sábado, 31 de mayo de 2014

¿Cómo saber cuándo ha llegado la hora de renovar nuestro smartphone?

El ser humano es, de natural, resistente al cambio. Cambiar costumbres, hábitos, lugares a los que vamos (nuestro bar de siempre, el sitio al que la familia va todos los años de vacaciones… ) nos cuesta mucho. Y cambiar de equipo tecnológico, ya sea el ordenador, ya sea el smartphone, a veces nos da mucha pereza.
En parte es natural, porque un cambio de este tipo conlleva a menudo un tiempo de adaptación a nuevas formas de manejo, y siempre obliga a dedicar un tiempo a reinstalar aplicaciones, configurar programas como los teníamos, pasar datos del equipo que se va a desechar…
Pero a veces hay claros síntomas que nos indican que ha llegado el momento:
1. El smartphone no arranca o tiene graves problemas:
Si el terminal no funciona está claro que debemos buscar una alternativa. Si funciona tan mal que nos hace perder un montón de tiempo en cualquier uso, también debemos valorar si no ha llegado el momento de cambiarlo.
2. El smartphone tiene limitaciones de memoria, velocidad, pantalla:
Según el uso que le demos, es posible que estemos apurando las prestaciones del terminal. El equipo funciona pero continuamente nos da avisos de que la memoria está llena o tiene una pantalla tan pequeña que no nos permite usar determinadas aplicaciones. O quizás queremos utilizar aplicaciones que necesitan más velocidad de procesador o de tarjeta gráfica (si algo va a saltos en pantalla, suele ser un síntoma de esto).
3. El sistema operativo se ha quedado obsoleto o es inseguro:
Si el sistema operativo del smartphone se queda antiguo, puede haber nuevas aplicaciones que ya no funcionen con él. También es posible que surjan nuevas amenazas que no estén cubiertas por parches ya que el fabricante considera que todo el mundo tiene que actualizarse a nuevas versiones y no merece la pena perder el tiempo en desarrollar para versiones antiguas.
4. Novedad tecnológica que compensa el cambio:
Si utilizamos el smartphone para alguna función concreta que otros terminales hacen mucho mejor, quizás haya que valorar el cambio. Un ejemplo es la velocidad de conexión a Internet. Si utilizamos el smartphone para dar acceso wifi a otros dispositivos, es más que probable que nos merezca mucho la pena tener un terminal con 4G.
Por cierto, recuerda que el equipo que se abandona, incluso aunque no arranque, no se puede tirar tal cual a la basura. Por una parte, porque contiene materiales altamente perjudiciales para el medio ambiente, así que su destino será un punto limpio o centro de reciclaje. Pero antes de llegar a ese lugar, tienes que asegurarte que los datos personales o de empresa que contiene son eliminados sin ninguna posibilidad de ser recuperados por otra persona.

lunes, 17 de marzo de 2014

¿Por qué es mejor tener una web que una página en Facebook?

A menudo me preguntan si no es suficiente para un emprendedor o empresa con tener una página en Facebook. Cada cual tendrá que valorarlo, pero en general mi respuesta en no, por una serie de razones que enumero a continuación (si no estás de acuerdo, estaré encantado de razonar -que no discutir- sobre ellas).
No estoy diciendo que no tengas que tener página en Facebook. Nosotros tenemos en Artáiz Asesoría Tecnológica tanto página web como página en Facebook y a menudo hay enlaces cruzados entre ellas.
Dependiendo del tipo de público al que dirijas tus productos y servicios, una página en Facebook puede ser interesante y facilitará el diálogo y la comunicación con clientes, pero nunca sustituirá a tu propia web.
¿Por qué?
Razón 1: Control
En tu página web controlas la información que aparece. En Facebook no. Cualquier persona puede aportar contenidos a tu página o poner comentarios negativos.
Otra razón importante es que en cualquier momento te puedes quedar sin página. No puedes apostar como canal de promoción (y muchas veces es la primera impresión que tus clientes reciben de ti o de tu empresa) a un soporte que en cualquier momento puede ser cerrado si Facebook considera que no estás cumpliendo sus condiciones.
También hay ciertas cosas que no vas a poder hacer, como organizar concursos o promociones, a riesgo de que Facebook los considere inapropiados.
Razón 2: Imagen profesional
Si quieres que tu empresa sea tomada en serio, tienes que tener tu propia web con tu propio dominio. Un dominio es una inversión muy económica y es un paso obligatorio para cualquier empresa. Las cuentas gratuitas de Gmail, Yahoo, MSN y similares están muy bien para uso particular, pero para una empresa hay que contratar un dominio, alojar los contenidos en una web bajo ese dominio y tener cuentas de correo también basadas en el mismo dominio.
Razón 3: Optimización de contenidos
En tu propia web vas a tener total libertad para organizar la información como te guste, crear los menús y categorías que quieras, incorporar banners y otros elementos con enlaces a otros sitios que consideres interesantes. Además vas a poder optimizar palabras claves para ser mejor indexado por Google y otros buscadores.
En Facebook la propia naturaleza de sus páginas hace difícil crear una estructura de información lógica para los visitantes que acuden por primera vez a la página y no tenemos apenas posibilidades de aplicar estrategias SEO.
Razón 4: Persistencia de la información
Los contenidos en Facebook van “cayendo” a la parte inferior de la página según publicas nuevos contenidos. De esa forma, si quieres destacar algo tienes que estar publicándolo continuamente, lo que llegará a aburrir a tus seguidores.
Seguramente se te ocurrirán más razones, pero confío en que éstas te hayan permitido ver por qué tu empresa o proyecto tiene que tener su propia web. Hoy en día existen soluciones muy económicas -e incluso gratuitas- así que el coste no es excusa.

lunes, 17 de febrero de 2014

¿Por qué la Voz sobre IP es la mejor solución de telefonía para cualquier empresa?

En la historia de la tecnología ha sucedido muchas veces. Productos que tenían una presencia casi universal, de los que a su vez dependían negocios ligados a esos productos, desaparecen casi de la noche a la mañana.
La tecnología es así: de repente alguien inventa un producto que supone un cambio radical y en lugar de ser un avance gradual, aporta tantas ventajas que el mercado apuesta por él de forma masiva. Incluso los potenciales compradores del producto que se está quedando obsoleto se suben al carro del nuevo producto antes que comprar algo que, pese a solucionar sus necesidades, ven que pronto va a quedar en fuera de juego.
Un ejemplo muy claro y cercano lo tenemos en los videos domésticos. Hace diez años, por poner una fecha, prácticamente el 100% de los hogares tenían un video. Muchos usuarios jamás llegaron a sacarle partido y era muy frecuente encontrarse el reloj del video parpadeando porque se había ido la luz y nadie sabía configurar de nuevo la hora.
Aunque todavía existen en muchos hogares, aunque es cierto que con un uso cada vez más marginal, apenas se venden ya equipos de video domésticos. El DVD arrasó en el mercado como sistema de reproducción por su superior calidad, posibilidades, duración del soporte, ausencia de problemas, etc y los discos duros han reemplazado a la función de grabación de los videos domésticos.
Hoy en las empresas ocurre lo mismo con los sistemas telefónicos. Durante décadas, cualquier empresa que tuviera varias líneas tenía que comprar una cara y complicada de configurar centralita y a menudo pasar por el peaje de comprar extensiones de la misma marca.
Hoy en día el sistema telefónico de una empresa que quiera funcionar de forma eficiente se basa en soluciones informáticas que son más flexibles, baratas y potentes que una central telefónica. Utilizando los protocolos de red, la llamada Voz sobre IP (VoIP) permite integrar los equipos informáticos con el sistema telefónico para dotar de unas prestaciones increíbles hace unos años a cualquier empresa.
Si te preguntas qué puede aportar la Voz sobre IP a tu empresa, he aquí algunas de sus ventajas:
1. Integración con el sistema informático:
Es posible realizar y recibir llamadas desde los ordenadores y también se puede utilizar un teléfono IP similar a tu teléfono actual, pero que está comunicado con el ordenador, permitiendo marcar desde el navegador web, el programa de contactos o la aplicación de gestión. Ahorra tiempo y no vuelvas a equivocarte marcando. Al recibir una llamada, el ordenador puede abrir de forma automática la ficha de la persona que está efectuando la llamada.
2. Ahorro de costes:
Al utilizar la conexión a Internet, podemos prescindir de líneas adicionales, que tienen un coste mensual elevado. Además el sistema permite utilizar aquel operador de Voz sobre IP que más nos interese en cada momento, logrando ahorros de hasta el 90% en el consumo telefónico.
3. Eficiencia en la localización de personas:
La solución permite saber si una persona está en su puesto, localizable en su smartphone o no quiere ser molestada. Si una empresa tiene varias oficinas o delegaciones, cualquier persona de una de ellas puede llamar directamente a cualquier persona de la otra, sin pasar por centralitas ni operadoras, y sabiendo de antemano si está o no en su puesto.
4. Facilita el teletrabajo:
Cualquier empleado puede tener un teléfono IP en su casa, conectado a su banda ancha. Para el sistema será una extensión más, que tendrá las mismas posibilidades que las extensiones ubicadas en la propia empresa.
5. Integración de smartphones:
Si la empresa utiliza smartphones, se puede utilizar la cuota de datos o una red wifi para hacer y recibir llamadas a través de la centralita IP. Desde el smartphone podemos saber qué usuarios están operativos.
6. Libertad en la elección del operador:
Sólo es necesario disponer de conexión a Internet. Nos da igual qué operador dé el servicio. Las llamadas a la red telefónica se configuran para utilizar cualquier operador de VoIP, con el objetivo de aprovechar las tarifas más baratas.
7. Libertad en la elección de equipos:
A diferencia de las centralitas basadas en hardware, no obliga a utilizar teléfonos ni aparatos de una marca concreta, teniendo así una gama mucho más amplia de opciones.
8. Aprovechamiento del equipamiento existente:
Si es necesario o conveniente, se pueden aprovechar los teléfonos existentes, aunque no tendrán las mismas prestaciones que los teléfonos IP.
9. Facilidad de instalación:
Se instala en un servidor Windows, así que no requiere conocer un entorno nuevo como Linux, y es fácilmente integrable en el resto de la instalación informática de la mayoría de empresas. Todo el sistema utiliza el cableado de red ya existente, permitiendo así un rápido despliegue.
10. Posibilidad de grabación de llamadas:
Siempre que informemos de ello es posible grabar todas las llamadas. Podemos así analizar la forma en que se atiende a los clientes, cómo se cierra una venta o aclarar un malentendido.
11. Operadora virtual:
Facilita a tus interlocutores hablar con la persona correcta. La operadora virtual es capaz de atender varias las llamadas entrantes al mismo tiempo. Desvía a la operadora “humana” sólo aquellas llamadas que realmente necesitan ser atendidas por un ser humano.
12. Fácil multiconferencia:
Olvídate de complicadas secuencias en el teclado para establecer multiconferencias. Arrastra en pantalla para crear una comunicación entre todos los usuarios que quieras.
13. Rutas por uso, fechas y horas:
Configura fácilmente cómo se enrutan las llamadas, desvía llamadas de unos teléfonos a otros (o incluso de una delegación a otra) si la extensión está en uso, no contesta o está de fiesta. Configura también diferentes normas en función de la hora del día, ajustándose al horario de cada departamento u oficina.
14. Mejora en la atención al cliente:
Evita a tus clientes tener que esperar a ser atendidos oyendo molestas melodías. Puedes configurar la solución para que si, pasados unos segundos, nadie ha atendido la llamada, se ofrezca a quien nos llama la posibilidad de colgar y ser llamado en cuanto su interlocutor quede disponible. El sistema respeta el turno de esa llamada en la cola de llamadas y cuando le tocaría ser atendida, devuelve la llamada y establece la comunicación.
15. Información para la toma de decisiones:
Podrás conocer el tiempo medio de espera de tus clientes y cuantas llamadas recibes, permitiéndote así tomar decisiones en el tamaño de tu equipo de atención al cliente.
16. Recepción de faxes por email:
Aunque cada vez menos, el fax se sigue usando. Pero recibir faxes en papel es caro y poco seguro (cualquier persona puede leer el contenido de un fax recibido en la empresa). Con una centralita IP se pueden recibir los faxes como fichero PDF en la dirección electrónica que se indique. Si es necesario se pueden imprimir o reenviar por correo electrónico a la persona que corresponda.
17. Recepción de mensajes de voz por email:
Si no es posible establecer comunicación con una persona, es posible dejar un mensaje que llegará por e-mail como fichero adjunto de audio. Olvídate del buzón de voz.
18. Fácil crecimiento:
Al ser un programa, no es necesario comprar tarjetas de líneas ni extensiones. No existe límite al crecimiento del sistema telefónico.
19. No queda obsoleta:
La solución recibe frecuentes actualizaciones, incorporando nuevas prestaciones por sugerencias de los clientes. El sistema de comunicaciones de tu empresa no se quedará así obsoleto (como les ocurre a las centralitas tradicionales).
20. Tranquilidad frente a averías:
Imáginas el trastorno si tu centralita actual se avería. Con una solución IP puedes tener una copia de seguridad de todo el sistema y, en caso de avería del ordenador, en minutos puede estar en marcha en otro ordenador. También es posible instalarlo en una máquina virtual, para mayor seguridad.
21. Soporte remoto:
Podemos realizar cualquier cambio en la configuración de forma remota y rápida, sin necesidad de pagar desplazamientos de un técnico.
22. Ayuda a la formación y supervisión de nuevos empleados:
Con el modo "susurro", un supervisor puede estar escuchando y supervisando la forma en que un nuevo empleado atiende, por ejemplo, a los clientes, y al tiempo dándole consejos que sólo oye el empleado; no el cliente.
23. Imputar costes a determinadas extensiones
Es posible traspasar los gastos de llamada a determinadas extensiones, secciones de la empresa o, en establecimientos hoteleros, a los clientes.

24. Sin inversión inicial y ahorro desde el primer mes:
La solución, incluyendo todo el equipamiento necesario (servidor Windows, SAI, software, teléfonos… ) se puede financiar por renting. En la mayoría de ocasiones el ahorro en costes fijos sumado al ahorro que se obtiene al utilizar operadores de VoIP es mucho mayor que la cuota del renting, con lo que disfrutar de todas estas ventajas le sale a tu empresa por 0 euros.
¿Te hace falta algo más para convencerte de pasar a la Voz sobre IP?

jueves, 30 de enero de 2014

Os regalo mi idea de negocio: el tecno personal-shopper

La idea me la dio el otro día la combinación de mi visita a una gran superficie con el comentario del autor de un blog que suelo seguir.
Resulta que estaba yo en la susodicha superficie a la que, según su publicidad, suelen ir clientes con un determinado cociente intelectual y vi que había mucha gente esperando a ser atendida. Iban vagabundeando de pasillo en pasillo sin tener muy claro lo que buscaban y las características de las cosas que encontraban (bastaba pararse un segundo a escuchar los comentarios de aquellos que iban en grupos de dos o tres personas).
Si los clientes eran ya de una cierta edad y, por lo que se podía deducir, de un nivel tecnológico digamos que escaso, eran presa fácil del vendedor, que cuando les tocaba el turno de ser atendidos les colaba sin el menor pudor la pantalla más grande o el equipo más potente, claramente muy por encima de las necesidades del potencial comprador.
Y a mí me recorría un escalofrío al pensar que, al llegar a su casa, aquellos pobres iban a tener que pelearse con protocolos de red, puertas de enlace, direcciones IP, actualizaciones de bios, reglas en el cortafuegos, los drivers… vamos, que ni por casualidad iban a ser capaces de poner en marchar aquello que acaban de comprar.
Hace años me presentaron a una persona cuyo trabajo era personal shopper. Su labor consistía en ayudar a encontrar su vestuario a personas que carecían del tiempo necesario para ir de tiendas. Conocía a los vendedores, que le avisaban cuando llegaba una determinada prenda o una nueva colección, le daban un trato preferente e incluso precios especiales.
Uniendo dicho concepto a la situación vivida en la tienda se me ocurrió que podría ser una idea de negocio interesante el tecno personal shopper. Es decir, alguien que ayuda a las personas con escasos conocimientos a comprar aquellos aparatos que cumplan sus requerimientos, les acompaña a las tiendas adecuadas, les recomienda marcas y modelos y luego les ayuda a poner en marcha sus compras en sus domicilios.
Sería similar a ese amigo que puede realizar esa labor, pero no siempre tienes un amigo así, y al amigo le puedes pedir su implicación hasta cierto punto (tampoco conviene abusar de los amigos que entienden de estas cosas) y si luego surge un problema, te puedes quedar sin solución y sin amigo.
Por supuesto, este personal shopper tiene que estar al tanto de las novedades, conocer qué productos y marcas ofrecen las mejores relaciones precio-prestaciones, qué tal funciona su servicio técnico, si publican actualizaciones de sus productos… Esto es algo que ya hacen muchas personas por pura afición a la tecnología, así que sería una oportunidad para sacar partido de su afición y su conocimiento. Es un poco como la labor que nosotros hacemos con las empresas pero dirigido a usuario particular.
Espero que a alguien le haya dado ideas y se anime a intentarlo.

miércoles, 8 de enero de 2014

Appointlet: una herramienta gratuita para concertar reuniones

Si tienes la sensación de perder mucho tiempo para conseguir quedar con una persona, Appointlet es una herramienta que te puede ayudar mucho.
A veces lograr quedar con alguien, sobre todo con alguien con quien no logramos hablar por teléfono, se convierte en una sucesión de correos diciendo cuándo te viene bien y cuando te viene mal quedar. En estos casos, y también en muchos otros, Appointlet simplifica el proceso de concertar una reunión.
¿Cómo funciona?
Appoinlet enseña a la otra persona los huecos que hay en tu calendario de Google (que puedes tener sincronizado de forma automática con tu smartphone). Enseña las horas disponibles dentro de los rangos de días y horas que tú hayas marcado como seleccionables, pero no enseña los detalles de las citas que ya tienes fijadas. Es decir, la otra persona sólo ve huecos para elegir el que le venga mejor, pero no sabe con quién has quedado en otros momentos.
Cuando esa persona selecciona un día y hora para una reunión, Appointlet te puede mandar un correo para que lo confirmes o puede reservarlo directamente en tu agenda (esto dependerá de cómo configures tu cuenta gratuita).
Una vez fijada la reunión, ese tiempo ya queda como ocupado en tu agenda (lo ves tanto en el calendario de Google en la web como en tu smartphone si lo tienes sincronizado en tiempo real), de tal forma que ya no se ofrece a ninguna otra persona. Tanto esa persona como tú recibís un correo confirmando la reunión y todos los detalles de la misma (lugar, asunto a tratar, datos de contacto… ).

Appointlet muestra las horas libres en tu agenda.

Appointlet también puede servir para reservar servicios profesionales (por ejemplo, un dentista puede permitir que sus clientes reserven directamente su cita de entre las horas libres).
La versión gratuita es muy potente y válida para la mayoría de usuarios (sin límite de reuniones concertadas), pero existen varias versiones de pago con diferentes opciones: por ejemplo, realizar un cobro si hemos de facturar por ese tiempo con la persona que reserva o reservar con varias personas de tu empresa, contrastando el calendario de cada una de ellas, o diferentes tipos de servicios de diferente duración o tipo.
Si el contacto anula la reunión a través de Appointlet, te llegará un correo avisándote de este cambio.
El servicio está disponible en castellano (desde Artáiz Asesoría Tecnológica hemos ayudado a traducirlo) y también puede enviar un recordatorio de la cita a la otra persona para evitar olvidos.
Una opción muy interesante es colocar el enlace a Appointlet en tu página web para facilitar que las personas que la visitan y encuentren tus contenidos interesantes, directamente puedan concertar una reunión contigo.
Desde que la usamos, hemos ahorrado mucho tiempo en tratar de concertar reuniones. A los clientes les es más fácil concertar la reunión en el momento en que les viene bien y, de paso, es una forma no molesta de proponer una reunión: si la otra persona no tiene interés, no atiende tu invitación, pero si ves que concierta la reunión, es una clara indicación de que hay interés por su parte en reunirse contigo.
Confío en que la encuentres interesante y práctica.

sábado, 28 de diciembre de 2013

Consejos para conseguir clientes cuando no te conoce nadie

Cuando alguien comienza su proyecto se tiene que enfrentar a múltiples desafíos, y uno de los más importantes es cómo lograr visibilidad para su empresa.
Puedes tener una idea genial, un producto atractivo a un precio interesante, un servicio de calidad y una atención al cliente rayando en el cariño, pero si no logras que tu potencial cliente oiga hablar de ti, no sirven absolutamente de nada.
Te aburrirás viendo cómo pasan los días y toda tu ilusión se va viniendo abajo porque hablarles del proyecto a los amigos, familiares y vecinos no ha generado llamadas de teléfono ni peticiones de información.
Y si encima estás arrancando con pocos medios económicos, la situación todavía se puede hacer más desesperante. Por eso me gustaría darte algunas sugerencias para lograr que tu idea llegue a tus potenciales clientes. Además la mayor parte de ellas las podrás poner en práctica sin que te cueste un euro.

1. Demuestra que dominas tu área profesional escribiendo artículos en blogs que puedan ayudar a otras empresas o emprendedores. 
2. Cuando escribas algo, anuncia su publicación en las redes sociales. Dependiendo de si te diriges a un publico empresarial o a un público particular deberás elegir las redes sociales a utilizar: Facebook es el rey si te diriges a un público particular y Linkedin si te estás dirigiendo a empresas y profesionales.
3. Piensa en cómo sacar más partido de las redes sociales: participa en foros, opina, aporta tu punto de vista pero siempre desde una visión de sumar, de aportar contenidos que puedan atraer a potenciales clientes que comprueben que dominas tu área profesional. Si consideras que alguien está equivocado, discrepa pero con educación y con argumentos.
4. Participa en encuentros de networking y en presentaciones de nuevos proyectos. Es muy posible que detectes oportunidades de negocio y ganarás visibilidad. Ten en cuenta que tienes, concentrados en una misma sala, a un buen puñado de potenciales clientes o de gente que tiene muchos contactos y pueden darte referencia de potenciales clientes.
Supera la timidez, que es normal al principio, y preséntate a todos aquellos que creas que pueden estar interesados en tus servicios. Entrega tarjetas de visita y quédate con las que te den, para escribirles luego proponiendo un encuentro para explicar en detalle tus productos o servicios y las ventaja que pueden proporcionar si te contratan.
Llamar la atención entregando algo original hará que te recuerden más, pero incrementa el presupuesto, así que lo habitual será entregar tu tarjeta. Ten en cuenta que si no entregas nada, después de contigo una persona puede hablar con otras 25 y olvidarse de ti por completo.
Obtener la tarjeta de tu potencial clientes es muy importante, porque ahí seguro que están bien escritos su e-mail y su teléfono. Apunta en ellas algún dato relevante que te hayan dado: si están interesados en un servicio concreto, si tienen algún problema a resolver, si te ha recomendado otro cliente… Te facilitará establecer el contacto posterior.
5. Si puedes dedicar un pequeño presupuesto a márketing, haz publicidad en Google. Hoy es el rey. Además te regalan saldo al comienzo tras una muy pequeña inversión. Si de momento te limitas a tu zona de residencia, restringe la publicidad para que Google no se la enseña a visitantes de otras regiones o países.
6. Escribe un boletín y ofrece enviárselo gratuitamente a cualquier contacto que hagas, tanto electrónico como en persona.
Cada vez que lo envíes, le estarás recordando, amablemente, que estás ahí y que quizás pensó en llamarte pero no lo hizo finalmente.  Luego, cada cierto tiempo, sin abusar, escribe el boletín con noticias sobre tu proyecto, referencias de artículos interesantes, ideas para poner en práctica, ofertas…
7. Lleva un control de contactos realizados, llamadas pendientes… hacer contactos y luego no seguirlos es perder tu tiempo y tu dinero. Si quedas en llamar a alguien a los pocos días y esa persona no recibe tu llamada, no verá seriedad en trabajar contigo. Siempre que quedes en llamar o mandar una información, hazlo.
8. Ten una página web profesional, con tu dominio y con todos tus datos de contacto. Si trabajas desde casa, pon tu dirección de casa pero pon una dirección física, si trabajas desde un coworking, pon su dirección, pero una empresa sin dirección física no transmite confianza. Si pretendes conseguir clientes, tienes que contar con un dominio y una página web, porque es lo primero que va a mirar cualquier empresa que concierte una visita.
9. Crea unos procedimientos a seguir tras un contacto en un evento, tras una visita a puerta fría, tras enviar un presupuesto, tras un contacto en las redes sociales… Que llamar a un potencial cliente no dependa de que te acuerdes, sino porque toca y está programado y apuntado. Así no tendrás que pensar qué hacer tras una visita. Ten preparado además el texto a decir y ensáyalo. Tiene que contener los elementos suficientes para despertar el interés de quien recibe tu llamada y lograr pasar el filtro de la telefonista hasta lograr hablar con la persona que tiene capacidad de tomar decisiones.
Confío en que estas ideas te ayuden a lograr llegar a más clientes, permitan que hagas ventas y puedas dedicar un presupuesto a márketing que, por supuesto, puedes combinar con estas ideas.

miércoles, 18 de diciembre de 2013

Cinco ideas para gastar menos papel en tu empresa

A todos nos gusta el papel, hemos crecido con él, desde la guardería pasando por el colegio, haciendo los deberes en casa… cualquier acción intelectual que implicara escribir o tomar notas ha estado asociada, a lo largo de los años, al uso del papel.
Muchas personas, cuando tienen que tomar una decisión, necesitan escribir los datos o puntos principales en un papel o hacer un croquis, y es normal porque la memoria nos puede jugar malas pasadas y, como siempre se ha dicho, “lo que no está escrito, se lo lleva el viento”.
Pero las reglas del juego han cambiado, las nuevas generaciones son ya nativos digitales y en las empresas hay que optar por la eficiencia. Hoy en día, el papel en la empresa conlleva, en la mayoría de los casos, elementos negativos. Veamos cuáles:
1. El papel es caro: No me refiero al precio propio del papel, que también, sino a todo lo necesario para gestionarlo: archivadores, impresoras y sus consumibles, grapas, clips, carpetas, bolígrafos…
2. El papel es lento: Cualquier procedimiento que requiera pasar por papel es mucho más lento que su equivalente electrónico: hay que imprimir, firmar, escanear, fotocopiar, archivar…
3. El papel es desorganizado: Encontrar un papel en una oficina plagada de ellos puede ser, a veces, una tarea imposible. Y además ese desorden es percibido por el cliente.
4. El papel ocupa lugar: A menudo habitaciones enteras llenas de archivadores que apenas se consultan.


Afortunadamente hoy en día existen numerosas herramientas al alcance de cualquiera para reducir al mínimo el contacto con el papel. Tú tendrás que decidir hasta que punto puedes o quieres llegar. Seguramente no podrás evitar tocar papel -a veces son otros los que te lo imponen- pero la aplicación de cualquiera de estas sugerencias te hará mejorar en tu día a día y en la calidad de tu trato con clientes, proveedores, colaboradores…
Idea 1:
No tomes notas en papel. Tomar notas en papel es un gesto habitual en cualquier empresa. Utiliza un smartphone para anotar citas directamente en el calendario o datos de contacto directamente en la agenda. Si tienes que tomar datos más extensos, utiliza una herramienta como Evernote en una tableta o un portátil. Toda esa información quedará registrada en Internet y sincronizada con el resto de equipos electrónico que puedas tener. Ya no tendrás que pasar a limpio los apuntes.
Idea 2:
Utiliza factura electrónica. Deja de enviar facturas en papel, que son caras y lentas, y pásate a la factura electrónica. Aparte del aspecto de modernidad que aporta a tu negocio, ahorrarás dinero, tiempo de impresión, ensobrado y archivo y tus clientes recibirán tu factura antes, con lo cual es posible que también te paguen antes.
Idea 3:
Si tienes que hacer firmar albaranes a tus clientes, utiliza una aplicación que recoja su firma en una tableta y prescinde del papel. Existen diferentes soluciones, muchas de ellas muy económicas y con respaldo legal. Te ahorrarás una montaña de albaranes para archivar.
Idea 4:
Escanea, escanea y escanea. Si recibes documentos en papel, escanéalos y archívalos de forma organizada, en carpetas por temas, por empresas, por proyectos… tú decides la organización. Aquí puede ser muy útil una herramienta como un gestor documental, pero todavía tienen un coste alto, así que de entrada quizás es mejor prescindir de él. Habrá ciertos documentos que deberás conservar por obligación legal, como las facturas que te lleguen en papel, pero muchos otros los podrás escanear y eliminar.
Idea 5:
Convierte los documentos a terceros a PDF. Si tienes que enviar presupuestos, folletos, catálogos… conviértelos a PDF para que tus destinarios puedan leerlos sin problema independientemente de los programas que usen. Existen numerosas herramientas gratuitas para crear PDFs desde cualquier aplicación. Si utilizas Windows, te recomiendo BullZIP PDF.
Si tienes más ideas, estaré encantado de compartirlas. Si puedes aplicar éstas, te aseguro que notarás un cambio radical en tu día a día y podrás concentrarte en las tareas más rentables y reducir el tiempo destinado a gestionar papeles.

viernes, 6 de diciembre de 2013

Por qué no quiero un iPAD

Al iPAD no le veo la gracia, la verdad. De hecho, no me motivan nada las promociones que hacen muchas marcas en las que regalan uno. No veo nada que no pueda hacer con un tablet Android que vale mucho menos, no te obliga a hacer ciertas cosas de la forma que Apple quiere y me deja usar mis dispositivos USB. 

Que no tendré una megapantalla retina del repatín… pues seguramente no, pero tampoco la necesito para nada. No soy precisamente un recién llegado a este mundo: mi acerqué a la informática con un Sinclair ZX Spectrum (esos cacharritos con teclas de goma que conectaban al televisor y que probablemente sean culpables de muchos llevemos gafas a estas alturas) :-) así que he pasado por todo tipo de aparatos y sistemas operativos. También he trabajado con MacOS y sin negar que Windows tiene sus fallos y sus flaquezas, prefiero la libertad y la diversidad.
Alguno me dirá que Linux es más libre, pero es un terreno para expertos; no para el gran público.
En mi trabajo, pues llevo un ultrabook con pantalla de 15,4″, que me da 7 horas de autonomía, que arranca Windows en 15 segundos y que me costó menos que un iPAD. Tengo que escribir muchas notas y si tengo que llevar una tableta y comerme media pantalla para sacar un teclado virtual, tener que mirar al teclado para escribir y tener una velocidad penosa… va a ser que no. Además tengo que mostrar programas de Windows.
Lo queramos o no, en las empresas y para trabajar, Windows sigue siendo el rey y ahí tiene su baza Microsoft, en facilitar la comunicación entre los servidores, los puestos de trabajo y las tabletas que pueden cumplir ciertas funciones en la empresa. Ahora, si siguen empeñados en llevar todo a la nube, igual se dan otro porrazo, porque en España las conexiones a Internet fuera de las grandes ciudades son más propias del tercer mundo que de una sociedad moderna y una conexión rápida a Internet es vital para ese escenario.
Algunas veces cuando yo abro mi portátil en una reunión alguno hace un comentario: ¿dónde vas con ese trasto?, me dicen. Al final de la reunión, cuando me lo han pedido prestado tres veces para escribir un texto largo o para contestar el correo electrónico o para entrar en esa web que usa Flash y su iPAD no entiende o porque tienen que enseñar una hoja de cálculo y en su pantallita no se puede ver todo a la vez o alguien les tiene que pasar un documento en un USB… ya se ríen menos :-)
Obviamente cada cual tendrá que valorar sus circunstancias y necesidades para elegir, dentro de su presupuesto, el equipo que mejor las cumpla. Por ahora, las mías las suple mejor un ultrabook con Windows que una tableta.

miércoles, 6 de noviembre de 2013

Ventajas de la firma electrónica en la empresa

Por nuestra experiencia visitando todo tipo de empresas, la percepción es que la firma electrónica sigue siendo una solución desconocida para la mayoría de ellas. Voy a intentar transmitir las ventajas que puede aportar en una empresa el uso de este elemento, que hoy en día debería ser tan habitual como el correo electrónico.

Es un poco largo pero quiero que entiendas todas las ventajas que puede aportarte. Todas las empresas que han integrado la firma electrónica en sus procedimientos han notado han notado un cambio radical a mejor en múltiples aspectos.

La idea es disponer de una herramienta de coste asequible (que no está hoy en día la cosa para grandes inversiones), de rápida implantación, que se entienda con vuestra actual aplicación de gestión, que ahorre tiempo, ahorre dinero y simplifique el trabajo. Todas estas condiciones se dan:

    Coste asequible: Desde 90 € / mes independientemente del número de envíos y firmas electrónicas. Según nuestras estimaciones, cualquier empresa que envíe por correo unas 50 facturas al mes ya se está gastando más dinero en el proceso.

    Rápida implantación: Normalmente está en marcha en el día, puesto que...

    Se entiende con la aplicación de gestión existente: La herramienta opera a partir del PDF que sustituye a la factura en papel. Es decir, se sigue utilizando el mismo programa para el trabajo. Simplemente se detiene el proceso en el momento de mandar las facturas a papel. Permite firmar  y separar masivamente documentos PDF. Por ejemplo, tenemos clientes que procesan PDF de 30.000 páginas. Nuestra aplicación las separa por cliente, las firma y las envía de forma automática por e-mail, enviando en el mismo momento a la impresora aquellas que no haya un e-mail al que mandar. Además trabaja con cualquier certificado (FNMT, Camerfirma, Firma Profesional) o con tarjetas criptográficas.

    Ahorra tiempo: la aplicación dispone de su propio sistema de envío de e-mail, mucho más potente que los programas habituales, que utiliza el servidor SMTP habitual de la empresa. Además ahorra el tiempo de impresión, doblado, ensobrado y también el dedicado a archivar las facturas en A-Z, dado que se guardan en formato electrónico. También acortamos el tiempo entre que le emisión de la factura y el momento en que la recibe el cliente.

    Ahorra dinero: coste de sello, papel, sobre, tóner. Cada factura que emite la empresa en papel le cuesta entre 1 y 2 € sumando estos elementos y el coste en mano de obra de la persona que realiza esta tarea.

    Simplifica el trabajo: Si hay que adjuntar albaranes u otros documentos con la factura, existen dos soluciones:
        - Solución tradicional: digitalizar todos los albaranes. Tenemos cliente que lo hacen y a otros se lo hacemos, dándoles ese servicio.
        - Solución avanzada: disponemos de unas tabletas con posibilidad de firma biométrica. Esto quiere decir que no se recoge sólo la imagen de la firma del cliente, sino también datos caligráficos como presión, trazo o velocidad. Esto permite su evaluación por parte de un perito en caso de necesidad. Entidades como Crédito y Caución han dado validez a este sistema equiparable a la firma en papel. Esta solución también es de fácil puesta en marcha: Se sigue utilizando el programa y en el momento en que se sacaría el albarán a papel, se envía a un PDF. Nuestra aplicación extrae de este PDF los datos de cliente, número de albarán, importe o los que se consideren necesarios y los muestra al cliente en la tableta para que firme en el mostrador. El cliente firma y esa imagen, junto con los datos biométricos, se incorpora al PDF, se firma digitalmente (para garantizar que no se altera a posteriori) y se saca una copia a papel que es la que el cliente se lleva con el material. No se saca copia del albarán para uso propio, ya que está en formato digital. Incluso se puede enviar por e-mail al cliente en el mismo acto.
    
En cualquiera de los dos casos, esos albaranes en PDF se incorporan de forma automática a las facturas electrónicas en el momento de la firma y el envío, de tal modo que el cliente recibe su factura junto con sus albaranes en un único documento y con total validez legal.

Además la aplicación se puede utilizar para otras funciones sin coste adicional: distribución de tarifas a clientes, mailings masivos, distribución de nóminas cifradas, pedidos automáticos a proveedores, etc...

La aplicación está en marcha en muchas empresas que hacen envíos masivos de documentación: asesorías, empresas de todo tipo para facturacion... y la solución de firma biométrica se usa también en entornos donde la seguridad es básica o en comercios con un elevado número de transacciones. Puedes un rápido ejemplo de funcionamiento de la factura electrónica el siguiente video:



Si quieres comprobar que todas estas maravillas son ciertas sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros desde esta página.Te ofrecemos la posibilidad de probarlo bajo la fórmula que denominamos "Riesgo cero". Se monta, se adapta a los procesos de tu empresa, lo prueba un mes y si no te convence, se desmonta y no se cobra nada: ni implantación, ni parametrización, ni formación ni, por supuesto, el programa. Pero estamos seguros de que comprobarás que las ventajas y beneficios son tan grandes que es muy improbable que decidas dejar de usar la firma digital.

martes, 27 de agosto de 2013

Tus clientes, ¿logran encontrarte?

Muy a menudo escuchas, hablando con empresas y autónomos, que las cosas están muy mal, que no se mueve nada, que nadie tiene dinero... y siempre la culpa es de la situación, de la crisis... nunca es por culpa propia. ¿Nos hemos parado a pensar si ponemos los medios para que los clientes tengan fácil ponerse en contacto con nosotros?

Este pensamiento me viene después de una hora al teléfono en la que apenas he conseguido contactar con el 10% de las empresas a las que he llamado. Entre los que están cerrados por vacaciones (quizás en épocas de crisis sería razonable pensar en que no es lo más apropiado echar la llave al negocio y marcharse un mes a la playa) y, los más de los casos, los que no lo ponen nada fácil para hablar con ellos, la sensación es que muchas veces no se consigue trabajo porque los clientes no tienen forma de ponerse en contacto con la empresa.

Muchas empresas han tenido que reducir su estructura y despedir a personal administrativo. Como consecuencia, otras personas, cuya función era producir y ayudar a aumentar la facturación, están dedicándose a papeleo y a tareas burocráticas, necesarias pero que al final reducen el tiempo dedicado a trabajo facturable. 

Si el cliente llama a una empresa y no le cogen en el fijo (porque la empresa ha reducido el personal que coge el teléfono), no le cogen en el móvil (porque sale el buzón de voz o el móvil está fuera de cobertura) y no le contestan el e-mail, se buscará otro proveedor. Si encima la empresa no tiene página web, a través de la cual el cliente nos podría dejar un mensaje mediante un formulario o concertar una cita directamente, sin hacernos dedicarle un tiempo, parece que en lugar de poner los medios para trabajar, nos estamos escondiendo para que los clientes no nos encuentren.

Quizás, si te identificas con esta situación, te sea interesante un servicio como el que ofrece Docugestión Artáiz (www.docugestion.es), que te permitirá reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas y aumentar el que dedicas a tareas productivas; todo ello sin necesidad de contratar personal que aumente tus gastos fijos. Te invitamos a conocerlo.

martes, 25 de junio de 2013

¿Obligamos a ahorrar a las empresas?

Hace unos días estuve en una empresa de transportes de Navarra muy interesada en implantar la factura electrónica en sus procesos de negocio. Sin embargo, no hubo nada que hacer: la razón no fue tecnológica, sino mental. 

Me explico: según me explicaron, prácticamente el 100% de sus clientes exigen que la factura les llegue en papel junto a los albaranes originales firmados correspondiente a cada entrega de mercancía. 

Y yo me pregunto: ¿dónde han aprendido los gerentes de esas empresas a gestionarlas? ¿Se han parado a pensar en el tiempo y el dinero que pierden y que hacen perder a sus proveedores con tales exigencias? Menos mal que la ley no les permite exigir las facturas en papel de pergamino y escritas con una pluma de ganso, porque si fuera posible, también las exigirían.

Hoy en día la tecnología permite garantizar la autenticidad de un documento escaneado, tanto en lo referente a la fecha como a que dicho documento no ha sido alterado.

Incluso la propia administración, ejemplo que a cualquiera nos viene a la cabeza cuando pensamos en palabras como burocracia, ineficiencia, lentitud... ha dado el paso hacia la factura electrónica. En algunos casos admitiéndola, como ya hacen muchas entidades públicas en Navarra, y en otros, como anunció recientemente el gobierno de Mariano Rajoy, haciéndola obligatoria para los proveedores de la administración, situación que, por otra parte, ya estaba contemplada en diversas leyes cuyo desarrollo no se había realizado.

Pero es triste, muy triste, que en la empresa privada, que se supone que debe de estar atenta a cualquier avance que la haga más eficiente y le permita ahorrar tiempo y dinero, sólo se adopten estas herramientas cuando nos obliguen vía legislación o nos amenacen con multas. 

Así que le tuve que decir a esta empresa que, sintiéndolo mucho, mientras la ley permita que sea su cliente quien admita o no la factura electrónica, no hay nada que hacer. Tendrán que seguir dedicando horas y más horas a gestionar papeles y euros y más euros a comprar sellos, sobres, papel, tóner.

Pero no perdamos la fe. Todo llegará y algún día la factura electrónica será obligatoria para todos, como ya ocurre en algunos países, y así la administración obligará a todas las empresas a ser más eficientes.

miércoles, 5 de junio de 2013

¿Ya pagas la zona azul desde tu móvil?

Desde hace algún tiempo es posible pagar la zona azul de Pamplona desde el teléfono móvil o incluso desde la página web de la empresa concesionaria. Hace algún tiempo que me di de alta, pero hasta hoy no había tenido ocasión de probarlo y la verdad es que el resultado ha sido altamente satisfactorio.

Tenía que recoger a una persona en la estación de tren y llegaba con el tiempo justo. Como ocurre en estas situaciones, una vez que has encontrado hueco, te encuentras con que no llevas monedas. Alternativas: o encuentras un alma bondadosa que te cambia un billete o tienes que bajar del coche -dejándolo aparcado sin haber sacado ticket-, acercarte a algún establecimiento y lograr cambio antes de que el operario te fiche por no abonar el aparcamiento.

Así que he sacado mi smartphone Android, he arrancado la aplicación Tick2go y en escasos segundos he indicado mi matrícula, la ciudad en la que estaba, el tipo de zona en la que me encontraba (en este caso, la estación de tren) y el importe que deseaba abonar. En unos 15 segundos he recibido confirmación en pantalla.

Cuando te das de alta en el sistema, la empresa concesionaria te envía una pegatina para que la coloques en el parabrisas y de esta forma el operario puede identificar más fácilmente que estas usando el pago por móvil, pero realmente no es necesario. Cuando el operario encuentra un vehículo aparcado sin ticket, introduce la matrícula en su terminal y si has efectuado el pago, su propio terminal le confirma este dato y el tiempo hasta el que estás aparcado.


Pantalla inicial de la web para darse de alta

El servicio permite establecer la matrícula o matrículas de tus vehículos habituales, para no tener que escribirlas, pero realmente puedes indicar cualquier matrícula en el momento de efectuar el pago. También se puede utilizar desde la web: útil, por ejemplo, para que alguien que esté en la oficina o en casa pueda realizar el pago por ti.


Tanto la web como la aplicación permiten numerosas funcionalidades.
Cinco minutos antes de que se termine el periodo pagado, recibes un SMS en el teléfono avisándote de que se te está acabando el tiempo. De esta forma puedes ampliar el tiempo de aparcamiento sin acercarte ni al coche ni al parquímetro (teóricamente siempre que no superes el tiempo máximo autorizado en la zona).

Tanto la aplicación como la web permiten también anular denuncias, efectuando el pago on-line de la sanción y generar comprobantes de pago (dado que al no tener un ticket en papel, no tienes constancia si tienes que justificar gastos de viaje, por ejemplo).


Comprobante de pago en PDF.
En resumen, una aplicación que hace la vida más fácil y que puede sacarte de un apuro en más de una ocasión. Supongo que a ti, como a mí, no te hace gracia pagar por aparcar, pero ya que hay que pagar, es de agradecer que te den las máximas facilidades.

Pasos para poder efectuar el pago desde el móvil o la web:
1) Registrarse en la web https://telpark.empark.es
2) Descarga en el smartphone la aplicación (existen versiones para Android, iPhone y Windows) desde el enlace del mail que recibirás. También la puedes buscar en las tiendas oficiales de estos sistemas operativos móviles por el nombre tick2go.
3) Activa la aplicación mediante el código que recibirás por SMS.
4) Cuando tengas que pagar, una vez aparcado el vehículo (es muy recomendable no tratar de hacerlo mientras conduces por razones evidentes), abres la aplicación, indicas tu matrícula, donde estás y el importe que quieres abonar. Y ya está.

viernes, 3 de mayo de 2013

"Yo no necesito un gestor documental"

Muy a menudo visito oficinas en las que el papel lo invade todo: las mesas, las estanterías e incluso el suelo y a veces hasta las sillas. En esas ocasiones, y llevado por mi afán de ayudar -y no negaré también cierto interés crematístico, que la hipoteca no se paga sola- suelo comentar al cliente los beneficios que le reportaría implantar una gestión documental. La respuesta más habitual suele ser "Yo no necesito un gestor documental".

Hace algún tiempo estuve en una asesoría de Pamplona, que nos contrató por otro asunto, y en la que todo espacio horizontal estaba ocupado por montañas de papeles en inestable equilibro. Carpetas y más carpetas repletas de papeles se apilaban cual torre de Pisa a punto de caer sobre mesas, sillas, estanterías... toda la superficie de unión de las paredes con el suelo servía para almacenar más papel. "Pero yo no necesito un gestor documental"

Me imagino si yo fuera cliente de esa asesoría y veo que mis papeles están tirados por el suelo, al alcance de cualquier visita que se quede unos segundos sola en un despacho, y me dan ganas de salir corriendo de allí.

Y no es tan sólo la falta de seguridad, en su doble sentido: evitar que un papel llegue a una persona que no debe llegar y evitar que se traspapele. También hay que contar con la falta de eficiencia cuando hay que localizar un documento y el importante tiempo que se pierde archivando todo tipo de información.

Según el responsable del despacho, más o menos ya sabían en qué pila estaba cada documento. Pero, desmintiendo sus palabras, delante de mi se afanaban tres empleados revisando pilas y más pilas de papeles tratando de localizar un documento que Hacienda requería a un cliente para entregar ese día. Y no lo encontraron, pero "Yo no necesito un gestor documental".

Supongo que el día -cercano- en que esa asesoría cierre no tendrá nada que ver que cuando un cliente pedía un documento, en lugar de encontrarlo en segundos tardaban horas o días, suponiendo que el documento aparecía, claro, ni que se perdían ingentes horas a lo largo del año dedicadas a archivar y localizar documentos en lugar de asesorar a los clientes sobre su evolución económica, sus proyectos, inversiones, previsiones...

Negarse a incorporar tecnología que nos hace más eficientes y que permite que prestemos un mejor servicio a los clientes es un pecado grave en cualquier gerente o responsable de una empresa, pero en un asesor, que se supone que tiene que ser quien empuje a sus clientes hacia la adopción de estas herramientas como medio para aumentar su propia eficiencia, no tiene perdón.

¿Estás de acuerdo? ¿Estás en desacuerdo? Te invito a opinar y estoy abierto al debate.

miércoles, 10 de octubre de 2012

Google Drive ataca a la línea de flotación de Dropbox

Recientemente el servicio de archivo de documentos en la nube de Google, Google Docs, se convirtió en Google Drive. No sólo se trató de un cambio de nombre, sino que Google ha incorporado a su servicio un funcionamiento análogo al que tiene Dropbox, que muchos utilizamos desde hace tiempo con excelentes resultados.

Google Drive permite, igual que Dropbox, sincronizar en la nube los ficheros que tenemos en un ordenador y simultáneamente, sincronizar esos ficheros en la nube con otros ordenadores. Ambas aplicaciones realizan la tarea de forma rápida, procediendo a sincronizar en cuanto un documento ha sido guardado en el equipo local.

Pero al tiempo, Google Drive también permite crear documentos ofimáticos on-line (hojas de cálculo, documentos de texto, presentaciones tipo Powerpoint... ) que pueden ser compartidos con otros usuarios sin necesidad de que tengan ninguna aplicación concreta instalada. En este sentido supera a Dropbox, que se limita a ser un almacenamiento de ficheros pero no permite su edición on-line desde cualquier equipo.



Como puedes ver en la imagen superior, hay un gran parecido en los menús desplegables que aparecen al pulsar sobre los respectivos iconos en la barra de tareas. Los menús de configuración y las opciones son muy similares en ambas aplicaciones. En la barra de notificaciones de Windows tendremos iconos en ambos casos con información del espacio ocupado y disponible y del estado de actualización de los ficheros. Si que hemos notado que Dropbox es algo más rápido actualizando los iconos de las carpetas: Google Drive requiere, en algunas ocasiones, que refresquemos la ventana para darse cuenta de que un fichero ya está sincronizado con la nube.

Otra diferencia notable es que Google Drive ofrece en su versión gratuita 5 Gb de espacio. Dropbox ofrece 2 Gb, pero ese espacio se puede aumentar de forma gratuita invitando a otros usuarios a crearse cuentas en Dropbox, pudiendo llegar a disponer de un máximo de 18 Gb de espacio gratuito. Por ahora Google no ofrece este programa de incentivos; la única forma de obtener espacio adicional es pasar al modelo de pago. En Dropbox obtendremos 100 Gb de espacio por 9,99 dólares al mes. Nuevamente Google se muestra más competitivo en precio, ofreciendo 100 Gb por 4,99 dólares al mes. Si pagamos 9,99 dólares obtendremos el doble de espacio que en Dropbox (200 Gb).

Pero, la pregunta clave: ¿cuál utilizo? Pues para mí la respuesta es obvia: ambos. No hay ningún problema en tener instaladas ambas aplicaciones en tu ordenador, sumando así la capacidad de almacenamiento de ambas soluciones. Recuerda, eso sí, que para mayor seguridad es interesante que si se utiliza en dispositivos móviles se cifren los datos (aquí te explicamos cómo).

¿Y tú, qué sistema utilizas? Cuéntanos tu experiencia.

lunes, 3 de septiembre de 2012

6 medidas sencillas para combinar seguridad y movilidad

A raíz de algunos comentarios intercambiados con clientes y de la observación de la realidad de muchas empresas y autónomos, muchas veces me he planteado como combinar la comodidad de llevar datos en dispositivos móviles con la seguridad con la que siempre hemos de intentar dotar a esos datos.

Sabiendo que cada vez es más frecuente el uso de este tipo de dispositivos (portátiles, tabletas y smartphones, básicamente) y que cada vez pueden hacer más cosas, el riesgo de que nuestros datos caigan en manos de terceros es cada vez mayor.

El problema es que, a mayor seguridad, mayor incomodidad de uso, y muy habitualmente se prescinde de la seguridad por evitar aprender contraseñas, poner programas que protejan la información y poder acceder a los datos de forma instantánea en todo momento.

Como resultado, muchas veces existen medidas de seguridad en los equipos fijos (cortafuegos, contraseñas, permisos de acceso a determinadas carpetas, antivirus... ) que no se aplican a los dispositivos móviles.

¿Cuál sería el objetivo a lograr? Lograr que la información esté disponible de la forma más rápida y cómoda posible pero, al mismo tiempo, evitar que terceros puedan acceder a esa información en caso de pérdida o robo del dispositivo. Te voy a contar cómo lo hacemos en Artáiz Asesoría Tecnológica y espero que te dé ideas para lograr el equilibrio que consideres adecuado entre seguridad y movilidad. Estas recomendaciones van dirigidas a dispositivos con Android y portátiles con Windows, pero si utilizas otras plataformas seguro que puedes encontrar utilidades similares.

Medida 1 - Proteger de alguna manera el encendido del dispositivo. 

Ésta es una medida obvia, pero muchas veces no se cumple. Esta medida tiene que ser cómoda de usar pero al tiempo asegurar que ofrece la seguridad necesaria. Existen diferentes métodos:
- Contraseñas textuales: una palabra o combinación de palabras que es necesario escribir.
- PIN o código numérico: un número que debemos escribir antes de acceder a la información.
- Reconocimiento biométrico: los más habituales son la huella dactilar, el iris o el rostro.
- Patrón: una secuencia de puntos que hemos de dibujar en un patrón para acceder.

Tras muchos años de usar dispositivos, finalmente hemos optado por el patrón. Razones:
- Contraseñas textuales o numéricas: al final acabas teniendo tantas contraseñas en tantos sitios y dispositivos que se puede olvidar. Además, cuando urge acceder al dispositivos, puede no ser cómodo ni rápido estar escribiendo en un teclado, a menudo virtual.
- Reconocimiento biométrico: la huella dactilar es bastante fiable como método, pero son pocos los dispositivos que incorporan un lector (normalmente sólo dispositivos de gama alta). El método del reconomiento del iris (del ojo) está todavía más limitado a accesos a instalaciones de seguridad. Es totalmente seguro -no hay dos iris iguales- pero muy caro de poner en marcha. Por último, algunos smartphones están incorporando el reconocimiento facial como forma de desbloqueo, pero es un sistema que todavía está por terminar de afinar.
- Patrón: Si tu dispositivo lo soporta, este sistema es muy rápido de ejecutar y al tiempo, muy seguro. Puedes crear un patrón de tantos puntos como quieras. Alguien que encontrara tu dispositivo no sabrá, de entrada, de cuántos puntos se compone el patrón así que es prácticamente imposible que lo deduzca de entre los millones de combinaciones posibles.

Patrón en un smartphone Android
Sin conocer el patrón, la única forma de acceder al dispositivo es borrar toda la memoria.

Medida 2 - Cifrar el contenido

La palabra cifrar suele echar para atrás, de entrada, a muchos usuarios. Suena a proceso muy complicado y peligroso. Sin embargo, existen utilidades como Truecrypt que permiten cifrar el contenido de un portátil de una manera fácil y muy cómoda de utilizar.

Nuestra recomendación es crear un disco virtual cifrado del suficiente tamaño como para albergar todos los datos que queremos mantener protegidos. Este disco virtual aparecerá como una nueva unidad.

Es importante que el disco se cree automáticamente al iniciar Windows, de tal forma que nos pida la contraseña de forma automática al iniciar sesión.

Ventana de introducción de contraseña en Truecrypt
Dado que todos los datos a proteger van a estar en este disco virtual cifrado, no es necesario poner una contraseña para iniciar Windows. Es decir, si podemos poner en marcha esta medida en nuestro dispositivo, seguramente podemos obviar la medida 1.

Puedes descargar Truecrypt desde http://www.truecrypt.com.

Medida 3 - Sincronizar con Dropbox

Seguramente conoces Dropbox u otras herramientas para sincronizar datos entre diferentes dispositivos y la nube. Pero si usamos Dropbox en el portátil, estamos dando acceso a ficheros importantes a cualquiera que lo encuentre. La solución es crear las carpetas de Dropbox dentro del disco virtual que hemos creado en la medida 2.

De esta forma, sólo será posible acceder a las carpetas de Dropbox una vez que hayamos dado la contraseña de creación del disco virtual Truecrypt. Por es misma razón, debemos desactivar el arranque automático de Dropbox al iniciar Windows, puesto que si tardamos en introducir la contraseña del disco virtual, Dropbox nos daría un error al no poder acceder a las carpetas a sincronizar.

Dropbox, por si no lo conoces, mantiene una copia sincronizada de aquellos directorios que te interesen entre diferentes equipos e Internet. Muchas veces se utiliza como copia de seguridad de la información que tenemos en el equipo, asumiendo que si se borra un fichero del equipo, también se borrará de Dropbox, aunque existen opciones de recuperación.

Puedes crear tu cuenta gratuita en Dropbox pulsando aquí. Te pido que si vas a usar Dropbox, lo hagas siguiendo ese enlace, porque así Dropbox me dará espacio extra a mí.

Medida 4 - Situar los datos de Evernote en unidad virtual cifrada

Si usas Evernote, seguro que se ha convertido en una herramienta de uso continuo. Si no la usas, te recomiendo que leas la entrada sobre Evernote en este blog.

Para evitar que los datos que llevas en Evernote estén accesibles sin autorización, diremos a Evernote que guarde sus archivos en la unidad virtual que hemos creado con Truecrypt. Esto lo puedes hacer desde el menú Herramientas / Opciones / General, como puedes ver en la siguiente imagen:

Menú de opciones generales en Evernote
Al igual que en el caso de Dropbox, también hemos de decir a Evernote que no se abra al iniciar Windows, puesto que si arranca antes de que la unidad virtual esté creada, no podrá acceder a los ficheros. Para evitar que Evernote arranque, tienes que desmarcar la opción "Abrir Evernote al iniciar Windows", como puedes ver en la misma imagen.

Si cuando usas tu portátil o tableta estás consumiendo datos de una tarifa limitada, quizás prefieras que Evernote no se sincronice de forma periódica, sino sólo cuando se lo indiques. Esto lo puedes configurar en el menú Herramientas / Opciones / Sincronizar, como puedes ver en la siguiente imagen:

Menú de sincronización de Evernote

Medida 5 - Llevar apuntadas todas tus contraseñas en Evernote

Revisando, he visto que tengo más de 100 contraseñas a todo tipo de servicios, páginas web, cuentas bancarias, de proveedores, etc, etc... No sé tú, pero yo soy incapaz de recordar más de cinco, siendo generoso.

La solución, llevarlas anotadas en Evernote en una categoría llamada, por ejemplo, Claves. De esta forma tendrás a mano cualquier contraseña desde tu PC fijo, tu portátil, smartphone o tableta. Es decir, desde cualquier dispositivo en el que lleves instalado Evernote.

Medida 6 - Pon contraseñas a tu programa de correo y tu navegador

Como última recomendación, es conveniente que los programas que utilices para el correo electrónico y la navegación pidan una contraseña al arrancar. Si los programas que utilizas no lo permiten, quizás debas pensar en cambiar de programa. De esta formas protegerás los mensajes y las direcciones de correo electrónico que utilizas, además del acceso a páginas de las que el navegador se pueda haber aprendido la contraseña.

Mi recomendación: Thunderbird para el correo y Firefox o Chrome para la navegación por Internet.

Para una total seguridad, puedes configurar que los datos de estos programas también se almacenen en el disco virtual cifrado, pero quizás es ponerse demasiado paranoico.

Confío en que estas medidas te ayuden a dotar de mayor seguridad al uso de tus dispositivos móviles. Si necesitas ayuda para ponerlas en marcha, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Aquí te explicamos como.