Tecnología práctica

Utiliza Evernote como CRM

2011-12-05T16:34:00.001+01:00

No hace mucho he descubierto Evernote y se ha convertido en una herramienta esencial en mi vida laboral y personal. Dado el ingente volumen de información que manejamos (y que va a más), Evernote proporciona los recursos para archivar y, sobre todo, localizar cualquier información de una forma rápida y muy eficiente. De hecho, la combinación de Evernote y un smartphone Android me ha permitido abandonar Outlook y prescindir del tedioso proceso de sincronizar con un cable el smartphone y el PC en lo relativo a agenda, contactos y bloc de notas.

He pasado todas mis notas de Outlook a Evernote (dejando de usar Outlook y su deficiente sistema de búsquedas), he pasado todos mis contactos de Outlook a Google (con lo que se actualizan de forma automática entre mi smartphone Android y la web) y he pasado mi calendario de Outlook a GMail, con lo que también se sincroniza de forma automática entre el smartphone y Google. Si quieres seguir usando Outlook como aplicación de calendario en el PC, hay una utilidad gratuita de Google llamada Outlook Calendar Sync que se encarga de mantener actualizado el calendario de GMail con el del Outlook. Ahora cualquier cambio en mi smartphone pasa inmediatamente al ordenador e, igualmente, cualquier cambio en el PC pasa inmediatamente al smartphone.

Obviamente, para sacar partido de Evernote y otras herramientas similares es muy recomendable contar con una tarifa de datos en el smartphone. Así evitarás sustos en la factura del móvil. Actualmente los principales operadores de telefonía presentan tarifas muy interesantes que incluye voz y datos con importantes ahorros.

Si no lo conoces, te cuento que Evernote es una aplicación para archivar información (no sólo texto, sino imágenes, páginas web, documentos en PDF... ) de la que existen versión gratuita y versión de pago. La gratuita es muy, muy potente (si la utilizamos mucho y sobrepasamos la cuota de datos asignada a la cuota gratuita, podremos pasar a la cuota de pago por un importe muy razonable -45 dólares al año-), pero de entrada es improbable porque admite hasta 100.000 notas.

Evernote dispone de versiones para casi todas las plataformas, de tal modo que si lo llevas en tu smartphone puedes acceder a las mismas notas que tienes en tu ordenador fijo. E incluso si no estás en tu ordenador ni tienes el smartphone a mano, puedes acceder a tu cuenta Evernote en la web. Cualquier cambio en cualquier nota se actualiza de forma instantánea en la web y, cuando están conectados, en el resto de dispositivos.

Su potencia de búsqueda es altísima, permitiendo tener diferentes libretas de notas y asignarles etiquetas personalizadas para clasificarlas por categorías. Esta potencia me hizo pensar en un uso que para muchos permitiría convertirse en un CRM, o sea, un gestor de contactos comerciales con clientes y potenciales clientes.

Te cuento cómo lo hago yo y espero que te dé ideas y te permita realizar algo similar y adaptado a tus necesidades. La flexibilidad de Evernote es muy alta, así que es muy probable que lo puedas adaptar a tu forma de trabajo.

Lo primero es crear las libretas que vamos a utilizar, en mi caso yo tengo tres: CRM Abierto, CRM Cerrado y otra para todas las demás notas. Evernote te permite pasar notas de una a otra libreta con total libertad, así que cualquier cambio es reversible. También puedes cambiar el nombre a las libretas cuando gustes.

En la libreta CRM Abierto tengo todos los asuntos comerciales abiertos; como habrás supuesto, en la libreta CRM Cerrado tengo todas las notas que ya están cerradas, ya sea por que no han fructificado, ya sean porque se ha terminado la venta o servicio al cliente. La cifra entre paréntesis indica el número de notas que hay en cada libreta. A la hora de buscar, puedo escribir cualquier palabra en la barra de búsquedas y hacer que Evernote busque en todas las notas o en una determinada libreta. Así, por ejemplo, si quiero ver operaciones en las que se ha hablado, por ejemplo, de la factura electrónica, me basta con escribir ambas palabras en la barra de búsqueda y seleccionar el menú todas las notas o CRM Cerrado si quiero que busque en las operaciones cerradas.

Pero, ¿cómo organizo las operaciones abiertas? ¿Cómo logro que no se me pasen las llamadas, visitas, presupuestos a enviar, seguimientos de ofertas enviadas... ? (Insisto que éste es un sistema que me ha parecido cómodo para introducir datos y cómodo para buscar, pero puede que a ti te sea útil otro).

Todas las notas tienen un título. Yo les pongo primero la fecha en formato año/mes/día y luego escribo el nombre del cliente y el asunto del que se trata. Por ejemplo, "2012/12/04 Almacenes El Barato - Gestión documental".

La fecha indica el siguiente paso a dar en cualquiera de los asuntos. Esto me permite ordenar todos los asuntos abiertos por fecha pulsando sobre el encabezado de la columna. Dentro de la nota puedo escribir todos los pasos que se han ido dando durante el desarrollo de ese asunto con el cliente: llamadas, presupuestos, reuniones, requisitos, cosas a tener en cuenta...

Y esto lo combino con las etiquetas que Evernote te permite asignar a cada nota. Puedes asignar múltiples etiquetas a la misma nota.

Yo tengo creadas muchas etiquetas, pero para la gestión de asuntos las comienzo todas con las siglas CRM. Las que he creado son CRM E-mail, CRM Llamada, CRM Llamar si no ha habido noticias, CRM Reunión y CRM Servicios en curso.

Evernote me permite buscar todas las notas que contengan una determinada etiqueta (por ejemplo, CRM Llamada) y, por supuesto, puedo quitar o poner etiquetas de cada nota en cualquier momento. Y no olvides que toda esta información la puedes llevar, con el mismo sistema de organización y la misma capacidad de búsqueda, en tu smartphone. De esta forma, se evitan muchas llamadas a la oficina para encontrar información que puede ser necesario obtener en un momento dado.

Combina esta potencia con una tableta y puedes olvidarte, en muchos casos, de tomar notas en papel o de llevar un pesado ordenador portátil. Al tomar notas directamente en Evernote, éstas están sincronizadas con el ordenador de la oficina. No hay que dedicar tiempo al volver a la oficina a pasar a limpio las notas.

Otra posibilidad interesante, en la versión de pago, es la de compartir notas entre diferentes usuarios. De esta forma, podemos disponer de un CRM compartido entre los integrantes del departamento comercial.

Evernote tiene muchas más funcionalidades (enviarte notas por e-mail con una etiqueta asignada, crear botones a las notas más utilizadas, pintar o escribir manualmente en notas, pintar sobre imágenes, notas de audio, adjuntar ficheros, poner una contraseña a las notas (o a todo Evernote en la versión de pago), compartir notas por e-mail o redes sociales... Te invito a explorarlas. Seguro que serás capaz de descubrir en Evernote una herramienta muy potente en tu día a día.

¿Se puede ganar dinero en Internet?

2011-05-26T20:04:00.001+02:00

Todos hemos oído hablar de empresas o incluso particulares que han dado con la fórmula para ganar dinero en Internet, y a veces mucho dinero.

Y quizás te hayas preguntado: ¿y yo no podría ganar también dinero en Internet?

Si tienes un negocio cuyos productos o servicios puedan ser contratados por Internet, ya estás tardando. Hay numerosas soluciones (algunas las comercializamos desde Artaiz Asesoría Tecnológica) para llevar tu negocio a Internet por un coste ridículo. No se trata de poner en marcha nuevas áreas de negocio -algo que siempre tiene un coste de lanzamiento- sino de encontrar clientes en Internet para los productos y servicios de la empresa.

Pero incluso si eres un particular tienes oportunidad de ganar dinero sin riesgo alguno. Cierto es que no se suele tratar de grandes cantidades. Desconfía, por norma, de cualquier promesa de ganancias desorbitadas. Aquí te traemos dos servicios que te pueden hacer ganar dinero, uno basado en el azar y otro basado en tu capacidad de convencer a otros.

Primigratis

Este servicio te permite jugar a la Lotería Primitiva totalmente gratis. Si ganas -y es condición necesaria acertar el complementario-, cobras el 50% del premio. La ventaja es que no hay que poner un céntimo. Para participar sólo tienes que darte de alta y activar la apuesta antes de cada sorteo.

Es-facil

Cobra por recibir e-mails de publicidad y hacer click sobre el enlace. Cobrarás poquito por cada e-mail (exactamente tres céntimos) pero si convences a conocidos a apuntarse, también cobrarás un céntimo por cada mail que reciban y hagan click. Puede parecer poco, pero si logras apuntar a mucha gente y que éstos apunten a otros, esos céntimos comienzan a sumar y se convierten rápidamente en euros.

Son sólo dos ejemplos de servicios que están aprovechando la popularidad de Internet para explorar otras formas de hacer negocio. Si conoces otros, te invito a comentarlos.

¿Haces algo por salir de la crisis?

2011-01-17T10:10:00.001+01:00

En nuestro trabajo de asesoramiento a todo tipo de empresas nos encontramos muy frecuentemente con la situación de quien afirma querer superar la crisis pero, al mismo tiempo, no toma ninguna decisión con una cierta visión de futuro, como si todos los problemas fueran exclusivamente originados por la coyuntura económica y bastara con sentarse a esperar a que la economía mejore.

Está claro que una situación económica de desconfianza en general no es la mejor para garantizar el futuro de ninguna empresa, pero muchas están tan obsesionadas con la crisis que no ven las herramientas que se les ofrecen para tratar de salir de ella.

Aquellas empresas que están adoptando medidas para ser más eficientes, no sólo están logrando ahorros en el presente, sino que están sentando las bases para garantizar su supervivencia en la post-crisis, cuando se tendrán que enfrentar a empresas nacidas durante la recesión, con estructuras administrativas muy ágiles y con unos gastos fijos reducidos.

Te invito a que medites cuál es su actitud ante la crisis: ¿aguantar el chaparrón o tomar medidas para ahorrar en

procesos que ahora suponen gastos innecesarios?

Si optas por tomar el timón de tu futuro, hay muchas herramientas que te van a permitir gestionar mejor tu empresa: como un ERP para tener toda la información de su negocio, la factura electrónica, para ahorrar tiempo y costes materiales en el proceso de facturación, o un gestor documental, que simplifica el archivo y acceso a toda la documentación de la empresa, ya sea en papel, en ficheros o en correos electrónicos.

Alguna de estas herramientas, como la factura electrónica, será obligatoria a medio plazo –ya lo es en algunos países, donde ya no existen las facturas en papel-, pero la pregunta es ¿por qué hemos de esperar a que nos obliguen a utilizar una herramienta que no aporta sino ventajas? Si simplifica los procesos de facturación, reduce la burocacia y el tiempo dedicado a tareas administrativas, ahorra costes materiales, reduce los plazos de cobro y encima es barata comienzan a agotarse las excusas para no implantarla.

¿Los ingleses conducen por el otro lado?

2010-12-06T08:32:00.000+01:00

Aunque el título pueda parecer simple, en realidad lo que quiero es invitarte a reflexionar unos segundos sobre las cosas que, habitualmente, se dan por ciertas sin dedicarles una mínima reflexión y pensar si conviene cambiar nuestros procesos mentales. ¿Cuántas veces habrás oído que en Inglaterra conducen al revés que el resto del mundo, que eso demuestra lo raros que son... Pues no, mira por dónde, resulta que los que conducimos al revés somos el resto del mundo.

En la época en que ocurrían estas cosas, cuando dos carruajes se cruzaban en un camino, lo hacían cada uno por su izquierda. Y la razón es muy sencilla: la mayoría de cocheros, como la mayoría de personas hoy en día, eran diestros y sujetaban las riendas con la mano derecha, llevando el látigo en la izquierda. Para evitar que el movimiento del látigo pudiera alcanzar a un carruaje con el que se cruzaban en un momento dado, el cruce se hacía por el lado izquierdo del camino, quedando así el radio de acción del látigo lejos del lugar de paso del carruaje contrario.

Dejando de lado la anécdota, muchas veces en las empresas se da por hecho que las cosas que se hacen de una determinada manera no tienen otra forma de realizarse ni existen elementos que puedan modificarse. E incluso ese inmovilismo mental nos hace impermeables a los cambios y sugerencias de empleados y clientes.
Hace algún tiempo estuve en una pizzería en la que se negaron a añadir un ingrediente a petición mía a una de sus pizzas. No les estaba pidiendo que fueran al mercado a comprar ese ingrediente para mí, claro, sino que simplemente tenían que meter la mano en el recipiente de ese ingrediente y dejarlo caer en la masa de una pizza ya prediseñada por su departamento comercial. Pues no, ese grave trastorno a sus procesos no era posible. Resultado: un cliente insatisfecho que no ha vuelto por allí y ha hablado mal de ese negocio a numerosos conocidos.

Dado lo importante que es hoy lograr la satisfacción del cliente y lo fácil que lo tienen los clientes para dar a conocer su insatisfacción a través de las redes sociales, hemos de poner todo nuestro interés en satisfacer al cliente, en la medida de lo posible y dentro de lo razonable. Habrá que situar un límite en algún punto, pero si una razonable flexibilidad logra la satisfacción de nuestros clientes, o incluso de nuestros empleados, habremos conseguido un intangible que a veces se busca solamente a través del precio o de las características de nuestros productos. Muy a menudo los productos y servicios que ofrecen diferentes empresas son casi idénticos. Ofrecer un trato personal, amable, flexible, adaptado a las necesidades del cliente puede suponer la diferencia que haga que los clientes escojan nuestra empresa.

¿Merece o no la pena intentarlo?

¿Siempre esperas a que te obliguen?

2010-10-14T11:46:00.000+02:00

En nuestras charlas de divulgación de temas de tecnología con empresas hablamos de diversos temas. Algunos de ellos son obligatorios, como la LOPD, y otros lo serán en un plazo breve, como la factura electrónica. La pregunta que a menudo planteamos a los asistentes es: ¿por qué esperar a que sea obligatorio si adoptar la factura electrónica tiene grandes ventajas?

Creo que la forma de acercarse a un tema como la factura electrónica nos da la talla o la visión de quien lidera un proyecto empresarial, y aquí igual me da un autónomo que una gran empresa, porque todos pueden beneficiarse de implantar la factura electrónica.

Si estamos diciendo que es una herramienta que ahorra costes materiales, ahorra tiempo, proporciona mayor seguridad en el envío de la factura y de otros muchos documentos, mejora nuestra imagen ante los clientes, ayuda al medio ambiente... ¿cómo es posible que haya tantas empresas que todavía no la utilicen? Posiblemente muchas no la usan por desconocimiento de estas ventajas, pero quien ya conoce estas ventajas y sigue esperando a que fallezca la factura en papel por decreto ley, estará mandado un mensaje claro: no tengo visión.

Siento decirlo así, pero creo que uno de los problemas más graves de muchas empresas a menudo es la falta de visión de quienes las gestionan. Si las cosas van mal en la economía y encima quien tiene que sacar las castañas del fuego no está a la altura, mal futuro le espera a esa empresa. Otros llegarán que aprovecharán para crear empresas más ágiles, que sacarán partido a estas herramientas que permiten ser más eficiente y ahorrar costes. Que no está la cosa como para gastar sin ton ni son.

¿La web 2.0 te abruma?

2010-08-23T13:06:00.002+02:00

En varias conversaciones que he mantenido con clientes y conocidos en los últimos días, sale a relucir un aspecto que quizás no se ha estudiado conveniente, o que quizás se desprecia por parte de quienes aportamos contenidos a la red social: la complejidad de iniciarse en las redes sociales para quienes no están familiarizados con el mundo 2.0.

Se podrían definir varios tipos de personas en relación a las redes sociales, pero me gustaría centrarme en aquellas de ya una cierta edad, que siguen plenamente activos pero que no están familiarizados con las nuevas tecnologías. A menudo tienen ordenador y lo usan, pero a un nivel muy básico y adoptar una nueva herramienta les supone un esfuerzo notable.

Quienes estamos más familiarizados con el entorno 2.0 somos bombardeados continuamente con anuncios de nuevos productos, nuevas plataformas, herramientas para gestionar nuestra presencia en redes, además de las tentaciones que ya teníamos antes: aplicaciones, antivirus, herramientas de todo tipo, programas multimedia, aplicaciones para nuestro smartphones, equipos fijos, portátiles... Todas estas aplicaciones se actualizan constantemente y requieren de un mantenimiento que obliga a tener unos conocimientos medio-altos.

Pero, ¿qué ocurre con ese usuario que no tiene tanto dominio de estos temas? ¿Le estamos apartando porque no es capaz de seguir en el grupo de cabeza de las tendencias en comunicación social? ¿Todo el mundo tiene que estar en Facebook, Twitter, Xing, LinkedIn, MySpace y tantas otras redes sociales?

Creo, sinceramente, que el cerebro humano tiene una limitada capacidad de atención y el hecho de que salgan tantas herramientas que tratan de concentrar nuestro interés puede provocar una sensación de impotencia en quien se trata de acercar a las redes sociales. Asusta ver la inmensidad de lo que se le ofrece ante su teclado. Si ya quienes estamos más familiarizados con este mundo podemos sentirnos abrumados ante la vasta variedad de opciones, cómo no se sentirá quien se acerca ya con una cierta edad, acomplejado a menudo por la pericia de los más jóvenes, de los llamados nativos digitales, que han crecido con todo tipo de gadgets en sus manos (teléfonos móviles, agendas electrónicas, consolas, ordenadores... ).

¿Cuál puede ser la solución? Probablemente no haya una única: para quienes se acercan, dejarse aconsejar y acompañar en sus primeros pasos por usuarios más avezados. Nadie nace aprendido e igual que nosotros, quienes llevamos más tiempo, en un momento u otro, recibimos ayuda de otros, deben de buscar el consejo de quien está más familiarizado con las redes sociales. Consejo que, además, el experto seguro que está encantado de dar.

Para quienes ya tienen un dominio más alto de la materia, aprovechar las herramientas disponibles para poder gestionar la presencia en las redes sociales (monitorizar nuestra presencia en varias redes, por ejemplo). Por mucho que lo intentemos alargar, el día tiene 24 horas y muchas hay que dedicarlas a otras tareas. Quizás la solución pase por herramientas que permitan unificar en un mismo sitio (en la misma red social) diferentes funciones: fotos, anuncios, opiniones, geolocalización (como acaba de hacer Facebook, por ejemplo). Así, en lugar de tener que recurrir a una lista interminable de webs, podremos reducir el tiempo dedicado a gestionar nuestra presencia 2.0.

Ayudas TIC del Gobierno de Navarra: tarde, mal... ¿y nunca?

2010-08-09T13:26:00.000+02:00

Siento empezar la semana siendo negativo, pero la noticia con la que nos hemos desayunado hoy acerca de la publicación de las ayudas TIC del Gobierno de Navarra me genera sensaciones contradictorias.

Por un lado siempre se agradece que se ayude a las empresas a implantar soluciones de tecnología, más en estos tiempos que corren de estrecheces económicas. Siendo además una subvención a fondo perdido del 30% de la inversión, es muy golosa. Pero cuando uno empieza luego a mirar la letra pequeña, se empiezan a encontrar cosas un tanto incongruentes.

Por ejemplo: es incongruente que los autónomos o las empresas de hasta tres trabajadores no puedan financiar soluciones de factura electrónica (¿acaso sólo le interesa usar la factura electrónica a las grandes empresas?)

Es también incongruente que para justificar la inversión haya que presentar fotocopias de las facturas. Confíemos en que el sentido común permita presentar facturas en formato electrónico, que precisamente es una de las áreas a fomentar.

La convocatoria se hace en pleno verano y con un plazo de presentación de solicitudes de apenas tres semanas. Muchas empresas se enterarán (si se enteran) a su vuelta de vacaciones, cuando ya no se puedan presentar solicitudes. La única forma de hacer más invisible la noticia era publicarla en plenos sanfermines.

Teniendo en cuenta los fondos asignados (200.000 €) y que se puede pedir subvenciones para proyectos ejecutados desde septiembre del año pasado, mucho me temo que sólo las empresas con gran capacidad de reacción van a ser capaces de cazar una de estas subvenciones. Tanto es así que el propio Gobierno de Navarra recomienda la presentación de las solicitudes por vía telemática, ya que se evaluarán según orden de presentación, y ésta siempre será más rápida por vía telemática que entregando las solicitudes en ventanilla.

En todo caso, si quieres enterarte de los detalles de esta convocatoria, tienes toda la información en http://www.navarra.es/home_es/Actualidad/BON/Boletines/2010/96/Anuncio-5/

La forma más fácil de incumplir la LOPD

2010-08-03T11:07:00.002+02:00

Una de las formas más fácil de incumplir la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) es enviando un correo electrónico a múltiples destinatarios sin ocultar las direcciones. Los programas de correo electrónico envían por defecto los mensajes con las direcciones a la vista, de tal modo que al enviar un mensaje a varias direcciones, cada receptor puede conocer el resto de destintarios del mensaje. Esto lo podemos solucionar si al enviar cambiamos el "To" o "Para" del mensaje a "BCC" o "CCO), que quieren decir Blind Carbon Copy (Copia de Carbón Oculta, en castellano). Al escoger este modo de envío, en el momento de redactar el mensaje, quien lo recibe no tiene ninguna información sobre el resto de destinatarios y sólo ve su propia dirección.

El problema es que a veces mandamos mensajes con rapidez o precipitación y justo después de pulsar el botón "Enviar", nos damos cuenta de que no hemos ocultado las direcciones de los destinatarios. Nos encomendamos a nuestro santo preferido para que nadie nos denuncie por ello a la Agencia de Protección de Datos.

Pero existe una solución: configurar el programa de correo para que las direcciones vayan, por defecto, en modo oculto. De esta forma, ya nos podemos despreocupar de este riesgo.

En Thunderbird existe un complemento llamado Mail Tweak que permite hacer esto, y muchas otras cosas curiosas con el correo. Puedes descargarlo desde http://mailtweak.mozdev.org. Está en inglés, pero una vez configurado, todos los mensajes se crean, por defecto, con los destinatarios en modo oculto. Si lo necesitamos, podemos cambiar este estado del mensaje en el momento de crear uno nuevo.

Para Outlook existen utilidades similares, como http://www.ablebits.com/outlook-blind-carbon-copy-bcc-email-addins/onlinehelp.php. Ésta es de pago. Si conoces alguna gratuita, no dudes en recomendarla para quien use Outlook.

Manten vivo tu inglés con el Kindle de Amazon

2010-07-29T10:53:00.000+02:00

Quizás a alguno le parezca raro el planteamiento, pero es una posibilidad que Amazon nos ofrece gratuitamente y creo que merece la pena aprovecharla. Seguramente muchos tuvísteis en vuestras manos en el colegio libros de inglés con vocabulario simplificado para practicar la lectura y la comprensión del idioma de Shakespeare.

Actualmente Amazon ofrece muchos clásicos de la literatura inglesa totalmente gratis. Yo acabo de descargar La isla del tesoro y en un minuto lo tenía disponible en mi lector Kindle, gracias a su conexión gratuita (GRATUITA, si) a Internet. En este aspecto, Amazon es insuperable en cuanto a experiencia de compra (incluso de compra gratuita, como este caso). Lo encuentras, lo marcas y lo tienes en su lector. Así de simple. Mucho tienen que aprender otros.

Leer en el Kindle aporta muchas ventajas, ya que si desconocemos el significado de una palabra basta con colocar el cursor delante y nos aparece el diccionario con su significado.

Otra posibilidad que ofrece el lector es escuchar el texto, con lo que podemos practicar mirando o sin mirar la pantalla. La pronunciación es más que aceptable.

Además Amazon acaba de anunciar nuevos modelos de lectores que mejoran las características de los existentes: más pequeños (aunque mantienen el tamño de pantalla), más rápidos, con más memoria, mejor calidad de la tipografía, mejor manejo de archivos PDF, nuevo navegador de Internet, más duracion de la batería (hasta un mes). Según la web de Amazon, los nuevos lectores estarán disponibles a finales de agosto en 140 países. Podéis ver sus características completas aquí:
Modelo con wifi pero sin 3G - 139 $ - http://amzn.to/bWEygH
Modelo con wifi y 3G gratis - 189 $ - http://amzn.to/aM2khO

Y si te animas a explorar más posibilidades, con Calibre (un programa gratuito) puedes convertir de múltiples formatos y descargar al Kindle el contenido de cientos de revistas y periódicos para luego leerlos tranquilamente.

Recuerda que tienes en este blog a tu disposición un completo documento sobre el Kindle y toda la información que te puede ser útil para sacarle partido.

Un saludo y feliz lectura, electrónica o no, a todos.

Los foros, esos grandes desconocidos

2010-07-27T12:46:00.001+02:00

Si a nivel personal o tu empresa participa en las redes sociales «profesionales» quizás no estés aprovechando una de sus grandes potencialidad: los foros. Cierto es que los profesionales y las empresas se suelen acercar a las redes sociales con otros objetivos: aumentar su visibilidad, mejorar la comunicación con el cliente, hacer contactos con otras empresas... pero los foros son un entorno de conocimiento que las redes sociales profesionales ponen a disposición de sus miembros y ninguna empresa debería ignorarlos, al menos hasta comprobar si hay algo interesante.

Tanto Xing como LinkedIn, las dos redes profesionales más extendidas en España, disponen de foros que se organizan dentro grupos de diferente temática. Existen miles de ellos y las conversaciones que se producen cubren todo el espectro posible de temas relacionados con la empresa y sus actividades. Los hay muy técnicos -que sólo interesarán a aquellas empresas que se dediquen a un sector determinado- y los hay muy generales (márketing, ventas, gestión... ) y, por lo tanto, pueden ser de interés para cualquier empresa.

Pero en ambos casos existe una filosofía en común: la de compartir conocimiento e intercambiar experiencias. En los foros podrás aprender y podrás enseñar, y quizás podrás encontrar oportunidades de negocio o de colaboración con otras empresas. Puedes pensar en ellos como una feria comercial abierta 365 días al año y en la que participan miles de empresas. Además permiten estar al tanto de cualquier participación recibiendo avisos por correo electrónico. De esta forma no es necesario visitarlos continuamente.

Nosotros acabamos de crear un foro en la red LinkedIn llamado Empresa y tecnología en Navarra. En este espacio, cualquier empresa que quiera informarse, aportar su experiencia, sus ideas, sus inquietudes... relacionadas con el uso de la tecnología en la gestión de la empresa puede participar gratuitamente. En él hay empresas que quieren estar al día y hay expertos en tecnología, en general grandes comunicadores, porque la empresa no tiene por qué entender de tecnología para apreciar las ventajas que le puede aportar. Es una gran oportunidad para que cualquier empresa resuelva sus dudas con el consejo de especialistas y también con el punto de vista de otras empresas que se han podido encontrar en las mismas situaciones. Conocer los errores que otros han podido cometer puede ayudarnos a evitarlos.

Foro sobre Empresa y tecnología en Navarra, en la red LinkedIn.

Tanto si estamos aprendiendo como si dominamos la materia tratada, los foros pueden servir para aumentar la visibilidad de nuestra empresa, establecer contactos, enseñar y aprender. ¿Te los vas a perder?

¿Conoces la diferencia entre firmar y cifrar?

2010-07-23T19:39:00.000+02:00

En nuestra experiencia con empresas constato continuamente que existe un gran desconocmiento en temas de seguridad electrónica. Es habitual que la empresa, sobre todo la pequeña y mediana, no esté familiarizada con conceptos como la firma digital, los certificados electrónicos y el cifrado de información.

Una de las confusiones más habituales se da entre los conceptos de firmar y cifrar, sobre todo en relación con el correo electrónico. La mayoría de usuarios, tanto particulares como empresas, envían sus e-mails sin ningún tipo de seguridad. Se intercambian datos personales, ofertas y presupuestos, currículums e información más delicada sin ningún tipo de preocupación sobre la seguridad del envío. Nadie enviaría una carta con el sobre abierto pero muchos usuarios envían e-mails sin aportarles seguridad.

Y es una pena, porque no es un proceso especialmente complicado. Si que puede tener cierta complejidad elevar el nivel de seguridad de los programas, pero una vez configurados correctamente, el uso de medidas de seguridad es muchas veces incluso totalmente transparente para el usuario.

Lo que hay que tener claro es la diferencia entre firmar y cifrar.
Firmar significa garantizar nuestra identidad como autores del envío.
Cifrar significa ocultar el contenido para que sólo el destinatario real del mensaje pueda leerlo.

En otras palabras, firmar un mensaje digitalmente no aporta seguridad en cuanto a que el contenido no sea visto por terceros; aporta la seguridad -para quien lo recibe- de que ha sido enviado por la persona que aparece en el campo "De" (que en estos tiempos tampoco es poco).

Se calcula que para finales de 2010 habrán sido expedidos unos 20 millones de DNI electrónicos. Sin embargo, su uso continúa siendo marginal, pese a las campañas de regalo de lectores. Y -oportunidad perdida- no sirven para cifrar mensajes. Es decir, no incoporan las librerías criptográficas necesarias para mandar un mensaje con la seguridad de que sólo el destinatario pueda leerlo. Así pues, su utilización queda reducida a identificarnos ante páginas web que reconozcan el DNI-e como sistema de demostración de nuestra identidad (en su mayoría páginas de la administración pública).

¿Cómo podemos cifrar, entonces, un correo electrónico?

La forma más sencilla es utilizando un certificado electrónico. La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (http://www.fnmt.es) expide de forma gratuita certificados electrónicos que podemos instalar en nuestro ordenador. A la hora de enviar un correo podemos elegir si queremos firmar, cifrar o ambas opciones. La mayoría de los programas de correo electrónico más populares incorporan esta posibilidad.

Para poder enviar un mensaje cifrado por e-mail primero hemos tenido que enviarle nuestra clave pública. Este proceso, que podría acobardar a más de uno, afortunadamente es hecho de forma automática por los programas de correo. Cuando alguien nos envía un mensaje firmado digitalmente, nuestro programa de correo se «aprende» su clave pública. De esa forma, ya podemos recibir mensajes cifrados de esa persona.

Pero lo más importante es que las empresas y los usuarios sepan que existe la posibilidad de aportar seguridad a sus envíos electrónicos y, una vez mentalizados, tomen las medidas oportunas. Mientras tanto, más de uno se seguirá llevando algún que otro susto.

Las herramientas para después de la crisis

2010-07-02T09:22:00.000+02:00

Desde que la crisis económica comenzó a golpear a la sociedad, mucha empresas se han visto obligadas a cerrar y otras, muchas también, están sobreviviendo a base de importantes esfuerzos o gracias a reservas procedentes de ejercicios anteriores. Pero también han nacido muchas empresas que, al ver la luz en un entorno tan difícil, han adoptado herramientas que las hacen más eficientes y productivas. Cuando pase la crisis, tu empresa tendrá que competir con estas organizaciones, que tienen una estructura de costes más liviana y operan con herramientas tecnológicas que les permiten responder con gran rapidez ya que han reducido la burocracia al mínimo.

La buena noticia es que las herramientas que pueden lograr que cualquier empresa reduzca costes administrativos y sea más eficiente están al alcance de todos y además se pueden financiar a través de ayudas públicas, como los préstamos del Plan Avanza a tres años sin intereses.

¿De qué herramientas estamos hablando?

- Un ERP, para disponer de la máxima información sobre el negocio y gestionar sus actividades con la máxima eficacia.

- Factura electrónica, para reducir costes asociados a la factura en papel, que cuesta entre 1 y 2 € a cualquier empresa.

- Gestión documental, ya que el papel es un medio ineficiente de manejar la información, pero además para dotar de seguridad a la información puesto que controlamos quién accede a la documentación y qué hace con ella. Además nos permite gestionar no sólo papel, sino documentos electrónicos y e-mails.

- Redes sociales, la revolución en el márketing de la que hoy en día ya se están beneficiando numerosas empresas. ¿Se ha dado cuenta ya tu empresa del cambio que se está produciendo en la relación entre las empresas y sus clientes? Las empresas en las redes sociales no sólo hablan sino que también escuchan y dialogan con sus clientes.

Muchas empresas, quizás también la tuya, no tienen claro cómo incorporar estas herramientas, básicas para competir en el entorno post-crisis, a sus procesos de negocio. Todavía estás a tiempo de reaccionar, pero cada día que pasa es un día perdido.

Abierto por vacaciones

2010-06-22T14:01:00.000+02:00

Desde hace un par de semanas hemos entrado en esa fase en la que muchos temas pasan directamente a la categoría "para septiembre". Te encuentras con clientes que tienen necesidades y que, precisamente ahora en verano tendrían más tiempo para planificar las cosas con calma y estudiar con mayor detenimiento cualquier proyecto, y por la inercia habitual, todo se aparca "para septiembre".

No sé en tu empresa o trabajo, pero la nuestra tiene en julio y agosto los mismos gastos que el resto del año, y para pagarlos sigue siendo necesario facturar.

Y en Navarra la cosa empeora, porque si en el resto de España agosto es el mes vacacional por excelencia, aquí por la influencia de los Sanfermines, a partir del chupinazo parece que no se puede trabajar hasta la vuelta del verano y son dos meses en los que se aparcan un montón de temas para septiembre. Luego llega septiembre y nos atragantamos con tantos temas aplazados que hay que llevar a cabo al mismo tiempo.

Si esto es planificación y eficiencia, que venga alguien y me lo explique. Si quereis comentar, aportar y tratar de cambiar la tendencia, os invito a comentar esta entrada y a uniros al grupo que hemos creado en Facebook: "Abierto por vacaciones".

Nueva versión del documento sobre e-books

2010-06-02T19:31:00.000+02:00

A raíz de algún comentario recibido, hemos aumentado los contenidos del documento que puedes descargar desde el menú de enlaces, en la parte derecha de esta página.

También hemos incorporado la última información disponible sobre las nuevas funciones del Kindle: carpetas, contraseña, enlace a redes sociales, ¿posibilidad de navegar por Internet sin limitaciones?. Algunas están confirmadas y otras son rumores que hemos de comprobar en persona.

Como siempre, agradeceremos vuestros comentarios.

¿Tu empresa todavía se limita a tener una web?

2010-03-19T11:09:00.001+01:00

Como he comentado en anteriores entradas de este blog, no debería pero todavía me sorprende la ceguera y falta de visión de muchas empresas en relación a Internet. Siendo, como es, el medio más económico y con más potencial de crecimiento e influencia, es asombroso el desprecio y rapidez con el que se desdeña cualquier propuesta de acciones de márketing y comunicación a través de la red.

En una época como la actual, en la que las empresas con visión establecen canales de comunicación con sus clientes, reales y potenciales, para fidelizarlos, atenderlos, recibir quejas y, entre otras cosas, vender, todavía encuentras empresas que crearon una página web hace años y ahí se quedó.

Casi todas las empresas tienen una página web, más o menos decente, más o menos completa (muchas veces con enlaces rotos, textos de relleno a la espera de la información real, fotos pendientes de subir... ), pero el problema es si la página nació como si se tratara de un folleto publicitario, del que se hacen miles de ejemplares y uno se olvida de él hasta que es necesario hacer una nueva tirada.

Justificación de la empresa para no invertir recursos en la web: "Si apenas tenemos visitas", "Estamos porque hay que estar, pero no sirve para nada" o "Nos costó un dineral y apenas nadie entra". Pero, alma de cántaro, ¿cómo vas a recibir visitas en la web si no has cambiado una coma desde que Marco buscaba a su madre de los Apeninos a los Andes? ¿Qué ventaja va a encontrar un cliente en volver a visitar una página que no ofrece contenidos nuevos? ¿Acaso el personal se compra la misma revista una y otra vez con los mismos artículos o ve el mismo informativo grabado día tras día?

Frente a éstas, las empresas que han visto las posibilidades de las redes sociales, la web 2.0, donde cada vez los usuarios pasan más tiempo en detrimento de otros medios de comunicación, como la prensa y la televisión. Pero no se trata sólo de vender, sino también de aportar valor, conocimientos, compartir experiencias... tratar, en definitiva, de convertirnos en un punto de referencia sobre aquellos temas en los que trabaja nuestro negocio. Esto, que antes solía requerir de caros y costosos eventos, está al alcance de cualquier empresa a través de las redes sociales. Pero hace falta verlo.

Cosas que hay que saber sobre el Kindle y los lectores electrónicos

2010-02-13T12:42:00.003+01:00

Como en este mundo de Internet se trata de aprender y enseñar, he escrito un pequeño documento con todo lo que he aprendido sobre el Kindle y los lectores electrónicos. La intención es que, al igual que yo he aprendido de otros, otros puedan beneficiarse de mis conocimientos.

Puedes descargar el documento desde la sección de enlaces. Te agradeceré tus comentarios, sugerencias, correcciones... para hacerlo más útil.

Un saludo.

Las redes sociales y las pymes

2010-01-24T12:35:00.000+01:00

En el desarrollo de mi trabajo trato con todo tipo de empresas, desde autónomos hasta pymes de pocos empleados y a veces, pocas, con grandes empresas que tienen sedes en varios continentes. Sin embargo, habitualmente encuentro factores comunes a la mayoría de ellas: pocas, muy pocas entienden las redes sociales y cómo sacarles partido en la relación con sus clientes.

Lamentablemente, el nivel de «cultura tecnológica» del empresario medio español es muy escaso. Todos tienen claro que la empresa tiene que tener ordenadores, pero sacarles partido ya es otro cantar. Muchos no han oido hablar de ERPs, firma digital, factura electrónica… temas que deberían tener ya implantados para dejar de tirar el dinero en sus empresas.

Pero la cosa llega ya a niveles de vergüenza ajena cuando la conversación deriva hacia las posibilidades que las redes sociales tienen para la empresa. Muchos empresarios siguen pensando que los usuarios de las redes sociales son un grupo de freakies e inadaptados que están todo el día mandándose mensajitos por el móvil. Cuando les dices que entre las entidades que más utilizan Twitter en España hay una caja de ahorros, de entrada creen que les estás tomando el pelo.

Por suerte, parece que la nueva generación de emprendedores viene con las pilas puestas. El problema lo tienen las empresas que tienen al frente a un ejecutivo «no converso». Igual la empresa no sobrevive hasta que alguien, con los conocimientos adecuados para liderar una empresa en el siglo XXI, le dé el relevo.

(Este comentario se ha publicado también en el blog Cómo funciona Twitter

¿Ha llegado el momento del libro electrónico?

2009-12-19T06:57:00.008+01:00

Como alguien me ha comentado, puede que 2010 vea el éxito del libro electrónico. Muchas personas se preguntan por qué comprar un libro electrónico si ya pueden leer en un portátil o incluso en una PDA. Hay muchas razones, desde la ergonomía (la pantalla de un libro electrónico proporciona una calidad similar al papel y no cansa la vista) hasta el ahorro energético (un libro electrónico es mucho más eficiente y tiene un consumo inmensamente menor que otros dispositivos electrónicos). Algunos modelos también permiten realizar anotaciones, otros tienen acceso a Internet para leer prensa...

Creo que hay dos factores principales que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el caso del libro electrónico. El primero es el precio de los aparatos. Si queremos crear una base de mercado suficientemente amplia es necesario popularizar el libro electrónico. El lector habitual de libros por placer necesita probar la experiencia antes de pasarse el libro electrónico y si el aparato tiene un precio prohibitivo, no lo hará. Aquí son importantes iniciativas como la de Luarna, que comercializa lectores electrónicos por menos de 300 €.

La otra parte de la ecuación está en los contenidos. ¿Se dará cuenta la industria editorial en español de lo que se juega? ¿Esperará y esperará mientras el usuario toma la iniciativa y les adelanta por la izquierda y por la derecha? ¿Aprenderán de la industria musical o se limitarán a quejarse del daño que les hace el pirateo?

Su sector es similar al de la música, pero presenta algunas diferencias. De entrada, compartir música en Internet partiendo del soporte original es muy fácil (prácticamente cualquier usuario puede aprender en cinco minutos a convertir las canciones de un CD recién salido al mercado a formato MP3). Convertir un libro a formato PDF (el más extendido) requiere de un trabajo más largo, y si la obra tiene cientos de páginas, nos exige ya una dedicación de bastantes horas.

Y, sin embargo, rebuscando un poco se pueden encontrar ediciones digitales gratuitas de casi cualquier cosa, incluso de títulos de gran demanda recientemente lanzados al mercado, como la última novela de Dan Brown o la trilogía Millenium. Estas ediciones a menudo están realizadas por particulares sin ningún ánimo de lucro y con la intención de facilitar la lectura de las obras con las que ellos han disfrutado. Quizás no cuenten con la calidad de edición de una obra producida con los medios de una gran editorial, pero para muchos lectores es suficiente.

Para las editoriales, el formato digital presenta grandes ventajas: ahorro de costes materiales de impresión, ahorro de costes de distribución, ahorro de costes de almacenaje... Pero para comprobar si el mercado acepta el libro digital también hay que jugar limpio: lanzar, por ejemplo, al mismo tiempo la versión en papel y la edición digital de una obra para ver cuál tiene mayor aceptación.

¿Serán las editoriales capaces de ver estas bondades y trasladaran estas diferencias al precio de las obras digitales? Lo veremos a lo largo de 2010.

¿Será 2009 el año de los Tablet PC?

2009-08-10T10:20:00.005+02:00

Si el último año ha sido el de los Netbooks (portátiles de bajo coste con prestaciones limitadas), como los Asus EEEPC, quizás éste la revolución en precio llegue a los Tablet PC (los equipos sin teclado y con pantalla táctil), una categoría de producto que pese a las enormes posibilidades que ofrece, no ha terminado de cuajar en el mercado, seguramente por su elevado precio.

TechCrunch, una compañía norteamericana, ha anunciado que sacará al mercado un Tablet PC, denominado CrunchPad, con un precio alrededor de 300 dólares.

Hay quien piensa que la hora de los Tablet PC ya pasó, dadas las características, potencia y versatilidad de los smartphones, pero personalmente opino que con un precio atractivo -y si se repite la estrategia de los Netbooks, lo tendrán-, pueden triunfar. Un smartphone -y hablo de primera mano porque llevo uno- es una herramienta muy cómoda en cuanto a peso y tamaño, pero muchas veces y para ciertas tareas se te queda corta. Por ejemplo, yo hago presentaciones a clientes que serían mucho más cómodas en un tablet pc que en el portátil que he de llevar. En el smartphone ni me lo planteo, porque el cliente se dejaría los ojos tratando de leer. Para manejar hojas de cálculo, documentos de texto de una cierta longitud... el smartphone está muy limitado. Y claro, tienes tus aplicaciones Windows que cada cierto tiempo echas de menos en el Smartphone, que prácticamente ninguno soporta Flash al navegar por Internet... seguro que cualquiera podéis encontrar otras razones.

Ya veremos.

Flash para la Blackberry, cada vez más cerca

2009-04-11T13:14:00.002+02:00

Una de las cosas que más se echa de menos cuando se navega con una Blackberry es la posibilidad de reproducir Flash, elemento que te puedes encontrar en cualquier momento en cualquier página.

La solución parece que va a llegar antes desde terceros que desde RIM o Adobe. Skyfire, una solución de navegación que adapta las páginas para verlas en el dispositivo, ha comenzado sus pruebas en fase alpha para dispositivos Blackberry. En un primer momento funcionará en las Bold, Curve, Pearl y 8830, aunque es lógico pensar que no se olviden de la Storm y en breve la incluyan entre los dispositivos admitidos.

Si queréis ver Skyfire en acción, podéis visitar su web en http://www.skyfire.com. El servicio es, por cierto, gratuito.

Según su descripción "Skyfire es un navegador móvil gratuito y descargable que te proporciona una experiencia de navegación exactamente como en un PC. Por primera vez puedes ver en tu teléfono cualquier video, connectar con amigos, escuchar música, comprar y navegar por la web utilizando las versiones para PC de tus páginas web favoritas. Con Skyfire, la navegación desde el móvil simplemente funciona: carga de páginas rápida, videos completos, imágenes y audio.

Promete... Le seguiremos la pista.

Pon un proyector en tu vida

2009-02-25T11:30:00.002+01:00

Para quienes nunca os hayáis planteado comprar un proyector, analizad estos modelos:

  - Proyector móvil: para quienes tienen que hacer presentaciones en empresas de clientes, por ejemplo. Si confías en encontrar un proyector disponible, todo son problemas. Si llevas tu propio proyector, pareces una mula de carga y hasta que terminas de sacar y conectar cables, el cliente ya está hasta el gorro de esperarte. Pero si llevas este mini proyector que te cabe en la bolsa del portátil, te quedas con el personal. Precio: 300 € (y se supone que bajando). http://es.engadget.com/2008/12/18/videorevision-microproyector-mpro110-de-3m/

  - Proyector para niños: Nosotros tuvimos el Cinexin; los niños de ahora tienen portátiles, así que necesitarán un proyector para niños  :-)  Ésa es la idea detrás del EyeCiclops
(http://es.engadget.com/2009/02/24/eyeclops-mini-projector-un-proyector-casi-de-juguete-para-los-p/)

¡Ojo con este mail!

2009-02-05T20:39:00.003+01:00

A mí me ha llegado como un mensaje de la compañía aérea alemana Lufthansa, pero es posible que venga en otros "envoltorios".

El mensaje en cuestión confirma una compra de billete por unos 900 € que, obviamente, no había comprado. Viene con un adjunto comprimido en ZIP, y dentro de éste, un fichero ejecutable .EXE. Ni al copiar el ZIP al escritorio ni al analizar el .EXE mi antivirus, NOD32, ha detectado nada raro.

El fichero .EXE tiene un icono idéntico al de una hoja de cálculo Excel, por lo cual un usuario que tenga desativada la opción de ver las extensiones de fichero (opción predeterminada en Windows), creerá estar abriendo una hoja de cálculo cuando en realidad estará lanzando el fichero contaminante.

Lo he pasado por el analizador on-line http://www.virustotal.com/es/ y a 5/2/09, los únicos que han detectado algo, de los 39 antivirus, han sido:
eSafe (lo detecta como Suspicious file)
Microsoft (lo detecta como VirTool:Win32/Delfinject.gen!J
Norman (lo detecta como W32/Malware)
y TrendMicro (lo detecta como PAK_Generic.001)

No he me metido a analizar qué hace si lanzamos el ejecutable, pero seguro que nada bueno...

Gana dinero jugando al Mario Kart Wii

2009-01-16T15:00:00.000+01:00

Si alguno tenéis hijos enganchados a la Wii o a otras consolas, os tendréis que cuidar mucho a partir de ahora de decir frases del tipo "Deja la Wii y haz algo de provecho", porque el ganador del canpeonato de Mario Kart Wii que ha convocado Caja Navarra se lleva la apetecible cantidad de 18.000 €. Y sólo por superar los mundos que marcan, 5 € por cada mundo superado. "Canpeonato" está bien escrito: CAN son las siglas de Caja de Ahorros de Navarra.

El truco es que para cobrar cualquier importe, tienes que abrir una cuenta en Caja Navarra (que se supone que luego puedes cerrar una vez acabado el campeonato), pero en estas cosas también hay mucha imagen de empresa innovadora, ingeniosa y tratando de captar un público al que normalmente no se dirigen los bancos.

Se puede jugar en las "canchas" de Caja Navarra: son oficinas bancarias con diseño propio de Caja Navarra, donde hay sofás, conexión a Internet gratuita, video consolas... vamos, como un banco de los de toda la vida. :-) Fuera de Navarra hay canchas en Barcelona (5), Álava (2), Valencia (2), Zaragoza (2), Burgos (1), Vizcaya (3), Guipúzcoa (2), Valladolid (1), La Rioja (2) y Madrid (4).

Más información en http://www.canpeonatomariokart.com/

Dominio y correo gratis por Navidad

2008-12-24T12:16:00.002+01:00

Dentro de las iniciativas del Plan Avanza, Red.es ha llegado a un acuerdo con diferentes proveedores de servicios de Internet (ISP) para proporcionar un dominio .ES y correo electrónico asociado al mismo de forma totalmente gratuita durante un año.

Puedes apuntarte desde la dirección http://www.mimailalosreyesmagos.es. Una vez allí, debes de pulsar sobre el icono del ISP de tu elección. Algunos ofrecen el dominio y el correo gratuitos asociados a la contratación de otros servicios (como alojamiento de páginas web). Otros, como Arsys, simplemente te ofrecen gratis el dominio y diez buzones de tamaño ilimitado durante un año, pudiendo actualizar a un plan con mayores prestaciones pagando una cantidad.

Creo que es una buena oportunidad para conseguir un dominio propio y dejar de utilizar cuentas gratuitas. Si tienes un pequeño negocio, la imagen que das con una cuenta tipo hotmail, terra, etc... no es muy profesional. Con tu propio dominio, esa impresión mejora mucho.

Bienvenidos

2008-12-20T22:48:00.004+01:00

Hola:

Bienvenido a mi blog. Llevo ya un tiempo queriendo crearlo y por fin he encontrado el momento. Mi intención es publicar aquí ideas, trucos y sugerencias que sirvan para sacar más partido de la tecnología que, cada vez en mayor medida, nos rodea.

Las entradas pueden ser comentadas y agradeceré que, si algo te interesa, estás de acuerdo, en desacuerdo o tienes algo que aportar, participes. No es necesario que te registres para ello.

Espero que lo encuentres interesante y que te conviertas en lector asiduo de esta página.

Un saludo y hasta pronto