de la telefonista hasta lograr hablar con la persona que tiene capacidad de tomar decisiones.
Confío en que estas ideas te ayuden a lograr llegar a más clientes, permitan que hagas ventas y puedas dedicar un presupuesto a márketing que, por supuesto, puedes combinar con estas ideas.

miércoles, 18 de diciembre de 2013

Cinco ideas para gastar menos papel en tu empresa

A todos nos gusta el papel, hemos crecido con él, desde la guardería pasando por el colegio, haciendo los deberes en casa… cualquier acción intelectual que implicara escribir o tomar notas ha estado asociada, a lo largo de los años, al uso del papel.
Muchas personas, cuando tienen que tomar una decisión, necesitan escribir los datos o puntos principales en un papel o hacer un croquis, y es normal porque la memoria nos puede jugar malas pasadas y, como siempre se ha dicho, “lo que no está escrito, se lo lleva el viento”.
Pero las reglas del juego han cambiado, las nuevas generaciones son ya nativos digitales y en las empresas hay que optar por la eficiencia. Hoy en día, el papel en la empresa conlleva, en la mayoría de los casos, elementos negativos. Veamos cuáles:
1. El papel es caro: No me refiero al precio propio del papel, que también, sino a todo lo necesario para gestionarlo: archivadores, impresoras y sus consumibles, grapas, clips, carpetas, bolígrafos…
2. El papel es lento: Cualquier procedimiento que requiera pasar por papel es mucho más lento que su equivalente electrónico: hay que imprimir, firmar, escanear, fotocopiar, archivar…
3. El papel es desorganizado: Encontrar un papel en una oficina plagada de ellos puede ser, a veces, una tarea imposible. Y además ese desorden es percibido por el cliente.
4. El papel ocupa lugar: A menudo habitaciones enteras llenas de archivadores que apenas se consultan.


Afortunadamente hoy en día existen numerosas herramientas al alcance de cualquiera para reducir al mínimo el contacto con el papel. Tú tendrás que decidir hasta que punto puedes o quieres llegar. Seguramente no podrás evitar tocar papel -a veces son otros los que te lo imponen- pero la aplicación de cualquiera de estas sugerencias te hará mejorar en tu día a día y en la calidad de tu trato con clientes, proveedores, colaboradores…
Idea 1:
No tomes notas en papel. Tomar notas en papel es un gesto habitual en cualquier empresa. Utiliza un smartphone para anotar citas directamente en el calendario o datos de contacto directamente en la agenda. Si tienes que tomar datos más extensos, utiliza una herramienta como Evernote en una tableta o un portátil. Toda esa información quedará registrada en Internet y sincronizada con el resto de equipos electrónico que puedas tener. Ya no tendrás que pasar a limpio los apuntes.
Idea 2:
Utiliza factura electrónica. Deja de enviar facturas en papel, que son caras y lentas, y pásate a la factura electrónica. Aparte del aspecto de modernidad que aporta a tu negocio, ahorrarás dinero, tiempo de impresión, ensobrado y archivo y tus clientes recibirán tu factura antes, con lo cual es posible que también te paguen antes.
Idea 3:
Si tienes que hacer firmar albaranes a tus clientes, utiliza una aplicación que recoja su firma en una tableta y prescinde del papel. Existen diferentes soluciones, muchas de ellas muy económicas y con respaldo legal. Te ahorrarás una montaña de albaranes para archivar.
Idea 4:
Escanea, escanea y escanea. Si recibes documentos en papel, escanéalos y archívalos de forma organizada, en carpetas por temas, por empresas, por proyectos… tú decides la organización. Aquí puede ser muy útil una herramienta como un gestor documental, pero todavía tienen un coste alto, así que de entrada quizás es mejor prescindir de él. Habrá ciertos documentos que deberás conservar por obligación legal, como las facturas que te lleguen en papel, pero muchos otros los podrás escanear y eliminar.
Idea 5:
Convierte los documentos a terceros a PDF. Si tienes que enviar presupuestos, folletos, catálogos… conviértelos a PDF para que tus destinarios puedan leerlos sin problema independientemente de los programas que usen. Existen numerosas herramientas gratuitas para crear PDFs desde cualquier aplicación. Si utilizas Windows, te recomiendo BullZIP PDF.
Si tienes más ideas, estaré encantado de compartirlas. Si puedes aplicar éstas, te aseguro que notarás un cambio radical en tu día a día y podrás concentrarte en las tareas más rentables y reducir el tiempo destinado a gestionar papeles.

viernes, 6 de diciembre de 2013

Por qué no quiero un iPAD

Al iPAD no le veo la gracia, la verdad. De hecho, no me motivan nada las promociones que hacen muchas marcas en las que regalan uno. No veo nada que no pueda hacer con un tablet Android que vale mucho menos, no te obliga a hacer ciertas cosas de la forma que Apple quiere y me deja usar mis dispositivos USB. 

Que no tendré una megapantalla retina del repatín… pues seguramente no, pero tampoco la necesito para nada. No soy precisamente un recién llegado a este mundo: mi acerqué a la informática con un Sinclair ZX Spectrum (esos cacharritos con teclas de goma que conectaban al televisor y que probablemente sean culpables de muchos llevemos gafas a estas alturas) :-) así que he pasado por todo tipo de aparatos y sistemas operativos. También he trabajado con MacOS y sin negar que Windows tiene sus fallos y sus flaquezas, prefiero la libertad y la diversidad.
Alguno me dirá que Linux es más libre, pero es un terreno para expertos; no para el gran público.
En mi trabajo, pues llevo un ultrabook con pantalla de 15,4″, que me da 7 horas de autonomía, que arranca Windows en 15 segundos y que me costó menos que un iPAD. Tengo que escribir muchas notas y si tengo que llevar una tableta y comerme media pantalla para sacar un teclado virtual, tener que mirar al teclado para escribir y tener una velocidad penosa… va a ser que no. Además tengo que mostrar programas de Windows.
Lo queramos o no, en las empresas y para trabajar, Windows sigue siendo el rey y ahí tiene su baza Microsoft, en facilitar la comunicación entre los servidores, los puestos de trabajo y las tabletas que pueden cumplir ciertas funciones en la empresa. Ahora, si siguen empeñados en llevar todo a la nube, igual se dan otro porrazo, porque en España las conexiones a Internet fuera de las grandes ciudades son más propias del tercer mundo que de una sociedad moderna y una conexión rápida a Internet es vital para ese escenario.
Algunas veces cuando yo abro mi portátil en una reunión alguno hace un comentario: ¿dónde vas con ese trasto?, me dicen. Al final de la reunión, cuando me lo han pedido prestado tres veces para escribir un texto largo o para contestar el correo electrónico o para entrar en esa web que usa Flash y su iPAD no entiende o porque tienen que enseñar una hoja de cálculo y en su pantallita no se puede ver todo a la vez o alguien les tiene que pasar un documento en un USB… ya se ríen menos :-)
Obviamente cada cual tendrá que valorar sus circunstancias y necesidades para elegir, dentro de su presupuesto, el equipo que mejor las cumpla. Por ahora, las mías las suple mejor un ultrabook con Windows que una tableta.

miércoles, 6 de noviembre de 2013

Ventajas de la firma electrónica en la empresa

Por nuestra experiencia visitando todo tipo de empresas, la percepción es que la firma electrónica sigue siendo una solución desconocida para la mayoría de ellas. Voy a intentar transmitir las ventajas que puede aportar en una empresa el uso de este elemento, que hoy en día debería ser tan habitual como el correo electrónico.

Es un poco largo pero quiero que entiendas todas las ventajas que puede aportarte. Todas las empresas que han integrado la firma electrónica en sus procedimientos han notado han notado un cambio radical a mejor en múltiples aspectos.

La idea es disponer de una herramienta de coste asequible (que no está hoy en día la cosa para grandes inversiones), de rápida implantación, que se entienda con vuestra actual aplicación de gestión, que ahorre tiempo, ahorre dinero y simplifique el trabajo. Todas estas condiciones se dan:

    Coste asequible: Desde 90 € / mes independientemente del número de envíos y firmas electrónicas. Según nuestras estimaciones, cualquier empresa que envíe por correo unas 50 facturas al mes ya se está gastando más dinero en el proceso.

    Rápida implantación: Normalmente está en marcha en el día, puesto que...

    Se entiende con la aplicación de gestión existente: La herramienta opera a partir del PDF que sustituye a la factura en papel. Es decir, se sigue utilizando el mismo programa para el trabajo. Simplemente se detiene el proceso en el momento de mandar las facturas a papel. Permite firmar  y separar masivamente documentos PDF. Por ejemplo, tenemos clientes que procesan PDF de 30.000 páginas. Nuestra aplicación las separa por cliente, las firma y las envía de forma automática por e-mail, enviando en el mismo momento a la impresora aquellas que no haya un e-mail al que mandar. Además trabaja con cualquier certificado (FNMT, Camerfirma, Firma Profesional) o con tarjetas criptográficas.

    Ahorra tiempo: la aplicación dispone de su propio sistema de envío de e-mail, mucho más potente que los programas habituales, que utiliza el servidor SMTP habitual de la empresa. Además ahorra el tiempo de impresión, doblado, ensobrado y también el dedicado a archivar las facturas en A-Z, dado que se guardan en formato electrónico. También acortamos el tiempo entre que le emisión de la factura y el momento en que la recibe el cliente.

    Ahorra dinero: coste de sello, papel, sobre, tóner. Cada factura que emite la empresa en papel le cuesta entre 1 y 2 € sumando estos elementos y el coste en mano de obra de la persona que realiza esta tarea.

    Simplifica el trabajo: Si hay que adjuntar albaranes u otros documentos con la factura, existen dos soluciones:
        - Solución tradicional: digitalizar todos los albaranes. Tenemos cliente que lo hacen y a otros se lo hacemos, dándoles ese servicio.
        - Solución avanzada: disponemos de unas tabletas con posibilidad de firma biométrica. Esto quiere decir que no se recoge sólo la imagen de la firma del cliente, sino también datos caligráficos como presión, trazo o velocidad. Esto permite su evaluación por parte de un perito en caso de necesidad. Entidades como Crédito y Caución han dado validez a este sistema equiparable a la firma en papel. Esta solución también es de fácil puesta en marcha: Se sigue utilizando el programa y en el momento en que se sacaría el albarán a papel, se envía a un PDF. Nuestra aplicación extrae de este PDF los datos de cliente, número de albarán, importe o los que se consideren necesarios y los muestra al cliente en la tableta para que firme en el mostrador. El cliente firma y esa imagen, junto con los datos biométricos, se incorpora al PDF, se firma digitalmente (para garantizar que no se altera a posteriori) y se saca una copia a papel que es la que el cliente se lleva con el material. No se saca copia del albarán para uso propio, ya que está en formato digital. Incluso se puede enviar por e-mail al cliente en el mismo acto.
    
En cualquiera de los dos casos, esos albaranes en PDF se incorporan de forma automática a las facturas electrónicas en el momento de la firma y el envío, de tal modo que el cliente recibe su factura junto con sus albaranes en un único documento y con total validez legal.

Además la aplicación se puede utilizar para otras funciones sin coste adicional: distribución de tarifas a clientes, mailings masivos, distribución de nóminas cifradas, pedidos automáticos a proveedores, etc...

La aplicación está en marcha en muchas empresas que hacen envíos masivos de documentación: asesorías, empresas de todo tipo para facturacion... y la solución de firma biométrica se usa también en entornos donde la seguridad es básica o en comercios con un elevado número de transacciones. Puedes un rápido ejemplo de funcionamiento de la factura electrónica el siguiente video:



Si quieres comprobar que todas estas maravillas son ciertas sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros desde esta página.Te ofrecemos la posibilidad de probarlo bajo la fórmula que denominamos "Riesgo cero". Se monta, se adapta a los procesos de tu empresa, lo prueba un mes y si no te convence, se desmonta y no se cobra nada: ni implantación, ni parametrización, ni formación ni, por supuesto, el programa. Pero estamos seguros de que comprobarás que las ventajas y beneficios son tan grandes que es muy improbable que decidas dejar de usar la firma digital.